[Article mis à jour le 8/11/2023]
Savoir animer une réunion efficacement est crucial. Entre la gestion des conflits, les attentes de chacun, la prise de décision et les responsabilités à attribuer, de nombreux facteurs sont à prendre en compte pour garantir le succès de votre réunion.
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Sommaire
1. Le rôle de l’animateur et ses qualités
La fixation des objectifs, la bonne préparation et le bon déroulement, l’attribution des responsabilités et la prise de décisions. Voici les éléments principaux attendus d’un animateur pendant une réunion.
Souvent négligée, l’animation d’une réunion est pourtant l’un des facteurs clés du succès de cette dernière. Une réunion bien préparée, structurée et organisée, peut se révéler être un échec si aucun animateur n’a été désigné.
Aussi, un bon animateur doit posséder plusieurs qualités indispensables :
- Leadership équilibré : Dirige sans imposer, guide la discussion efficacement.
- Diplomatie : Gère les désaccords avec tact, maintient le respect entre les participants.
- Écoute active : Comprend les contributions et les nuances, y compris le non-dit.
- Flexibilité : S’adapte aux changements et ajuste l’agenda si nécessaire.
- Gestion du temps : Veille à ce que la réunion commence et se termine à l’heure, et que tous les points soient couverts.
- Clarté d’objectifs : A une vision claire de ce que la réunion doit atteindre.
- Synthèse : Résume les discussions, formule des plans d’action et attribue des responsabilités claires.
2. La préparation
Avant toute chose, assurez-vous d’avoir une idée claire de ce que vous voulez accomplir pendant et après la réunion et des points que vous voulez aborder. Établissez un ordre du jour clair et partagez-le avec les participants en amont de la réunion.
Prenez également en compte les besoins et attentes de chaque participant afin d’y répondre au mieux et d’apporter de la valeur ajoutée à chaque personne présente. Les réunions sont inscrites dans le quotidien de toute personne qui travaille, il est donc essentiel qu’elle apporte une vraie valeur ajoutée et qu’elle réponde aux objectifs et à l’agenda prévu en amont.
Le choix du format de la réunion – en personne, par appel vidéo ou par téléphone – doit également être adapté à l’objectif de la réunion et à la nature des discussions. Assurez-vous que tous les outils et technologies nécessaires sont en place et fonctionnels pour éviter tout retard ou interruption.
En outre, envisagez de préparer des documents de support ou des présentations à l’avance et de les distribuer aux participants, afin qu’ils puissent se préparer de manière adéquate. Vos supports visuels doivent :
- Clarifier des idées : Ils transforment des concepts complexes en images simples.
- Engager les participants : Un bon visuel attire l’attention et maintient l’intérêt.
- Soutenir votre message : Ils doivent compléter ce que vous dites, pas le compliquer.
Prévoyez la vérification des équipements techniques, la réservation du lieu de réunion approprié et la confirmation de la disponibilité des participants.
Une préparation minutieuse garantit que la réunion se déroulera sans accroc et que chaque moment passé ensemble est optimisé pour la prise de décision et la collaboration.
3. Créez une atmosphère chaleureuse
L’animateur de réunion est responsable de créer un environnement où chaque participant se sent à l’aise de s’exprimer et où les idées peuvent être échangées librement. Cela implique d’écouter activement, de poser des questions pertinentes et de synthétiser les informations pour faciliter la prise de décision.
Dès le début de la réunion, encouragez la participation et la collaboration en créant une atmosphère détendue et agréable pour tous les participants. Cela peut inclure un rapide tour de table. Vous pouvez également poser des questions, demander à chaque collaborateur comment il se porte et ce qu’il espère de cette réunion.
4. La concentration, l’élément clé
Pour assurer la concentration durant une réunion, il est crucial de minimiser les distractions, de clarifier les sujets et de diriger activement les discussions pour éviter les discussions hors sujet.
Pour les réunions plus longues, des pauses régulières peuvent aider à garder tout le monde alerte et engagé.
En tant qu’animateur, soyez attentif aux signes de déconcentration et prêt à recentrer la conversation si nécessaire. Créer un environnement où la concentration est maintenue permettra une participation active et des résultats concrets.
5. Encouragez vos collaborateurs à participer
Encouragez chaque participant à exprimer ses idées et opinions en valorisant toutes les contributions et en assurant une écoute active. Mettez en place des méthodes participatives telles que le brainstorming ou les tours de table pour garantir que chacun ait l’opportunité de s’exprimer.
Utilisez des questions ouvertes pour stimuler la réflexion et la discussion en équipe, et prenez le temps de reconnaître et d’explorer les idées présentées, ce qui peut encourager une participation plus riche et plus diversifiée.
Pour les équipes distantes ou hybrides, l’utilisation de technologies collaboratives peut aider à surmonter les barrières de la distance. Des outils comme les tableaux blancs virtuels ou les sondages en temps réel peuvent faciliter l’interaction et l’engagement de tous, peu importe leur emplacement.
