L’organisation d’un événement demande une préparation minutieuse, planifiée et bien structurée. Entre la réalisation d’un budget prévisionnel, la logistique, la gestion du projet, des personnes et du personnel, de nombreux éléments et étapes sont à considérer. Pour vous aider au mieux à organiser votre événement et dans votre gestion de projet, voici tous nos conseils et astuces, étape par étape pour faire de ce moment un véritable succès.
Sommaire
Pour quelles raisons organiser un événement ?
Organiser un événement professionnel demeure aujourd’hui l’une des meilleures stratégies de communication et commerciale. Si la plupart des événements sont organisés dans des buts bien précis, ils offrent généralement de nombreux avantages :
- Présenter son offre commerciale, ses services et produits
- Renforcer l’esprit de l’équipe
- Démarcher de nouveaux clients et renforcer les relations existantes
- Afficher votre présence et renforcer la notoriété de l’entreprise
- Introduire un nouveau produit ou service de manière plus spectaculaire
- Faire connaître votre entreprise davantage
- Apporter des opportunités commerciales
- Remercier et célébrer un événement en particulier (anniversaire d’entreprise, levée de fonds, départ d’un cadre…)
- Etc.
Malgré tout, la création et l’organisation d’événements ne s’improvisent pas. Pour profiter des avantages clés d’un événement professionnel, il est essentiel d’avoir une organisation des plus précises. Voici les étapes principales à garder en tête.
1. Définir les objectifs de l’événement
La toute première chose demeure bien évidemment de définir les objectifs inhérents à votre événement. Clarifiez l’ampleur de votre événement, l’objectif et les résultats souhaités, son ADN, à qui s’adresse-t-il et pourquoi l’organiser ?
Il existe de nombreux événements, qu’ils soient commerciaux, festifs, culturels, sportifs ou une simple soirée d’entreprise. Il est donc important de se démarquer des événements concurrents et d’apporter une vraie valeur ajoutée unique ! Établir vos objectifs vous permettra de définir clairement vos forces, faiblesses et votre USP : Unique Selling Proposition – soit proposition de valeur en français.
Ces éléments vous seront plus qu’indispensables afin de garder une ligne directrice, de ne pas vous éparpiller pendant votre organisation, et surtout de conserver un vrai axe directeur avant, pendant et après votre événement. Définir clairement vos objectifs ainsi que les axes stratégiques sont également nécessaires pour présenter votre projet à des potentiels partenaires, sponsors, à la presse, à vos prestataires et vos équipes !
Ce travail de fond vous permet également de réfléchir à l’ADN de l’événement en question, l’identité que vous souhaitez lui donner, graphiquement, dans le discours de vos messages et dans le programme de l’événement par exemple.
Pour mieux définir clairement vos objectifs, cela pour tous vos événements quels qu’ils soient, il est important de raisonner avec une approche SMART. En effet, ces derniers doivent être :
- Spécifiques : Vos objectifs doivent être simples, compréhensibles et aussi précis que possible.
- Mesurables : Ils doivent également être mesurables et vous permettre de suivre votre évolution et d’évaluer les résultats finaux une fois l’événement passé.
- Atteignables : L’organisation d’un événement doit bien évidemment être réalisable et les objectifs atteignables. Ils doivent être suffisamment ambitieux pour être difficiles et pour susciter l’enthousiasme et la pleine mobilisation de votre équipe.
- Réalistes : Les objectifs de votre événement doivent s’inscrire dans un plan d’entreprise plus large. Demandez-vous si votre événement vous permettra de surmonter les difficultés auxquelles votre entreprise est confrontée. Pensez également aux ressources dont vous disposez (personnes, argent, matériel et temps) ; votre objectif doit être adapté à votre situation personnelle.
- Temporels : Pour atteindre vos objectifs, vous devez vous fixer une date limite et encore une fois réaliste. N’hésitez pas à diviser un objectif principal en plusieurs segments, qui peuvent correspondre à des mois ou semaines par exemple.
