Une fois les avantages et les coûts bien analysés ainsi les méthodes de déploiement et d’information des équipes comprises, on peut désormais évoquer le cashless concrètement. Comment le mettre en place physiquement ? Quelle formule sera la plus adaptée ?
Chaque événement pense et déploie son dispositif cashless à son image, il n’existe aucune façon de faire universelle. La meilleure formule est celle construite en prenant en compte les contraintes et les souhaits de l’organisateur, afin d’aboutir à un dispositif adapté.
1 – Choisir un éco-système de paiement
2 – Quelle politique tarifaire ?
3 – Faut-il choisir un nom ?
4 – Quel type de support NFC ?
5 – Où remettre les supports NFC préchargés ?
6 – Comment mettre les banques en place ?
1 – Choisir un éco-système de paiement
L’un des premiers choix à faire est celui de l’éco-système de paiement. Il existe en réalité trois scénarios de mise en place :
- 100% cashless: C’est le mode le plus répandu aujourd’hui, car c’est aussi le plus simple pour les participants. Le paiement cashless est obligatoire et exclusif sur tous les points de vente. Ce scénario permet une grande rapidité des transactions et offre la possibilité de fonctionner entièrement offline si besoin. La communication, si essentielle lors d’une première édition, s’en trouve également simplifiée.
- No cash : Il s’agit d’un mode hybride où les participants peuvent payer soit par carte bancaire soit en cashless sur les points de vente, ou encore avec des moyens de paiement mobile type LyfPay ou PayLib. C’est notamment la solution retenue par la Fan Zone de l’Euro 2016 à Paris. L’avantage de ce système est la suppression des espèces sur les points de vente, sans pour autant contraindre tous les participants à prendre une carte cashless.
- Pay as you like : Tous les moyens de paiement sont autorisés en plus du cashless. C’est un mode choisi si le cashless est utilisé uniquement par les membres d’un club ou une population réduite. L’utilisation du cashless doit alors être motivée par une série d’avantages, tels que des files dédiées, des promotions spécifiques. S’il peut rassurer en laissant la possibilité au public d’utiliser leurs moyens de paiement habituels, ce scénario aboutit souvent à une adoption très faible du cashless, ce qui est souvent contre-productif compte tenu des investissements engagés et des externalités positives dont on se prive.
2 – Quelle politique tarifaire ?
La politique tarifaire est également un choix qui revient à l’organisateur. Faut-il faire payer des frais d’activation ? Faut-il faire payer des frais de remboursement ? Quel délai pour les demandes de remboursements ?
Toutes les formules existent. S’il est courant et accepté d’appliquer 1€ de frais d’activation, il est assez rare de faire payer des frais de remboursement. C’est souvent quelque chose de mal perçu par le public et cela ne favorise pas l’adoption du système.
Certains événements, comme les Vieilles Charrues ont même opté pour un système entièrement gratuit pour les festivaliers, et procèdent aux remboursements des soldes automatiquement après le festival via les CB enregistrées sur les comptes cashless des utilisateurs.
Le mode le plus courant est d’appliquer 1€ de frais d’activation au premier rechargement, et de laisser 2 semaines aux participants pour demander leur remboursement en ligne.
3 – Faut-il choisir un nom ?
Si la majorité des organisateurs utilisent le terme “cashless” pour désigner ce dispositif de paiement, d’autres ont fait le pari de créer un nom et un logo dédié !
Quelques exemples de branding et naming cashless qui renforcent l’univers de l’événement :
- Moneiz : Festival des Vieilles Charrues
- Money Verte : Club de Ligue 1 AS Saint-Etienne
- Gwengampezh : Club de Ligue 1 En Avant de Guingamp
- P2N Pay&Play : Festival Papillons de Nuit
- Moneylac : Festival Musilac
- John E-Cash : Festival Beauregard
- Carte K7 : Festival Terres du Son
- Deferl’Cash : Festival Les Déferlantes
- Celti’Cash : Festival Interceltique de Lorient
- Cash-Cache : Festival Nuits Secrètes
- Bobicash : Festival Bobital
- Kartenn’Go : Festival Roi Arthur
- No Cash In Hell : Festival Hellfest
- Bich’Cash : Festival Les Bichoiseries
- Ecaucash : Festival Ecaussystème
4 – Quel type de support NFC ?
Les puces NFC peuvent s’intégrer dans beaucoup d’objets : porte-clés, lunettes, pendentif, montres en silicone, ou encore un simple autocollant. Mais dans le cadre des événements culturels et des festivals, les cartes et bracelets en tissu remportent l’adhésion de la majorité des organisateurs et participants.