6. Apprenez à gérer les conflits
Les réunions peuvent souvent déboucher sur des conflits, pour divers motifs. En tant qu’animateur, soyez prêt à gérer les différences de point de vue et les débats constructifs pour éviter que la réunion ne dégénère en une argumentation inutile.
Il est important de maintenir un cadre de respect mutuel, où les débats sont encouragés mais cadrés, afin de transformer les tensions en opportunités de collaboration et d’innovation.
La confrontation d’idées, lorsqu’elle est bien gérée, peut mener à de meilleures prises de décision en entreprise, en intégrant les différentes perspectives. Cela peut enrichir la prise de décision collective et mener à des résultats qui bénéficient de l’apport de tous les participants.
Lorsque des conflits surviennent, abordez-les directement et calmement, en cherchant à comprendre les perspectives de chacun. Encouragez les participants à exprimer leurs points de vue de manière respectueuse et à écouter activement les autres. Utilisez des techniques de résolution de conflits, comme la reformulation pour assurer la compréhension, ou le brainstorming pour trouver des solutions mutuellement bénéfiques.
7. Ayez une bonne gestion du temps
La ponctualité et le respect du temps imparti sont des composantes essentielles d’une animation de réunion productive. Trop souvent, les réunions s’étirent au-delà de leur durée prévue ou commencent en retard, ce qui peut entraîner de la frustration et une baisse de l’efficacité.
Pour mener une réunion avec succès, il est impératif d’adopter une discipline stricte concernant les horaires de début et de fin. Établissez un agenda avec des objectifs clairs pour chaque segment de temps et tenez-vous-y. Si les discussions dérivent, intervenez avec courtoisie pour rappeler les objectifs initiaux et recentrer la conversation sur les points à l’ordre du jour.
En restant vigilant sur la gestion du temps, vous assurez non seulement que la réunion reste productive, mais vous montrez aussi du respect pour le temps de chacun, ce qui est fondamental pour maintenir l’engagement et la motivation des participants.
8. Avant de finir, faites un résumé
Avant la fin de la réunion, assurez-vous de résumer les décisions prises et les prochaines étapes à suivre pour s’assurer que tout le monde soit sur la même longueur d’onde et connaisse son rôle et ses tâches. De même, envoyez par la suite un e-mail récapitulatif avec des notes détaillées et des tâches assignées à chaque participant, garantissant ainsi la mise en œuvre effective des décisions prises.
N’oubliez pas de conserver également le compte rendu écrit. Il doit comprendre les noms des personnes présentes et des absents, un récapitulatif du thème de la discussion (vous pouvez vous référer à l’e-mail d’invitation comme guide), les questions soulevées et les décisions et objectifs atteints.
10. Les principaux problèmes liés aux réunions
Pour vous résumer les erreurs à ne pas faire, voici les principaux problèmes rencontrés lors de l’animation d’une réunion :
- Un animateur inadéquat : Animer une réunion demande des compétences spécifiques et une préparation rigoureuse comme mentionné ci-dessus. Si l’animateur n’arrive pas à garder le contrôle sur le déroulement de la réunion, c’est que vous devez probablement choisir une autre personne.
- Une mauvaise organisation : Sans structure, objectifs et rôles établis en avance, votre réunion peut perdre en pertinence. Si vous n’êtes pas organisé, vous n’avancerez pas sur les prises de décisions et la réunion aura donc été une perte de temps pour vous et vos collaborateurs.
- Une mauvaise gestion des invités : Une étude¹ indique que 33% des professionnels estiment ne pas pouvoir contribuer à la plupart des réunions auxquelles ils assistent, indiquant qu’il existe un problème de qualification des invités. Ne doivent participer aux réunions que les personnes dont le sujet les concerne directement.
- Le manque d’écoute : Une réunion ne doit pas se traduire par un long monologue de l’animateur, il faut aussi savoir faire preuve d’écoute et être ouvert aux nouvelles idées et visions de vos collaborateurs.
- Une mauvaise gestion du temps : Encore une fois, soyez le gardien du temps et assurez que l’agenda soit respecté et que la réunion avance dans les temps.
10. Et après ? Le suivi post-réunion
Le travail effectué après la réunion est tout aussi important que la réunion elle-même. Un suivi efficace assure que les actions convenues sont réalisées et que les décisions prises sont mises en œuvre. Ainsi, prévoyez de :
- Envoyer un compte rendu : Récapitulez les décisions et les actions à entreprendre.
- Établir un plan d’action : Définissez des échéances claires et l’attribution de tâches spécifiques aux membres de l’équipe.
- Faire des check-ins : Organisez des suivis réguliers pour aider à maintenir l’élan et à garantir la responsabilité de chacun.
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¹”The state of meetings report: Consequences of poorly organised meetings”, Doodle, 2019.