2. Trouver la bonne date
Il est bien évidemment regrettable d’investir du temps et des efforts dans l’organisation d’un événement professionnel pour apprendre, le jour J, que le nombre de personnes et participants est insuffisant, faute d’une date appropriée.
Il convient donc d’être particulièrement attentif sur le choix de la date. Voici quelques conseils:
- Évitez les périodes réputées chargées pour un secteur donné, telles que les vacances scolaires, les jours fériés fédéraux, les lundis, etc.
- Pour éviter le besoin d’organiser votre événement en même temps que celui d’un de vos concurrents, surveillez le calendrier officiel des événements publics et privés.
- Veillez à ce qu’il soit convivial si vous organisez un événement en dehors des heures de bureau, le soir par exemple. Après une longue journée de travail, qui a envie de se concentrer sur un événement et se prendre la tête ? Bien évidemment, s’il s’agit d’organiser un événement professionnel comme une foire ou un salon, privilégiez les journées pour se faire.
- Gérez les différentes restrictions imposées aux acteurs clés de réussite de votre événement, y compris vos fournisseurs et le personnel que vous prévoyez de mobiliser.
- Choisissez une date ni trop proche ni trop éloignée pour que les intervenants et les visiteurs aient le temps de se préparer (afin d’éviter les oublis et donc les absences).
3. Choisir le lieu adéquat pour votre événement
Une fois la date définie et fixée dans votre calendrier, il convient bien entendu de choisir le lieu adéquat pour organiser l’événement. Plusieurs critères ici aussi sont à prendre en compte.
Le type de lieu
Il peut s’agir d’une salle municipale, d’une salle d’exposition, etc. Choisissez un lieu qui puisse accueillir la foule prévue, notamment en termes de taille.
En fonction du type d’événement que vous organisez, les nombreux équipements et services offerts dans les salles sont à considérer : avez-vous besoin d’un podium pour organiser des conférences ? D’une cuisine où vous pourrez offrir de la nourriture aux visiteurs ? ? D’un emplacement pour un stand de vente ? D’une aire de stationnement ? La salle est-elle climatisée si l’événement est en plein été ? Etc.
La localisation
Le lieu choisi doit toujours être facile d’accès. Rien ne peut irriter ou décourager les personnes d’aller à un événement loin de toute infrastructure de transport. Prévoyez ainsi un lieu qui est facilement accessible (bus, métro, tram…) ou qui dispose d’un parking suffisamment grand pour accueillir du public.
Si votre événement se déroule sur plusieurs jours, vérifiez également qu’il y a des hôtels à proximité du lieu pour les invités et entreprises. En tant qu’organisateur, c’est à vous bien entendu de vérifier tout cela en amont.
L’originalité du lieu
Rien de tel pour marquer les esprits qu’un lieu insolite et dans un cadre unique. Vos visiteurs en garderont une impression toute particulière et un souvenir inestimable ! Pensez par exemple à une ancienne usine réaffectée, une ancienne ferme, un musée etc. N’hésitez pas à les contacter et à poser des questions :
- Quel est le coût de la location, en tenant compte des jours/heures de montage/démontage ?
- Quel est le nombre maximum de visiteurs autorisé ?
- La location du lieu est-elle adaptée au cadre de votre événement ?
- Quelles sont les conditions applicables en cas d’annulation ?
- Un traiteur est-il mentionné ou exigé, ou devez-vous en prévoir un ?
- Quelles sont les possibilités en matière de médias audiovisuels ? Qu’en est-il de la source d’énergie ? Est-il possible de diffuser de la musique ?
- Le stationnement est-il payant ou non ? Existe-t-il des services de taxi et de navette ?
4. Comment préparer au mieux le lieu de l’événement ?
Les éléments visuels ont un impact significatif sur l’impression durable que votre effet événementiel aura sur vos visiteurs et partenaires. C’est le premier élément qui présente l’image et les valeurs de votre entreprise. Faites preuve d’imagination lorsque vous planifiez des présentations pour des conférences, des salons professionnels, des réunions internes ou des lancements de produits.
