Lorsque vous organisez votre premier événement cashless, il est extrêmement important d’en informer vos participants bien à l’avance. Les explications sur le fonctionnement du système doivent être répétées pour être comprises par l’ensemble du public. Sans cela, vous vous exposez à une vague de litiges et de mécontentements, qui seraient faciles à éviter avec un minimum de préparation.
Chez Weezevent, l’accompagnement des organisateurs est réalisé de deux manières complémentaires : sur le terrain et à distance. Aujourd’hui 500 de nos organisateurs professionnels sont accompagnés par notre équipe Client Success, et les dizaines de milliers d’autres organisateurs sont tous accompagnés par l'équipe Client Service s’ils le souhaitent.
Connaissez-vous l'Astrolabe Orléans et le festival Hop Pop Hop ? Situé à Orléans, chef-lieu de la région Centre-Val de Loire, cette structure organise le festival Hop Pop Hop mais est historiquement une SMAC — scène de musiques actuelles, un label national pour l’organisation de concerts, d’actions de résidence, d’actions culturelles avec des acteurs locaux.
Le paiement n’est qu’une petite partie des usages permis par le cashless. L’intérêt principal de cette solution réside dans la construction d’un éco-système complet. Intégrer le cashless sur son événement demande de mobiliser l’ensemble de son organisation, il permet de piloter de façon optimale son organisation mais aussi de développer des axes tels que le contrôle d'accès, la gestion des publics spécifiques et les activations partenaires pour une expérience participants enrichie.
Chaque événement pense et déploie son dispositif cashless à son image, il n’existe aucune façon de faire universelle. La meilleure formule est celle construite en prenant en compte les contraintes et les souhaits de l’organisateur, afin d’aboutir à un dispositif adapté.
La mise en place du cashless est jalonnée par de nombreux choix. Et comme chaque événement est différent avec ses spécificités, il est primordial d’aller s’inspirer chez les autres pour nourrir sa réflexion et pour en prendre le meilleur.
Dans la plupart des organisations, toutes les composantes de l’événement se mettent en place naturellement, telles les pièces d’un puzzle, et ce grâce à l’expérience des équipes et leurs habitudes. Chacun des responsables prend en charge la mise en oeuvre et l’organisation des missions qui incombent à son périmètre.
Le terme “cashless” est un mot valise qui, traduit de l’anglais, veut littéralement dire “sans espèces”. Mais c’est un concept bien plus large en réalité !