Organiser un séminaire a de nombreux avantages, comme renforcer la cohésion d’équipe, partager des connaissances et valoriser les talents. Le séminaire offre une pause dans le quotidien de vos collaborateurs, permettant à tous de se recentrer sur les objectifs communs de l’entreprise.
Avec plus de 300 organisateurs de séminaires d’entreprise qui font appel à nos solutions, nous vous proposons dans ce guide complet des conseils concrets pour organiser un séminaire d’entreprise efficacement.
Que vous vous demandiez comment organiser un séminaire, définir ses objectifs, choisir le bon lieu ou maîtriser votre budget, cet article vous accompagne à chaque étape de l’organisation d’un séminaire.
Sommaire
1. Tout ce qu’il faut savoir sur les séminaires
Lors d’un séminaire, toutes les équipes d’une entreprise sont généralement réunies, pour des réunions de travail, des séances de brainstorming, des activités originales (sport, œnologie…) et des rencontres entre divisions, départements ou unités opérationnelles. Cela permet notamment aux équipes de prendre du recul et d’examiner leur travail sous un angle différent et nouveau. Les formats varient, allant de quelques heures à plusieurs jours, offrant flexibilité et adaptabilité selon les besoins de l’entreprise.
Selon le type de séminaire choisi, séminaire incentive, convention annuelle, séminaire stratégique ou format orienté team building, les objectifs et le déroulement diffèrent.
Certains séminaires d’entreprise sont centrés sur le management, d’autres sur la culture d’entreprise, la détente, ou encore le lancement d’un nouveau projet.
L’essentiel est de définir clairement le but recherché : cohésion, prise de décisions, transmission de stratégie ou simple moment de convivialité entre équipes.
Les séminaires peuvent également être liés à d’autres occasions :
- Webinaires, séminaires en ligne ou séminaires virtuels
- Séminaires de gestion
- Initiation, éducation et inspiration pour du team building
Vous souhaitez organiser votre séminaire mais ne savez pas quelles sont les étapes essentielles à prendre en compte ? Nous vous éclairons :
2. Identifiez les objectifs et le cadre du séminaire
Un séminaire a besoin d’une logistique efficace pour être réussi, comme tout autre événement. Pour organiser un séminaire réussi, prenez le temps de déterminer ce que vous espérez accomplir. Souhaitez-vous introduire une nouvelle stratégie d’entreprise ? Renforcer la cohésion de vos équipes ? Célébrer une réussite ? Ensuite, trouvez le meilleur format en vous posant les questions suivantes :
- Quels sont les activités et principaux éléments que vous souhaitez mettre en avant ?
- Quelle sera l’ambiance dominante de l’événement ?
- Sur quels sujets les participants débattront-ils et se concentreront-ils ?
- Quelles informations seront fournies aux participants ?
- Quels sont les principaux points que vous voulez que les participants retiennent ?
- Comment satisfaire tous vos collaborateurs ? Quelles activités extravagantes proposer ?
3. Choisissez une date
La date est un élément crucial pour garantir une participation maximale. L’utilisation d’outils de sondage en amont (comme Doodle, par exemple) peut aider à déterminer une date qui conviendra au plus grand nombre. Assurez-vous également de vérifier le calendrier de l’entreprise pour éviter les périodes de forte activité ou les vacances majeures.
4. Établissez un budget prévisionnel
Comme pour tout événement, établissez un budget prévisionnel précis et cohérent avec tout ce que vous souhaitez organiser. Vous devrez tenir compte de l’estimation du nombre de participants, ainsi que du lieu, du divertissement et de la durée du séminaire. N’oubliez pas d’inclure les frais de déplacement, d’hébergement et de nourriture. Avoir une répartition détaillée vous aidera à faire des choix éclairés et à équilibrer vos dépenses.
5. Définissez le lieu de l’événement
Le lieu d’un événement est choisi en fonction d’un certain nombre de facteurs. La capacité est le premier. Le terme « capacité » désigne ici le nombre de personnes qu’un espace peut accueillir tout en restant ouvert et dégagé.