L’univers que vous concevez doit refléter le message que vous souhaitez faire passer. Vous pouvez également faire appel à des décorateurs et des scénographes qui seront à votre disposition pour recréer l’ambiance que vous souhaitez tout en l’adaptant aux contraintes du lieu. Ils vous seront d’une aide précieuse pour mettre en valeur votre entreprise et votre image de marque.
5. Un rétro planning complet pour une bonne organisation
Pour planifier au mieux et temporaliser chaque moment de votre événement, il est essentiel de faire un rétroplanning ! Prenez tout d’abord le temps de planifier toutes les tâches que vous allez devoir gérer tout au long de l’organisation jusqu’au jour J, et n’hésitez pas à revenir dessus au fil des mois et des défis et imprévus rencontrés.
Cela peut par exemple comprendre (de façon non exhaustive) :
- la constitution de vos équipes
- la recherche de partenaires, de prestataires
- la création de vos outils de communication
- la création de votre billetterie en ligne
- la production des éléments sur votre événement et les outils nécessaires
- la recherche d’intervenants, de groupes musicaux
- la sécurité et toutes les étapes administratives et légales…
Les étapes sont nombreuses et variées selon l’importance de votre événement. Une fois celles-ci toutes listées et planifiées, vous pourrez entamer l’organisation de votre événement plus sereinement. Attention, l’événementiel est bien connu pour être un secteur rempli de rebondissement, n’hésitez pas à anticiper les obstacles, planifier des plans B, C et D.
6. Réaliser un budget prévisionnel
En parallèle, c’est également le moment de prévoir le budget prévisionnel de votre événement, les fonds disponibles, les recettes prévisionnelles, les besoins financiers, etc. Il est plus simple une fois l’ensemble des tâches et postes de dépenses en tête de s’attaquer à cette partie. Ce budget prévisionnel sera le document nécessaire pour vos prospections de mécènes, partenaires, sponsors.
Si chaque projet fait face à des coûts spécifiques, voici quelques dépenses générales et communes :
- la location du lieu
- le personnel (hôtes et hôtesses…)
- le traiteur, si vous prévoyez de la restauration
- le matériel de sonorisation, de visualisation
- la location du mobilier (table, chaise, écran, enceinte….)
- les assurances
- la planification des solutions B ou C en cas d’imprévus
- la sécurité
- etc.
7. Faites équipe avec des sponsors et partenaires ou mécènes
L’une des étapes essentielles de votre rétro planning sera également la recherche et validation de partenaires et sponsors ou encore mécènes, soutiens sans faille et pouvant être d’une grande aide tant sur un aspect financier, matériel qu’humain. Cela vous aidera également à accroître la visibilité et la notoriété de votre événement.
Cela vous demandera du temps et de l’énergie, l’essentiel est bien de définir quelle organisation, association ou entreprise serait intéressée, à laquelle vous pourrez apporter des bénéfices et à l’inverse selon ce qu’elle pourrait vous apporter.
Cela peut être sur des éléments comme l’ancrage territorial, l’image et la notoriété que vous pourrez lui apporter et vice-versa, l’engagement porté par l’événement, la thématique et les sujets introduits (intervention, tables rondes, débats) et les possibilités d’actions lors de l’événement (prise de parole, stand, distribution d’échantillon, …). Un partenariat est avant tout une situation gagnant-gagnant pour les deux parties.
8. Des prestataires événementiels de choix
Une fois les partenaires et sponsors trouvés, vous allez également devoir vous pencher sur les prestataires. Selon l’ampleur, la thématique et la configuration de votre événement, vos besoins sont bien entendu différents. De façon générale, il est commun d’avoir à contracter avec :
- un prestataire pour assurer la sécurité du site et les accès
- un traiteur, fournisseur ou une entreprise assurant la restauration pour vos équipes et vos invités tout au long du projet en amont de l’événement la billetterie ou plateforme d’inscription, la gestion des invitations et accréditations
- un prestataire technique pour tout ce qui va être son et lumière, réseau internet
- etc.
Beaucoup de postes d’organisations peuvent faire appel à des prestataires. Pour bien les choisir, n’hésitez pas à faire des appels d’offres, un cahier des charges reprenant vos attentes et besoins, afin de voir leurs offres et prix.
