Dans l’organisation d’un événement de marque, chaque choix répond à un objectif précis, se faire connaître, fidéliser ou créer du lien. Pour Othersea Bikini, dont l’identité repose sur une production locale, l’artisanat québécois et une communauté engagée, l’événementiel s’est imposé comme un pilier de développement.
Fondée en 2015 par Joëlle et Marie-Laurence, la marque s’est construite autour d’un atelier, d’une boutique et d’une vision forte : considérer chaque événement comme un investissement direct dans sa communauté et non comme une dépense. Défilés, soirées privées, activations exclusives… Autant de formats pensés pour créer une expérience cohérente, sans créer de charge supplémentaire pour cette équipe de 11 personnes déjà très mobilisée.
Dans ce contexte, structurer l’organisation sans complexifier l’opérationnel devient essentiel. La billetterie ne se limite alors plus à un simple outil de vente, elle permet de prendre des décisions, d’anticiper les volumes, de sécuriser les revenus et de renforcer le lien avec les participants.
À travers cette interview, découvrez comment les 2 fondatrices d’Othersea Bikini s’appuient sur WeezTicket pour organiser leurs événements et garder le contrôle sur chaque détail de l’expérience.
Sommaire
1. L’événementiel, un levier clé pour les petites marques ?
La première raison qui pousse les 2 fondatrices à penser à l’événementiel comme vecteur de croissance, c’est la volonté de faire exister la marque au-delà de ses produits, créer un lien direct avec leur communauté, se rendre visibles localement et donner vie à leur univers. Le premier événement, c’est un défilé dans un bar à Québec. La formule fonctionne et ne les quittera plus.
Dix ans plus tard, Othersea organise des soirées dans des clubs privés, des ateliers en boutique, des activations saisonnières, qui rythment l’année de leur communauté. La logique a évolué, mais l’intention reste la même.
« C’est pour fidéliser nos clients, faire de la notoriété, créer un sentiment d’appartenance envers la marque. »
Cette approche suppose de maîtriser le risque financier à chaque activation. Grâce à WeezTicket, les événements gratuits organisés par Othersea n’entraînent aucun frais. Dans le cas d’un billet payant, qu’il s’agisse d’un accès standard ou d’une formule VIP avec cadeaux partenaires, les frais s’élèvent à 0,99 $ TTC par billet vendu, auxquels s’ajoutent 2,75 % HT par billet vendu. Les recettes sont versées tous les 15 jours, ce qui permet à une petite structure de piloter sa trésorerie avec sérénité.
L’événementiel influence ainsi chez Othersea :
- La notoriété de la marque et son ancrage local.
- La fidélisation d’une communauté engagée.
- La création d’un sentiment d’appartenance autour de l’univers Othersea.
- La génération de contenu et le bouche-à-oreille sur les réseaux sociaux.
- Le financement partiel des activations via leur billetterie
La billetterie devient une extension directe de la stratégie de marque, au service de l’expérience communautaire et de l’équilibre économique de chaque activation.
2. Peut-on organiser des événements efficacement avec une équipe réduite ?
Avec une équipe principalement tournée vers la conception des collections, chaque membre est déjà sur plusieurs fronts. L’organisation des événements ne peut pas reposer sur une personne dédiée, elle doit être absorbée collectivement.
C’est exactement ce que la structure de WeezTicket permet, comme le rappelle Joëlle :
« Créer un événement est vraiment simple. Plusieurs personnes au bureau l’ont déjà fait, même sans formation web particulière. »
Aucune ressource dédiée ni formation ne sont nécessaires. La plateforme est prise en main en quelques minutes, peu importe le collaborateur.
La configuration des tarifs suit toujours la même logique chez Othersea et elle est simplifiée par les nombreuses possibilités tarifaires proposées par notre solution. Joëlle et Marie-Laurence ont pensé leur stratégie avec 2 niveaux tarifaires, un accès standard, souvent gratuit, et une formule VIP, qui inclut des cadeaux partenaires ou un accès prioritaire à la nouvelle collection.
Cette structure simple reste efficace et reproductible d’une édition à l’autre. Pour les formats récurrents, comme les ateliers de yoga mensuels organisés en partenariat avec un studio local, la duplication d’un événement existant évite de repartir de zéro à chaque fois.
Pour tirer parti du trafic généré par les différentes billetteries d’Othersea Bikini, la marque a choisi d’exploiter le module multi-événements. Il permet d’afficher tous les événements Othersea directement sur chaque mini-site créé afin que la communauté ait toujours une vue complète des prochains rendez-vous. En cas de vente sur place, à l’entrée d’une soirée ou lors d’un pop-up, le guichet WeezTicket prend le relais sans outil supplémentaire ni gestion parallèle.
