Participer à un salon professionnel demande un coût considérable qu’il est essentiel d’anticiper. Frais d’installations, coûts liés à la logistique, au personnel, à la nourriture et aux boissons, le marketing et la communication… Tant de coûts à intégrer dans votre budget prévisionnel. Bien entendu, le coût total d’un salon professionnel dépendra de nombreux autres éléments (taille du salon, situation du stand, accessoires, animations…) propres à votre organisation.
Pour vous aider au mieux à préparer votre salon professionnel et anticiper le coût total de participation, nous vous avons préparé une liste des principaux frais à prendre en compte.
Sommaire
1. L’inscription
Si vous souhaitez exposer dans un salon professionnel, vous devez prévoir un budget pour les frais d’inscription, qui vont (de manière générale) de 500 euros à 3 000 euros. Cela pourra varier en fonction de votre emplacement dans la salle ainsi que de la taille de l’événement auquel vous souhaitez participer. Avant de vous inscrire, il est essentiel d’avoir une vision d’ensemble de la répartition du budget global. Le budget d’un salon se répartit généralement comme cela :
- 35 % des coûts sont consacrés à la location du stand et l’inscription
- 30 % au montage du stand
- 15 % à la logistique (déplacement et hébergement des membres de l’équipe)
- 20 % au marketing et à la communication autour de l’événement
2. Frais de stand
Les frais inhérents à la location du stand représentent bien évidemment un coût important dans votre budget. Outre la construction, le transport et le montage sur place, elle comprend également l’achat ou la location de l’emplacement. Si vous choisissez un stand moderne, avec beaucoup d’espace, proche des endroits phares du salon, le prix sera plus conséquent. Les exposants dépensent en moyenne 6 000 euros pour un espace d’environ 30 mètres carrés dans un salon de grande envergure.
3. L’agencement du stand
Une part importante des dépenses sera également consacrée à la conception du stand. Plusieurs options s’offrent à vous : faire appel à une agence événementielle pour créer un stand sur mesure ou monter vous-même un stand modulaire ou fixe. Comptez entre 300 et 1 000 euros par m2 pour un stand personnalisé, 5 000 euros pour un stand de 9 m2 à structure modulaire et 500 euros pour un stand parapluie.
Les frais comprennent également l’aménagement de votre stand avec le mobilier souhaité (chaise, bureau, télé…) et des éléments audiovisuels (enceintes, lumières, animations digitales interactives…).
Bien sûr, vous pouvez tout à fait utiliser les tables et les chaises que vous possédez déjà, mais il est toujours préférable d’opter pour un ensemble de meubles assortis et louer à l’occasion de l’événement. Le mobilier idéal pour votre plan de stand vous permettra de présenter sans effort des brochures et des éléments audiovisuels attractifs et commerciaux. L’objectif d’un salon professionnel demeure les résultats commerciaux et marketing qui en découlent.
4. Les frais liés à la logistique
Si vous avez décidé de vous occuper vous-même de votre stand, n’oubliez pas les frais d’installation en amont du salon professionnel. Le stand sera livré, installé et raccordé au réseau électrique. Il est nécessaire de tenir compte de tous ces coûts supplémentaires et de prévoir la main-d’œuvre nécessaire pour s’assurer du bon montage et de la bonne logistique de votre stand.
5. Le personnel mobilisé
Plusieurs employés de votre entreprise seront présents au salon, il faut donc prévoir les frais liés aux déplacements et à l’hébergement le cas échéant. Il est conseillé de s’y prendre à l’avance car les tarifs hôteliers augmentent souvent dans les jours qui précèdent un grand événement comme un salon professionnel, en particulier en région parisienne. N’oubliez pas de prendre en compte les frais de restauration de chacun dans votre budget prévisionnel.
6. La communication liée à votre événement
La grande majorité des entreprises participent à des salons professionnels principalement pour établir des contacts et mieux commercialiser leurs services et produits. Il est donc essentiel d’assurer un plan de communication efficace et bien établi pour promouvoir la présence de votre entreprise à l’événement. Comme mentionné précédemment, près de 20 % du budget est généralement consacré au marketing, à la publicité et à la communication lors des grands salons professionnels. Les brochures, flyers, pancartes et autres documents qui seront distribués pendant l’événement peuvent représenter une partie importante des coûts de communication.
De même, l’utilisation de vos différents canaux digitaux : réseaux sociaux comme Facebook, Instagram, LinkedIn, votre site web, les mails… peut générer des frais additionnels en fonction de l’objectif initial souhaité. Vous pouvez par exemple faire appel à une agence digitale pour préparer tous vos supports de communication sur tous vos différents canaux, vous faisant ainsi gagner du temps et plus d’efficacité dans la réalisation de ces derniers. De même, pour mettre davantage en avant votre communication, vous pouvez tout à fait utiliser une stratégie de publicité sur les moteurs de recherche (Search Engine Advertising) sur une courte période de temps donnée, quelques semaines avant le début du salon professionnel.
Lorsque vous participez à un salon professionnel, utilisez l’outil CRM et marketing de Weezevent pour communiquer efficacement avec vos clients et les informer de votre présence sur le salon !