9. Une billetterie adaptée à vos événements
Pour attirer le plus de personnes possible, il vous faudra des outils adaptés comme une billetterie et un système d’inscription des plus qualitatifs. Assurez l’affluence de votre événement avec une billetterie en ligne bien mise en place en amont et une communication rythmée pour garantir vos inscriptions ou ventes. Les options sont multiples pour faire vivre votre billetterie, par exemple :
- Créez des codes promotionnels pour inciter vos participants à partager ou communiquer sur votre événement, ou sur des temps forts (fêtes, soldes, …) pour booster vos ventes.
- Configurez des temps de ventes, de nombreux événements adoptent cette technique de palier de prix par temporalité, les premiers à s’inscrire auront des tarifs préférentiels, les seconds à un prix un peu plus élevé et ainsi de suite. Une bonne façon de moduler vos tarifs et d’assurer une visibilité sur l’affluence de votre événement.
- La vente sur place peut être aussi une bonne solution selon le projet.
- Pour plus d’informations sur l’implémentation d’un système d’inscription et de billetterie facile à utiliser et en quelques clics seulement, c’est par ici !
10. L’organisation des animations
Pour rendre votre événement attrayant et distrayant, pensez à prévoir des activités et animations. Voici quelques conseils clés et idées :
- Utilisez des concours (tels que des quiz, des tombolas, etc.) pour attribuer des prix à vos visiteurs. Par exemple, pourquoi ne pas offrir les conseils d’un des professionnels présents lors d’un salon sur la création d’entreprise ?
- Les sondages d’opinion permettent de recueillir des commentaires sur votre événement tout en donnant la parole au public. Quel est l’atelier que vous avez préféré ?
- Des cabines photo ou vidéo pour une diffusion en direct ou une postproduction sur vos différents supports.
- Offrez des animations ludiques à base de technologie : casque VR, un tableau digital et interactif…
11. Une communication forte
Prochaine étape, ciblez vos potentiels participants, partenaires et prospects potentiels en utilisant tous les types de supports et outils de marketing et communication les plus appropriés tels qu’un site web, les réseaux sociaux, la presse, via de l’affichage, de l’échange de visibilité ou de marchandises avec des partenaires et médias :
Proposez un site web dédié
C’est là que les participants retrouveront toutes les informations sur votre événement, la billetterie pour l’inscription, etc. Il peut s’agir d’une page de votre site web, d’une bannière en haut de votre site ou d’un site dédié avec un nom de domaine particulier, en fonction de vos ressources temporelles et financières.
Rendez votre site attrayant et veillez à ce que le lieu, l’heure et le sujet soient évidents, tout comme un guide sur les informations principales. N’oubliez pas d’inclure un call to action (passage à l’action) pour l’inscription pour vos participants. Donnez à vos orateurs une place de choix avec une photo, une biographie et un texte si vous avez des orateurs à votre événement.
La page d’accueil
Après avoir cliqué sur un lien externe (depuis un réseau social par exemple) ou un bouton d’appel à l’action sur votre site web ou sur les médias sociaux, un visiteur arrivera sur la page principale de votre événement. Elle vous permet d’informer rapidement les personnes des différentes activités et actualités récentes liées à l’événement.
Réalisez une newsletter
En diffusant rapidement et gratuitement des nouvelles au travers d’une newsletter et en faisant connaître de nouveaux produits ou services à vos clients, celles-ci vous permettent de garder le contact facilement avec vos interlocuteurs. Qualifiez correctement votre base de données en utilisant par exemple un logiciel ou outil en ligne CRM.
Les invitations
Vous êtes libre de choisir le format papier ou électronique. Envoyer un « save the date » afin que toutes les personnes concernées puissent réserver la date et faire des projets à l’avance. Juste avant la fin de la période d’inscription officielle, envoyez un courrier électronique. Envoyez un deuxième rappel avec tous les détails pertinents juste avant l’événement.