3. Comment financer et budgétiser ses événements quand on a peu de moyens humains et financiers ?
Chez Othersea, chaque événement commence par une même réflexion : comment créer une expérience forte, sans prendre de risques financiers inutiles ? Les dépenses fixes sont identifiées en amont, nourriture, boissons, logistique, et c’est à partir de ce chiffre que le tarif du billet est défini. Pas pour dégager des bénéfices, mais pour couvrir les frais et donner à Joëlle et Marie-Laurence une marge de manœuvre opérationnelle.
« On n’a pas d’énorme budget. Mais si 100 personnes prennent des billets à petit prix, ça nous permet de nous dire qu’on peut investir un peu plus. » Meilleurs visuels, budget publicitaire sur les réseaux sociaux, expérience plus soignée pour les participants… Pour les deux fondatrices, la billetterie ne sert pas seulement à couvrir une partie des coûts, elle permet aussi de donner plus d’ambition au projet.
Cette logique suppose une visibilité en temps réel sur les ventes. Le tableau de bord WeezTicket permet de suivre les inscriptions au fil du temps et d’ajuster les décisions budgétaires en conséquence : investir davantage si les inscriptions dépassent les prévisions, réduire si l’événement se remplit moins vite que prévu. Sans outil de suivi, ces arbitrages se font à l’aveugle et peuvent entraîner des coûts non amortis.
Les possibilités tarifaires de WeezTicket permettent par ailleurs d’adapter chaque événement à son contexte : un accès gratuit pour maximiser la présence, un billet VIP pour générer un revenu et un tarif partenaire pour les collaborations externes. Chaque configuration répond à un équilibre entre accessibilité, remplissage et rentabilité.
Chaque événement répond à un équilibre différent entre accessibilité, remplissage et rentabilité. Un accès gratuit peut permettre de maximiser la présence, un billet VIP de générer des revenus, tandis qu’un tarif partenaire facilite les collaborations externes. Avec WeezTicket, ces différentes configurations peuvent être mises en place simplement, selon les besoins de chaque événement.
4. Comment mieux anticiper et piloter ses événements au quotidien ?
Au-delà de la logistique et des achats prévisionnels que les tableaux de bord WeezTicket permettent de quantifier, le suivi des ventes devient un indicateur de performance éditoriale pour Othersea. Chaque publication Instagram ou événement Facebook du compte officiel déclenche un pic visible directement dans notre solution.
« Quand on publie quelque chose, on voit vraiment plusieurs billets se vendre après ça. Puis ça redescend, alors on fait un post ou une story et il y a un nouveau pic de ventes. »
Un signal concret qui oriente les choix, aide à gérer les budgets publicitaires et simplifie la communication via le mini-site.
Avec un site événementiel dédié, Othersea Bikini dispose d’un lien unique à partager pour chaque événement. Les participants peuvent y retrouver toutes les informations utiles et réserver leur place directement, ce qui simplifie le suivi des ventes et inscriptions. Les organisatrices peuvent facilement prévoir des boutons d’action sur leur story qui mènent directement vers la billetterie de leur événement. Sans friction, ni redirection lors du paiement. Grâce au mini-site, plus besoin de faire appel à un développeur et à des compétences techniques spécifiques pour le manager, en quelques clics, le site est en ligne et peut déjà enregistrer ses premières ventes.
Le formulaire d’inscription ouvre une autre dimension, celle de la connaissance des participants. Adresse e-mail, code postal, âge : des données collectées à chaque inscription, exportables depuis l’espace administrateur et directement activables pour des campagnes de relance via Meta ou un CRM adapté.
Du côté de l’accueil, fini les listes papier ou les fichiers Excel gérés manuellement, grâce à l’application WeezAccess disponible sur toutes les plateformes d’application mobile. Chaque billet est muni d’un QR-code permettant une validation instantanée, rouge, c’est non, vert, c’est bon ! Un point particulièrement utile lors des soirées VIP d’Othersea, où la distinction entre les types de billets doit être immédiate, sans file qui s’allonge et sans que l’équipe ait besoin d’une formation technique préalable pour gérer les entrées.
L’événementiel n’est donc pas réservé aux grandes structures dotées d’équipes dédiées. Chez Othersea Bikini, il s’est construit progressivement, format après format, avec les moyens du bord et la conviction que chaque activation est un investissement dans la communauté et non une dépense.
WeezTicket accompagne cette démarche à chaque étape, de la création de l’événement en quelques clics jusqu’au contrôle d’accès le soir même, en passant par le suivi des ventes en temps réel et la collecte de données exploitables pour les prochaines éditions. Une organisation accessible à toute l’équipe, sans risque financier au départ.
