4 conseils et idées pour organiser un événement professionnel original

Un événement pour vos collaborateurs, un séminaire, un colloque, ou une soirée pour des clients et prospects, … les événements professionnels sont inévitables et moteurs pour le business.

Que ce soit pour remercier, fêter, fédérer, fidéliser ou encore annoncer une nouveauté, … les occasions d’un événement professionnel sont nombreuses et demandent une préparation, un peu d’inspiration et de l’organisation. Et pourtant, on en a parfois une petite impression de déjà vu, un manque d’originalité.

Dans cet article, nous vous livrons 4 conseils et idées pour faire de votre événement d’entreprise une réussite !

Sommaire

Accueillir dans un lieu qui sort du cadre
Animer l’événement
Répondre aux besoins des invités
Encourager l’échange et la création de liens

1. Accueillir dans un lieu qui sort du cadre

Marquez l’esprit de vos collaborateurs et/ou clients en les accueillant dans un lieu jamais vu, décalé, original ou encore inattendu !

Pour un événement interne

Sortir du cadre de travail pour un événement interne ne peut être que bénéfique, que ce soit pour un team building, un groupe de travail ou autres. Désormais de plus en plus de lieux, non destinés à l’origine à des événements d’entreprise, en accueillent : lofts, studios, bars/restaurants, cafés, galeries, … On voit aussi de nouveaux espaces de coworking et de co-meeting se multiplier et louer leurs espaces. Une soirée ou un événement dans ces types de cadres favorise un accueil chaleureux, dans un environnement différent, hors des bureaux afin de sortir les collaborateurs de leur quotidien.

Pour un événement client

Accueillir ses clients dans un lieu d’exception, original ou bien loin de l’image “corporate”, est également une façon de marquer les esprits et de montrer l’attention qui est portée à ses clients et/ou prospects. Le lieu doit être à l’image de l’entreprise ou de la soirée. C’est une bonne occasion de créer une thématique à partir du lieu ou, à l’inverse, de chercher un lieu faisant écho à la thématique souhaitée.

L’image de marque peut jouer : si elle se tourne vers l’innovation, la culture ou encore le sport, le choix du lieu peut être directement lié à l’ADN de l’entreprise et de l’image qu’elle souhaite véhiculer.

Idées de lieux originaux pour votre événement professionnel

Un complexe sportif (stade de foot ou de rugby, piscine, haras, patinoire, dojo…)
Un lieu festif à thème (cabaret, rétro gaming, vintage…)
Un commerce privatisé (magasin de vêtements, restaurant, concept store…)
Un lieu culturel (musée, théâtre, galerie, opéra…)
Un lieu mobile (party bus, péniche, et pourquoi pas même avion !)
Un lieu avec vue (rooftop, vue sur un monument, depuis un monument, vue 360°…)

2. Animer l’événement

Éviter le ressenti “spectateur”

Afin de marquer les esprits, on le voit bien souvent, les marques et les publics eux-mêmes sont demandeurs d’interactions que ce soit avec la marque, le produit, les collaborateurs, … Toujours dans la même optique, ne pas rester spectateurs !

Sortir du cadre professionnel pour un événement original

Susciter l’intérêt, créer l’adhésion ou fédérer son équipe peut se faire à travers des ateliers ou des animations, des défis, des interventions qui sortent encore une fois de l’ordinaire et du secteur professionnel. N’hésitez pas à puiser vos idées d’animations dans des univers absolument différents que celui de votre entreprise.

Fédérer grâce à l’originalité

Par exemple, les activités de séminaire d’entreprise se diversifient de plus en plus, on voit des activités se développer dans toutes les thématiques ! Aujourd’hui, les entreprises proposent à leurs collaborateurs des événements tels que des animations sportives, créatives, atypiques comme des escape games, des ateliers de cuisine, de brassage de bière, des cours de musique, jeux de théâtre, de la réalité virtuelle, … On trouve mille et unes idées pour fédérer ses équipes.

Pour présenter un nouveau produit, il est possible de présenter la création de ce dernier, l’expertise qu’il peut y avoir derrière (artisanat, technologie, …), de proposer des animations permettant d’utiliser le produit, de comprendre ses usages.

Utiliser la technologie à votre disposition

Digitalisez votre événement, que ce soit en proposant du paiement dématérialisé ou des interactions via des outils tels que les puces NFC, de la réalité augmentée ou virtuelle, …

Les marques ne manquent pas d’imagination ! N’ayez pas peur de faire de même pour vos événements professionnels.

3. Répondre aux besoins des invités

Anticiper les attentes de vos participants et les dépasser

En fonction du lieu, de la date et de l’horaire choisis, vous pouvez anticiper certaines attentes qu’auront vos invités. Par exemple : le repas attendu, le déroulé de l’événement, le lieu (intérieur ou extérieur), la place nécessaire, les animations « classiques ».
Si vous ne pouvez pas échapper à certaines attentes de vos participants (confort et sécurité en premier lieu), vous pouvez les surprendre en prenant le contrepied de ce à quoi vous, ou les normes, les avez habitués.

Prenez de la hauteur, et soyez créatif !

L’originalité peut être trouvée partout : dans le repas, le contenu de l’événement, les invités, les interventions, la décoration, le dress-code…

Anticiper le nombre d’invités

Finis les listing excel à la main pour suivre le nombre d’invités et de RSVP en attente. Il est désormais possible via des plateformes d’inscription, d’invitation ou de billetterie d’avoir un suivi en temps réel. Selon le format de votre événement ajoutez le prix du billet ou de l’inscription. Sur place, contrôlez les entrées grâce à un listing automatiquement généré et téléchargeable.

Vous récupérez ainsi toutes les données nécessaires pour relancer les informations pratiques, avertir en cas de changement de dernière minute ou demander un retour d’expérience suite à l’événement, par exemple.

Prévoir un budget en adéquation

Pour orchestrer correctement l’événement professionnel original que vous imaginez, vous ne pouvez pas vous passer d’un budget.

Préparer le budget prévisionnel d’un événement est une étape clé, qui permet de confronter de la manière la plus honnête possible vos ambitions et vos moyens.

Vous avez peu de budget ? Découvrez tous nos conseils pour réussir un événement professionnel original avec un budget réduit.

Astuce : Pour économiser, privilégier les journées aux soirées et la semaine au week-end !

4. Encourager l’échange et la création de liens

Un événement professionnel est souvent l’occasion d’échanger, de rencontrer des futurs partenaires, collaborateurs, … !

Il est toujours important de créer un environnement propice à l’échange, un espace plus calme, des temps d’échanges dédiés. Qu’il s’agisse d’une soirée ou d’un événement d’entreprise, le networking se fait naturellement et permet de développer les compétences et l’activité. Encore une fois, ne pas hésitez à créer des occasions différenciantes pour encourager l’échange.

C’est d’ailleurs l’un des objectifs possibles dans l’organisation de votre événement professionnel, notamment dans le cas d’une présentation face à des prospects, un événement de recrutement ou d’intégration de nouveaux collaborateurs. De la même manière, dans certains cas des activités décalées permettent de briser la glace.

Découvrez nos ressources complémentaires :

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