Lancer un nouvel événement ne se fait pas du jour au lendemain, même lorsqu’un athlète de haut niveau, soutenu et bien entouré, fait partie intégrante du projet. 10 mois ont été nécessaires à l’équipe du Martin Fourcade Nordic Festival pour préparer ce week-end de festivités sportives autour du biathlon. Kévin, l’un des organisateurs de cet événement unique, vous livre ce qui a fait le succès de cette première.
Sommaire
- Lancer un projet qui a du sens
- Animer autour d’une compétition centrale
- Recourir aux financements publics
- Choisir le bon tarif
- Vendre ses billets et envoyer ses invitations
- Communiquer via ses meilleurs canaux
- Miser sur la popularité d’un athlète
- Engager une sécurité expérimenté
1. Lancer un projet qui a du sens
Qu’est-ce qui a déclenché l’organisation du Martin Fourcade Nordic Festival ?
Martin Fourcade a voulu concrétiser une idée qu’il avait en tête depuis un petit moment — cela faisait plusieurs étés qu’il participait à des shows importants de biathlon à l’étranger, en Norvège et en Allemagne. Il avait à coeur de partager des moments similaires avec le public français, qui soutient en masse le biathlon. En parallèle nous organisions déjà un événement de ski nordique à une échelle différente avec notre société ALYANSKI ; et puisque Martin et nous sommes amis et anciens athlètes de biathlon de haut niveau, notre « association » pour ce projet de show estival de biathlon s’est faite naturellement.
Nous nous sommes alors lancés en cherchant un lieu, et c’est Annecy avec son esplanade du Pâquier qui collait au mieux au projet. C’est au coeur des Alpes, au bord du Lac d’Annecy. En plus, la seule étape française de Coupe du Monde de Biathlon a lieu à moins de 30 minutes au Grand Bornand, donc cela avait vraiment du sens d’organiser l’événement ici.
2. Animer autour d’une compétition centrale
Pourquoi nommer l’événement “festival” ? Que proposiez-vous en plus des courses ?
Nous l’avons nommé “festival” parce que nous ne voulions pas le résumer à des courses de biathlon de 20 minutes — même si c’était du sérieux avec la participation des meilleurs athlètes mondiaux. Nous voulions que ce soit un rassemblement pour tous les fans de ski — et surtout de ski nordique. Pendant deux jours, nous avons proposé des animations, un village de plus de 40 exposants sous 60 tentes, des boutiques éphémères, des food trucks… Ce n’était pas seulement une course de ski. Le lendemain de la course “officielle” nous avons aussi organisé une course “Biathlon Running” pour les enfants et le grand public à laquelle plus de 500 participants ont pris part.
Copyright : Agence KMSP
3. Recourir aux financements publics
Avez-vous demandé des subventions pour financer l’événement ?
Oui, une partie du financement vient de partenaires publics comme la région Auvergne-Rhône-Alpes et le département de la Haute-Savoie. Nous nous sommes aussi tournés vers des partenaires privés et chaque exposant du village s’acquittait d’une certaine somme pour pouvoir disposer d’un espace. Nous avons aussi dégagé des revenus grâce aux tickets vendus pour les places en tribunes. Enfin, pour créer un événement comme celui-ci, le soutien du Ministère des Sports et des Fédérations internationales et nationales ont été indispensables.
4. Choisir le bon tarif
Une partie de votre événement était gratuite, et l’autre payante. Pourquoi ce choix ?
Nous avons choisi de monter une tribune de 3000 places en face des cibles et près de la ligne de départ/arrivée. Ces places étaient plus avantageuses pour profiter de la course et bénéficiaient d’un écran géant. Cela nous a permis de créer des recettes indispensables pour l’équilibre budgétaire tout en offrant une expérience premium pour ceux qui le souhaitaient. Tout le reste du parcours, le circuit de 2 km, était en accès gratuit — tout comme le village d’exposants. C’était important pour nous car notre souhait principal est de faire découvrir ces disciplines au plus grand nombre.
Nous avons fixé le prix à 30€ pour les places en tribunes, en comparant les prix des billets d’une étape de Coupe du Monde de Biathlon. Cela tourne généralement autour de 40€, avec plus de participants par course mais moins de courses que lors de notre événement (4 le Samedi). Nous avons donc proposé un tarif plus bas car c’était notre première édition et nous voulions qu’elle soit attractive. Les retours ont été positifs.