Vous souhaitez reproduire l’approche d’Othersea Bikini et faire de vos événements de marque un levier de développement ? Nos outils de billetterie et de contrôle d’accès vous accompagnent dans l’organisation de vos événements. Structurez vos événements de marque avec Weezevent et transformez chaque activation en levier de croissance pour votre activité.
FAQ
Q : Comment organiser des événements de marque avec une petite équipe ?
Pour organiser des événements de marque avec une petite équipe, il faut partir d’un format simple, d’objectifs clairs et d’une organisation facile à reproduire. L’idée est de limiter les tâches manuelles, de centraliser les inscriptions et de s’appuyer sur des outils accessibles à tous les membres de l’équipe. Une plateforme comme WeezTicket permet de créer une billetterie, de suivre les ventes et d’organiser l’accueil sans compétences techniques particulières.
Q : Quelles sont les premières étapes pour organiser un événement de marque ?
Les premières étapes consistent à définir le public visé, le budget, le lieu, le format, les types de participants attendus. Il faut aussi prévoir des supports de communication, les services nécessaires sur place et les éléments qui créeront une expérience cohérente avec l’image de la marque. Cette planification permet d’éviter les choix faits au hasard et de garder le contrôle sur l’organisation.
Q : Quel format choisir pour un événement de marque avec peu de ressources ?
Une petite équipe peut privilégier des formats simples à mettre en place : soirée privée, atelier, vente exclusive ou activation en boutique. Le bon format dépend du budget, du nombre d’invités, du lieu disponible et des objectifs de la marque. L’idéal est de choisir un format qui peut être répété ou adapté facilement d’une édition à l’autre.
Q : Comment gérer le budget d’un événement quand on a peu de moyens ?
Le budget doit être défini à partir des coûts réels : lieu, nourriture, boissons, produits, décoration et supports de communication. La billetterie permet ensuite de suivre la demande en temps réel et d’ajuster les dépenses selon les ventes ou les inscriptions. Grâce à cette visibilité, l’équipe peut investir davantage si l’événement fonctionne bien, ou limiter certains coûts si le remplissage est plus lent.
Q : Pourquoi utiliser une billetterie pour un événement de marque ?
Une billetterie ne sert pas seulement à vendre des billets. Elle aide à structurer l’organisation d’un événement, à anticiper le nombre de participants, à collecter des données utiles et simplifier l’accueil le jour J. Pour une marque, c’est aussi un moyen de partager un lien d’inscription sur les réseaux sociaux, de créer un mini-site dédié et de suivre la performance des actions de communication.
Q : Comment promouvoir un événement de marque sans budget publicitaire important ?
La communication peut s’appuyer sur les réseaux sociaux, les courriels, les stories Instagram, les contenus en coulisses et les relais partenaires. Le mini-site de billetterie devient le lien central à partager partout. En observant les pics d’inscriptions après chaque publication, l’équipe peut mesurer ce qui fonctionne, ajuster ses messages et concentrer son budget sur les actions qui génèrent les meilleurs résultats.
Q : Comment répartir les tâches dans une petite équipe ?
Pour éviter de surcharger l’équipe, il faut simplifier chaque étape : création de l’événement, gestion des billets, suivi des inscriptions, préparation des supports, accueil des invités et contrôle des accès. Avec une plateforme intuitive, plusieurs membres peuvent intervenir facilement, même sans formation spécifique. Cela permet de répartir le travail plus sereinement et de ne pas dépendre d’une seule personne.
Q : Quelles données collecter lors d’un événement de marque ?
Les données les plus utiles sont l’adresse courriel, le code postal, l’âge, le type de billet choisi ou les préférences renseignées dans le formulaire d’inscription. Ces informations permettent de mieux comprendre les besoins des participants, de construire des bases de données et d’améliorer les prochaines activations. La collecte doit rester simple pour ne pas alourdir le parcours.
Q : Un événement de marque peut-il aussi servir au team building ?
Oui, un événement de marque peut aussi renforcer la culture d’entreprise et les liens entre les employés. Une soirée, un atelier ou une célébration peut devenir un moment de team building lorsque l’équipe participe au projet, accueille les invités ou voit concrètement l’impact de son travail. C’est aussi une opportunité de valoriser les talents internes et de créer une dynamique positive autour de la marque.
Q : Comment mesurer le succès d’un événement de marque ?
Le succès se mesure par plusieurs indicateurs : nombre d’inscriptions, taux de présence, ventes générées, retombées sur les réseaux sociaux, nouvelles données collectées, satisfaction des invités et impact sur l’image de marque. Ces résultats permettent d’identifier ce qui a fonctionné, d’ajuster les prochaines démarches et de transformer chaque événement en levier de développement.