Voici quelques éléments pour bien choisir le support NFC adapté à ses besoins :
| Avantages | Incovénients | |
| Cartes NFC | • Coût réduit • Transmissible (notamment en famille) • Surface de communication plus grande (notamment pour les partenaires) |
• Risque de perte plus important • Aucun rapprochement possible avec le contrôle d’accès |
| Bracelets NFC | • Confort d’utilisation • Moins de fraude • Moins de risque de perte • Rapprochement possible avec le contrôle d’accès |
• Coût plus élevé • Non transmissible (notamment en famille) • Quelques litiges pour remplacer les bracelets trop serrés ou pour les personnes travaillant en milieu hospitalier et qui ne peuvent pas conserver en permanence |
L’oeil de l’expert !
Bien qu’un peu plus cher au premier abord, le coût de la mise en place de bracelets peut-être maîtrisé en réduisant le nombre de séries. Au lieu de produire 10 bracelets différents, vous pouvez produire des bracelets NFC avec un design unique et gérer les accès grâce aux données contenues dans la puce.
5 – Où remettre les supports NFC préchargés ?
Qui dit rechargement en amont, dit remise des supports NFC. Mais attention, rappelons que les promesses du cashless sont la rapidité et la fluidité ! Cette étape est donc cruciale dans l’expérience de vos participants.
On distingue 5 types de scénarios de remise des supports NFC :
- Aux banques cashless : Le participant présente son billet à n’importe quelle banque cashless et on lui remet son support NFC préchargé. Ce scénario s’avère assez déceptif car il oblige le participant à faire la queue comme les autres. Il n’est pas récompensé d’avoir fait la démarche de précharger.
- Aux guichets dédiés : Le participant présente son billet à un guichet dédié. Un scénario séduisant sur le papier mais qui peut rapidement devenir déceptif si le dimensionnement des guichets n’est pas bon ou si ces guichets sont difficiles à trouver et à identifier. Le pire serait d’avoir moins d’attente aux banques qu’aux guichets préchargés. De plus, dans le cas d’un événement sur plusieurs jours, les guichets sont souvent sous exploités les jours suivants le jour 1.
- Au contrôle d’accès : Le participant présente son billet au contrôle d’accès, s’il a préchargé son compte cashless alors son support NFC lui est remis immédiatement. De cette façon, le participant n’attend qu’une seule fois, et dès qu’il entre sur l’événement il est prêt à consommer sans avoir à refaire la queue ailleurs. La promesse de la fluidité est pleinement remplie. Le participant n’a pas à se poser de question, c’est magique ! Cependant l’opération notamment le premier jour est plus longue qu’un simple scan et il faut l’anticiper pour calibrer votre accueil.
- Après les entrées : Le participant présente une première fois son billet au contrôle d’accès, puis le représente une seconde fois quelques mètres plus loin pour récupérer son support NFC. Si dans les faits ce scénario est assez fluide pour le participant, il est plutôt consommateur en ressources humaines car il nécessite la mise en place d’une double équipe aux entrées.
- A domicile (envoi postal) : Le participant reçoit son support par courrier à son domicile. Cela scénarise davantage l’expérience, mais augmente considérablement les coûts. Ce scénario est particulièrement adapté pour les événements sold-out longtemps à l’avance.
6- Comment mettre les banques en place ?
Combien de banque cashless ?
En théorie, il paraît évident que la multiplication des banques est une bonne option. Après tout, plus il y a de banques réparties sur le site, plus l’expérience des participants sera bonne. Ils n’auront pas à marcher pour trouver une banque.
La pratique démontre le contraire. La multiplication des banques a pour conséquence de créer des disparités dans les temps d’attente. Certaines banques sont prises d’assaut tandis que d’autres sont en sous régime. Et cela est accentué par la programmation et les déplacements du public d’un espace à un autre.
Il est toujours préférable de faire une banque unique bien dimensionnée, dans une zone peu occupée, quitte à contraindre le public à marcher davantage. Cela contribuera également à réduire le nombre d’opérations de rechargement, et cela baisse les coûts de structure et de sécurité.
Créer une zone de médiation à proximité de cette banque unique avec un hotspot WiFi peut permettre aux participants de recharger leur compte en ligne facilement.
Quel type de matériel ?
Le choix du matériel a un impact fort sur l’expérience des spectateurs. Il existe 2 catégories de terminaux pour l’encaissement :
- Les caisses fixes : Difficiles à déployer car elles nécessitent des fixations sur les comptoirs, une arrivée électrique, et un gardiennage la nuit, les caisses fixes sont surtout utilisées pour des événements longs ou sur des structures permanentes. Elles ont aussi le désavantage d’être peu adaptées à l’utilisation des bracelets NFC, car elles contraignent les participants à se déplacer jusqu’à la caisse. Aussi, il y a souvent moins de caisses que de serveurs, ce qui réduit le rythme de service et altère donc l’expérience.
- Les terminaux mobiles : A l’inverse, les terminaux mobiles permettent un déploiement et un transport facile. Fonctionnant sur batterie, ils offrent une grande souplesse d’utilisation. C’est le serveur qui pose l’appareil sur le bracelet ou la carte du participant, et non l’inverse. Chaque serveur dispose de son propre appareil pour ne pas être retardé par ses collègues qui encaissent les clients précédents.