5. Vendre ses billets et envoyer ses invitations
Comment avez-vous gérer les ventes de billets et l’envoi d’invitations ?
Nous avons divisé les 3000 tickets tribunes en deux catégories. 2200 étaient disponibles à la vente tandis que le reste étaient des invitations VIP envoyées à différentes structures. Ces derniers pouvaient accéder à une tribune VIP et à un repas de chef étoilé. Nous avons vendu les billets et envoyé les invitations via Weezevent. Le système est très pratique. Nous avons tout mis en place nous-même. En un jour nous avons vendu quasiment la moitié de notre quota tellement cela a cartonné. Nous nous sommes mis à l’abri le plus tôt possible et cela nous a assuré que les tribunes soient pleines le jour J. C’est une garantie financière qui nous a aussi permis d’avancer sur d’autres points de la préparation, notamment la logistique.
6. Communiquer via ses meilleurs canaux
Votre communication a donc été très efficace. Qu’aviez-vous mis en place ?
Nous avions prévu une campagne sur les réseaux sociaux de Martin, en radio, et de l’affichage dans les villes autour d’Annecy. Sauf qu’avec seulement deux stories Instagram sur le compte de Martin, et une conférence de presse reprise par quelques médias, 1000 tickets ont été vendus dès le lancement des ventes. Le reste est parti la semaine suivante.
Nous avons été vraiment surpris ! Martin le premier. Nous avions lancé des paris et nous étions tous très loin du compte. Nous avions prévu toutes les lignes budgétaires pour la communication et la seule interrogation était le nombre de billets vendus. En 15 jours nous avons été rassuré malgré tous les efforts qu’il restait à faire pour attirer des spectateurs sur le parcours gratuit. Heureusement, les réseaux sociaux de l’événement ont grossi en un mois grâce à la communauté qui suit Martin — environ 400 000 personnes. Le budget étant encore incertain à cette période, nous avons donc choisi de faire l’impasse sur quelques opérations de communication et de faire des économies sur cette partie.
Les 15 jours qui ont suivi l’événement, nous avons communiqué pour remercier les spectateurs d’être venus aussi nombreux, ainsi que nos différents partenaires. Il faut aussi savoir que nous avons eu 4 millions de téléspectateurs. C’était incroyable ! Aujourd’hui nous étudions la possibilité de grandir mais nous sentons bien que la première édition était exceptionnelle et qu’il ne faut pas s’enflammer.
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7. Miser sur la popularité d’un athlète
Aujourd’hui, une des meilleures stratégies pour lancer un événement serait-elle de s’allier avec un athlète ?
Oui, cela en fait partie et je suis sûr que cela peut attirer des sportifs. Martin avait invité plusieurs sportifs à l’événement — des cyclistes, des skieurs… — et nous avons échangé sur le sujet. Beaucoup ont envie d’organiser des événements pour mettre en lumière leur sport. Malheureusement cela leur prendrait du temps et ils ont besoin d’accompagnement… donc c’est une bonne idée ! Le Ministère des Sports ne peut pas organiser une infinité de projets donc ils soutiennent fortement les athlètes qui prennent ce genre d’initiatives pour mettre un sport en valeur. Et puis la plupart des partenaires de Martin ont joué le jeu. C’est bon signe !
8. Engager une sécurité expérimenté
Dernier point, et non des moindres, comment gérer la sécurité dans un espace en plein air, en ville, et dans un large périmètre ?
Au niveau de la sécurité, la préfecture de Haute-Savoie est assez stricte sur le sujet, et tant mieux, donc nous avons travaillé avec un chargé de sécurité qui nous a accompagné dans la conception du dossier de sûreté — les évacuations incendies, les accès pompiers, etc. Nous avons aussi engagé une entreprise d’agents de sécurité. La ville d’Annecy nous les a conseillés car ils travaillent sur les grands événements de la ville, et cela c’est très bien passé. C’est toujours bien de travailler avec des prestataires locaux. Nous avons aussi limité l’accès au village d’exposants à 5000 personnes en simultané.
Un dernier mot à ajouter ?
Pour une première avec Weezevent, je ne savais pas à quoi m’attendre… et j’ai trouvé cela simple à manipuler. Nous n’avions jamais fait cela de notre vie, et au bout de 15 jours nous envoyions des invitations à différentes structures, nous pouvions faire directement les annulations de billets, etc. La plateforme est très ludique donc nous en sommes satisfaits.
Merci Kévin, et félicitations pour cette première édition du Martin Fourcade Nordic Festival !
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