Vous organisez un événement ? L’une des premières étapes que vous devez avoir en tête dans votre liste de choses à faire est bien de trouver un lieu ! Élément central de votre événement, le choix du lieu doit se réfléchir en fonction de vos objectifs, de votre vision, du nombre de personnes attendues, de la typologie de votre manifestation, …
Voici les 5 étapes clés à suivre pour bien choisir votre lieu d’événement.
Sommaire
1. Gérez votre budget
Lors du choix de votre lieu d’événement, vous devez vous assurer que celui-ci entre dans le budget que vous aurez défini en amont. Vous pouvez aussi choisir d’organiser votre événement sans budget, dans ce cas-là, faire appel à des sponsors pourra vous être très utile.
Ensuite la question que vous devez vous poser est la suivante : est-ce une privatisation complète ou privatisez-vous seulement un espace ?
Voici d’autres questions supplémentaires à vous poser :
- Combien serez-vous ?
- Souhaitez-vous intégrer des animations ?
- Quel matériel sera nécessaire ?
- Faut-il prévoir un traiteur et/ou des boissons ?
Autant d’éléments à lister pour établir un devis auprès du loueur ou responsable de la salle. Dans tous les cas, petits comme grands événements, il est essentiel d’anticiper : listez vos besoins bien en amont, prenez le temps de visiter les lieux, de comparer, de définir le nombre de personnes attendues, l’objectif de votre événement et ce que vous souhaitez laisser comme souvenir.
Prévoyez bien votre budget et ayez toujours un plan B ! Personne n’est à l’abri d’un incident, d’une annulation, d’un changement de date, ou d’une météo défavorable.
2. Listez vos invités
Le choix du lieu dépendra bien évidemment du nombre de participants. En effet, votre lieu doit être adapté au nombre d’invités et il est important de prendre en compte la capacité d’accueil de ce dernier.
Si votre événement est dédié à un petit public, il est donc plus facile pour vous de chercher un lieu permettant une ambiance chaleureuse, décalée ou originale. Vous pouvez par exemple choisir un restaurant, un café ou une salle de coworking.
Que ce soit pour une conférence, un gros événement étudiant, un concert… la recherche de salle est tout aussi primordiale et peut être plus compliquée lorsque vous attendez du monde. Il vous faut trouver une salle assez grande pour accueillir vos participants en grand nombre. La possibilité d’un espace extérieur selon la météo peut être une bonne option. Sinon, vous pouvez vérifier les disponibilités des espaces publics de la ville auprès des mairies : il peut s’agir de lieux culturels, salles de conférences, salles d’expositions, etc.
Attention cependant à ne pas voir trop grand pour ne pas créer un sentiment de vide, bien que votre jauge soit presque pleine.
3. La typologie, la date et la durée de votre événement
La typologie, la date et l’horaire de votre événement sont des éléments pertinents pour définir votre lieu : en soirée ou matinée l’espace ne sera pas le même c’est certain. Lors de la location de l’événement, pensez à bien définir la plage horaire de votre événement, installation et démontage compris.
Plutôt un café, un loft, une salle de réunion, un espace culturel ou un bar, un club, une salle de concert… À vous de faire votre choix selon vos critères d’ambiance, l’univers que vous souhaitez transposer et le type d’événement que vous organisez (concert, événement professionnel, entre amis, ateliers, etc.).
Pour choisir une date adéquate, n’hésitez pas à vérifier les disponibilités des lieux présélectionnés. Vous pourrez aussi envoyer un e-mail d’invitation à vos invités avec un sondage sur la date qui leur convient le plus. Si votre événement à lieu sur plusieurs jours par exemple, il faudra penser aux solutions de couchage pour vos invités.
4. Pensez à l’aspect logistique
L’accès à l’espace et l’agencement même du lieu ont également toute leur importance. Selon votre événement, il peut être nécessaire d’avoir plusieurs espaces qui correspondent au planning de votre événement : pour une présentation, il est bien d’avoir de quoi installer tout le monde assis et d’avoir un espace pour afficher un PowerPoint alors que lors d’un cocktail, il faut pouvoir se déplacer facilement et rester debout sans se marcher dessus.
Le mobilier sur place peut également être un facteur de choix, il est plus simple d’utiliser ce qui est déjà disponible sur le lieu de l’événement. Selon la période choisie, vous souhaiterez sûrement un espace extérieur, pour profiter du beau temps, créer un espace fumeurs, etc.
L’accès à votre lieu est important, sélectionnez votre salle selon des critères définis en amont : accès parking, accès PSH et PMR, plusieurs entrées, sorties de secours. Vous attendez du monde venant de loin ? N’oubliez pas les alentours, il est intéressant d’avoir un lieu proche de gares, aéroports, transports en commun pour faciliter la venue de vos participants.
Pour une grosse soirée comme un événement professionnel (team building, afterwork, séminaire, etc.), pensez également au retour pour qu’il soit le plus simple et agréable possible pour vos invités. Ce sont des services que vous pouvez inclure dans votre billetterie en ligne ou plateforme d’inscription : le participant peut prendre son billet puis ajouter une offre de transport par exemple ou choisir un tarif spécifique incluant entrée et transport.
5. Idées de lieux pour votre événement
Tenez-vous au courant des tendances si vous cherchez un lieu original ou inattendu. On voit de plus en plus de lieux éphémères par exemple, des espaces se créent comme les espaces de co-meeting ou encore des lofts et appartements peuvent se louer pour une occasion spéciale.
Idées de lieux originaux pour votre événement :
- Un rooftop,
- Un restaurant,
- Une péniche,
- Un bar à cocktail,
- Un musée,
- Un bus de fête ou party bus,
- Un jardin,
- etc.
Une fois le lieu de votre événement trouvé, vous pouvez commencer à vendre vos billets ! Weezevent vous propose des solutions de billetterie en ligne, contrôle d’accès, paiement cashless et outils marketing et CRM.