Le lieu en lui-même est le facteur suivant auquel il faut penser. L’endroit choisi doit refléter l’ambiance et les objectifs du séminaire. Est-ce que cela nécessite un cadre tranquille loin de la ville, ou une salle de conférence centrale est-elle suffisante? Assurez-vous également que le lieu est facilement accessible pour tous les participants.
Avant de choisir le lieu et les activités, analysez soigneusement les offres proposées par les différents fournisseurs. N’hésitez pas à demander un devis personnalisé en fonction du nombre de participants ! En fonction du lieu et de l’ordre du jour, vous devez déterminer si la réunion d’affaires doit durer toute la journée, une demi-journée ou plusieurs jours.
6. La facilité d’inscription : un must pour organiser un séminaire
Votre charge de travail diminue si vous utilisez une méthode d’inscription en ligne. Il sera plus simple de s’inscrire à l’événement, voire aux différentes activités du séminaire si optionnelles et limitées en places. Afin de gérer vos inscriptions, vous devez vous assurer que la solution d’inscription en ligne que vous choisissez est simple à utiliser, rapide à mettre en place et dotée de nombreuses fonctions.
WeezTicket, la meilleure solution de billetterie en ligne en self-service du marché, dispose de modules particulièrement utiles pour l’organisation de votre séminaire :
- Le mode séances : si vous organisez un séminaire avec des activités, cette fonctionnalité offre à chacun de vos collaborateurs la possibilité de s’inscrire au créneau qui lui convient le mieux. Vous obtenez ainsi une meilleure visibilité sur les inscriptions et les participants, la répartition des effectifs et le remplissage de chaque atelier, tout en évitant les surcharges ou les déséquilibres entre les sessions.
- Les formulaires : des doutes sur les centres d’intérêt, les préférences culinaires ou les tailles de t-shirt pour un team building sportif ? L’utilisation d’un formulaire vous permettra de récolter toutes les informations essentielles pour faire de votre séminaire une réussite.
- Personnalisation des billets : valorisez votre charte graphique en personnalisant les visuels de vos billets et les e-mails de confirmation d’inscription. Créez des billets qui reflètent l’esprit de votre conférence et intègrent toutes les informations essentielles, y compris au format badge.
- Ventes additionnelles : vous souhaitez aller plus loin dans l’expérientiel en commercialisant un e-book ou des sessions de networking ? Enrichissez votre offre directement depuis votre billetterie grâce à notre module de cross-selling.
L’agence événementielle Bulle d’R Événements organise des séminaires, team-building, soirées d’entreprise, congrès etc. pour ses clients dans tous les secteurs. En proposant nos solutions , les organisateurs de séminaire tirent le meilleur parti d’une technologie intuitive et complète.
“Cela fait plusieurs années que nous proposons les services de Weezevent à nos clients, nous avons toujours été satisfaits. Le dialogue est simple et efficace pour des prestations au top !” Arnaud Bathellier, Directeur de Bulle d’R Événements
“Nos solutions sont particulièrement adaptées à l’organisation de séminaires et de conférences, elles offrent un cadre à la fois souple et précis, pour que le jour J, chaque participant puisse se concentrer pleinement sur ce moment important dans la vie d’une entreprise.
Je me souviens d’une entreprise qui souhaitait faire intervenir de nombreux experts externes lors de son séminaire pour animer des ateliers. En utilisant WeezTicket, elle a pu générer des invitations avec un visuel personnalisé en quelques clics. La responsable RH en charge du projet a simplement déposé le visuel du billet, puis envoyé une dizaine d’invitations aux experts qui devaient intervenir dès le lendemain. Un bel exemple de la réactivité qu’offre notre solution.” Bastien, Product Owner chez Weezevent.
7. Créez un calendrier pour l’occasion
Pour organiser un séminaire d’entreprise, créer un calendrier rend plus facile son suivi jour après jour. Les dates, les noms et les numéros de téléphone des personnes concernées, ainsi que les acomptes à verser et les réservations à finaliser, sont tous répertoriés dans un document de rétroplanning.
