Organiser un séminaire a de nombreux avantages, comme renforcer la cohésion d’équipe, partager des connaissances et valoriser les talents. Le séminaire offre une pause dans le quotidien de vos collaborateurs, permettant à tous de se recentrer sur les objectifs communs de l’entreprise.
Fort de l’expérience acquise en 2022 avec plus de 300 organisateurs ayant fait confiance à notre solution de billetterie pour séminaire, Weezevent est ravi de partager cet article regorgeant de conseils essentiels pour une organisation de séminaire réussie.
Sommaire
1. Tout ce qu’il faut savoir sur les séminaires
Lors d’un séminaire, toutes les équipes d’une entreprise sont généralement réunies, pour des réunions de travail, des séances de brainstorming, des activités originales (sport, œnologie…) et des rencontres entre divisions, départements ou unités opérationnelles. Cela permet notamment aux équipes de prendre du recul et d’examiner leur travail sous un angle différent et nouveau. Les formats varient, allant de quelques heures à plusieurs jours, offrant flexibilité et adaptabilité selon les besoins de l’entreprise.
Mais dans quels buts organiser un séminaire d’entreprise ? Les séminaires sont aussi un moyen pour l’entreprise de communiquer sa vision, ses objectifs, et de célébrer des réussites. Au-delà de ces aspects professionnels, ils ont également une dimension humaine, renforçant l’esprit d’équipe et l’ambiance générale, deux éléments clés pour la performance globale de l’entreprise.
Les séminaires peuvent également être liés à d’autres occasions :
- Webinaires, séminaires en ligne ou séminaires virtuels
- Séminaires De gestion
- Initiation, éducation et inspiration pour du team building
Vous souhaitez organiser votre séminaire mais ne savez pas quelles sont les étapes essentielles à prendre en compte ? Nous vous éclairons :
2. Identifiez les objectifs et le cadre du séminaire
Un séminaire a besoin d’une logistique efficace pour être réussi, comme tout autre événement. Pour organiser un séminaire réussi, prenez le temps de déterminer ce que vous espérez accomplir. Souhaitez-vous introduire une nouvelle stratégie d’entreprise ? Renforcer la cohésion de vos équipes ? Célébrer une réussite ?
Ensuite, trouvez le meilleur format en vous posant les questions suivantes :
- Quels sont les activités et principaux éléments que vous souhaitez mettre en avant ?
- Quelle sera l’ambiance dominante de l’événement ?
- Sur quels sujets les participants débattront-ils et se concentreront-ils ?
- Quelles informations seront fournies aux participants ?
- Quels sont les principaux points que vous voulez que les participants retiennent ?
- Comment satisfaire tous vos collaborateurs ? Quelles activités extravagantes proposer ?
3. Choisissez une date
La date est un élément crucial pour garantir une participation maximale. L’utilisation d’outils de sondage en amont (comme Doodle, par exemple) peut aider à déterminer une date qui conviendra au plus grand nombre. Assurez-vous également de vérifier le calendrier de l’entreprise pour éviter les périodes de forte activité ou les vacances majeures.
4. Établissez un budget prévisionnel
Comme pour tout événement, établissez un budget prévisionnel précis et cohérent avec tout ce que vous souhaitez organiser. Vous devrez tenir compte de l’estimation du nombre de participants, ainsi que du lieu, du divertissement et de la durée du séminaire. N’oubliez pas d’inclure les frais de déplacement, d’hébergement et de nourriture. Avoir une répartition détaillée vous aidera à faire des choix éclairés et à équilibrer vos dépenses.
5. Définissez le lieu de l’événement
Le lieu d’un événement est choisi en fonction d’un certain nombre de facteurs. La capacité est le premier. Le terme « capacité » désigne ici le nombre de personnes qu’un espace peut accueillir tout en restant ouvert et dégagé.
Le lieu en lui-même est le facteur suivant auquel il faut penser. L’endroit choisi doit refléter l’ambiance et les objectifs du séminaire. Est-ce que cela nécessite un cadre tranquille loin de la ville, ou une salle de conférence centrale est-elle suffisante? Assurez-vous également que le lieu est facilement accessible pour tous les participants.
Avant de choisir le lieu et les activités, analysez soigneusement les offres proposées par les différents fournisseurs. N’hésitez pas à demander un devis personnalisé en fonction du nombre de participants ! En fonction du lieu et de l’ordre du jour, vous devez déterminer si la réunion d’affaires doit durer toute la journée, une demi-journée ou plusieurs jours.
6. La facilité d’inscription : un must pour organiser un séminaire
Votre charge de travail diminue si vous utilisez une méthode d’inscription en ligne. Il sera plus simple de s’inscrire à l’événement, voire aux différentes activités du séminaire si optionnelles et limitées en places.
Afin de gérer vos inscriptions, vous devez vous assurer que la solution d’inscription en ligne que vous choisissez est simple à utiliser, rapide à mettre en place et dotée de nombreuses fonctions.
L’agence événementielle Bulle d’R Événements organiser des événements — séminaires, team-building, soirées d’entreprise, congrès… — pour ses clients dans tous les secteurs. En proposant les solutions de Weezevent, comme la création d’un site de vente dédié, les organisateurs de séminaire tirent le meilleur parti d’une technologie intuitive et complète.
“Cela fait plusieurs années que nous proposons les services de Weezevent à nos clients, nous avons toujours été satisfaits, le dialogue est simple et efficace pour des prestations au top !” Arnaud Bathellier, Directeur de Bulle d’R Événements
7. Créez un calendrier pour l’occasion
Pour organiser un séminaire d’entreprise, créer un calendrier rend plus facile son suivi jour après jour. Les dates, les noms et les numéros de téléphone des personnes concernées, ainsi que les acomptes à verser et les réservations à finaliser, sont tous répertoriés dans un document de rétroplanning.
8. Planifiez les activités à partager aux participants
Établissez un programme pour le séminaire que votre personnel pourra suivre. L’heure de la conférence, la date de l’événement, les activités et les pauses doivent leur être communiquées. Évitez de créer un emploi du temps trop rigide, car les imprévus viennent souvent perturber la journée.
9. Partagez l’événement avec l’entreprise
L’annonce de l’événement aux équipes par le biais d’e-mails et de tableaux d’affichage dans vos locaux rendra l’événement officiel. Vous pourrez alors compiler leurs réponses et faire des ajustements en cas d’annulation. Profitez de cette occasion pour conseiller vos collaborateurs sur ce qu’ils doivent apporter (un maillot de bain, des chaussures de sport, un équipement de jogging, etc.) afin que personne ne se présente sans être préparé.
10. Restez en contact après le séminaire
Envoyez des e-mails de remerciement accompagnés de photos souvenirs après le séminaire ! C’est également l’occasion pour vous de soumettre une enquête de satisfaction afin d’obtenir un retour d’information de la part de votre personnel. Grâce à ces avis, vous pourrez apporter des améliorations à vos prochains séminaires.
Organiser un séminaire avec efficacité et facilité est à portée de main avec Weezevent. Avec une solution d’inscription et de contrôle d’accès fluide, tout est conçu pour une expérience optimale, tant pour l’organisateur que pour les participants.