8. Planifiez les activités à partager aux participants
Établissez un programme pour le séminaire que votre personnel pourra suivre. L’heure de la conférence, la date de l’événement, les activités et les pauses doivent leur être communiquées. Évitez de créer un emploi du temps trop rigide, car les imprévus viennent souvent perturber la journée.
9. Partagez l’événement avec l’entreprise
L’annonce de l’événement aux équipes par le biais d’e-mails et de tableaux d’affichage dans vos locaux rendra l’événement officiel. Vous pourrez alors compiler leurs réponses et faire des ajustements en cas d’annulation. Profitez de cette occasion pour conseiller vos collaborateurs sur ce qu’ils doivent apporter (un maillot de bain, des chaussures de sport, un équipement de jogging, etc.) afin que personne ne se présente sans être préparé.
10. Restez en contact après le séminaire
Envoyez des e-mails de remerciement accompagnés de photos souvenirs après le séminaire! C’est également l’occasion pour vous de soumettre une enquête de satisfaction afin d’obtenir un retour d’information de la part de votre personnel. Grâce à ces avis, vous pourrez apporter des améliorations à vos prochains séminaires
Organiser un séminaire avec efficacité et facilité est à portée de main avec Weezevent. Avec une solution d’inscription et de contrôle d’accès fluide, tout est conçu pour une expérience optimale, tant pour l’organisateur que pour les participants.
FAQ
Q : Combien de temps faut-il prévoir pour organiser un séminaire ?
Tout dépend de l’ampleur de l’événement. Pour un séminaire d’une journée avec moins de 50 personnes, 6 à 8 semaines peuvent suffire. Pour un séminaire de plusieurs jours avec hébergement et intervenants externes, comptez plutôt 3 à 6 mois d’anticipation.
Q : Quel budget prévoir pour un séminaire ?
Le budget dépend principalement du lieu, du nombre de participants, de la restauration, des activités et de l’hébergement. En moyenne, il faut prévoir entre 80 € et 300 € par personne pour une journée, et davantage si le séminaire inclut transport et nuitées.
Q : Comment garantir une bonne participation des équipes ?
Choisissez une date adaptée au calendrier interne, communiquez tôt, expliquez clairement les objectifs du séminaire et proposez un programme attractif. L’implication de la direction renforce également la mobilisation.
Q : Faut-il externaliser l’organisation à une agence ?
Ce n’est pas obligatoire. Pour un séminaire simple, une organisation interne structurée suffit. En revanche, pour des formats complexes (plusieurs sites, intervenants multiples, logistique lourde), une agence peut faire gagner du temps et sécuriser l’événement.
Q : Comment gérer efficacement les inscriptions pour un séminaire ?
Une solution d’inscription en ligne centralise les réponses, comme c’est le cas avec WeezTicket. Cela évite les fichiers Excel multiples et permet de suivre les confirmations en temps réel. Vous gagnez en visibilité et réduisez les erreurs administratives.
Q : Est-il possible de gérer des ateliers ou activités à capacité limitée avec WeezTicket ?
Oui. Grâce au mode séances, vous pouvez créer des créneaux avec des jauges précises. Les participants choisissent leur atelier et vous visualisez immédiatement le remplissage ainsi que les informations des participants pour chaque séance.
Q : WeezTicket permet-il de collecter des informations spécifiques sur les participants ?
Oui. Les formulaires personnalisables permettent de recueillir des données utiles : préférences alimentaires, choix d’activités, besoins spécifiques ou informations logistiques. Toutes les données sont centralisées au même endroit et consultables à tout moment.
Q : Comment controler les absences à mon séminaire ?
L’utilisation de QR codes individuels simplifie le contrôle d’accès. Chaque participant présente son code à l’entrée, ce qui permet de savoir précisément qui est présent et d’éviter les fraudes.
Q : Que faire après le séminaire ?
Envoyez un e-mail de remerciement grâce aux données récupérées via les formulaires personnalisables de votre billetterie, partagez les photos ou les supports présentés et diffusez un questionnaire de satisfaction. L’analyse des retours permet d’améliorer les prochains événements et de mesurer l’impact réel du séminaire.