Les réseaux sociaux
Le public cible et le type d’événement organisé déterminent le(s) réseau(x) social(aux) à utiliser. Tenez compte des caractéristiques propres à chaque réseau. Créez un hashtag bref, simple et divertissant pour votre événement et commencez à l’utiliser immédiatement. En effet, n’hésitez pas à créer des hashtags dédiés sur chacun de vos posts comme le nom de l’événement, ou des hashtags très recherchés tels que « #organiser événement ». Tweetez autant que possible.
N’oubliez pas d’inclure un logo ou une image et l’URL de la page de votre événement lorsque vous publiez des informations sur votre événement sur Facebook et LinkedIn. Les réseaux sociaux sont aujourd’hui les canaux les plus efficaces et offrent des parcours clients avantageux.
Influenceurs et partenariats
Certaines entreprises ou personnalités seraient sans doute ravies de vous aider et d’associer leur nom à votre événement. Essayez de conclure des accords avec des influenceurs et partenaires qui peuvent beaucoup vous apporter d’un point de vue marketing et communication, soit en utilisant leurs plateformes pour annoncer votre événement, soit en offrant des biens ou des services le jour même de l’événement.
12. Créer un contenu adapté à votre entreprise
Pour créer un événement mémorable, il faut un contenu unique, personnalisé et engageant. L’objectif stratégique de votre événement, ainsi que les exigences et les intérêts du public, doivent se refléter dans le contenu que vous fournissez à vos participants.
Pour que les participants aient l’impression de faire partie intégrante de l’expérience, partagez les moments forts, les remarques des orateurs et les images des coulisses. Vérifiez la pertinence des intervenants et de leurs présentations.
Les publications en direct sur les médias sociaux sont une méthode efficace pour maintenir l’intérêt des participants pendant chaque étape de la gestion du projet et de l’événement. Donnez-leur accès au programme, aux biographies des intervenants, aux conditions d’accès et à des informations utiles pour qu’ils puissent se préparer à l’événement.
13. Utiliser la gamification
Rendez votre événement divertissant et amusant. Pour animer la célébration, incluez des jeux et des divertissements, tels que des musiciens professionnels, des acrobates et des magiciens (surtout pour la partie soirée de votre événement) qui se produiront à des moments prédéterminés. Vous pouvez également inclure la réalité virtuelle ou augmentée pour apporter une note d’originalité et d’innovation.
14. Pensez à l’expérience des invités le jour J
Pensez à vos invités, les VIP et vos participants en général avant tout. N’hésitez pas à rappeler les informations essentielles et pratiques en amont, à créer une ambiance conviviale et chaleureuse sur l’événement avec des espaces dédiés pour se restaurer, échanger, profiter de l’événement.
N’oubliez pas non plus toutes les infrastructures telles que les toilettes, les points d’eau, l’accès aux personnes à mobilité réduite, les points d’informations selon l’envergure de votre événement… Ne pas avoir à chercher partout et ne pas créer de file d’attente trop longue optimisent l’expérience des participants de manière générale.
15. Formez et mobilisez vos équipes
Tant pendant l’événement que pendant la préparation de celui-ci, il est essentiel de répartir les tâches entre les membres de l’équipe. Séparez les responsabilités par fonction.
Par exemple, quelqu’un sera chargé de la zone d’inscription, une autre personne de l’accueil des personnes, de l’équipement, de la nourriture, des relations avec la presse, etc. Chaque personne doit avoir son propre espace et rôle dont elle sera responsable. Pour vous aider au mieux, voici quelques recommandations :
- Fournissez une liste claire des responsabilités de chaque membre de l’équipe afin que chacun sache à qui s’adresser en cas de questions spécifiques.
- Vous devez également avoir un chef de projet dédié à l’organisation de l’événement, responsable de vérifier le bon déroulement de celui-ci, étape par étape, du contrôle du projet de manière minutieuse, des imprévus, de la bonne communication en interne, de sorte à ne rien oublier.
- Veillez à préparer un mécanisme permettant une communication aisée pendant l’événement pour que tout le monde puisse communiquer correctement. Par exemple : des talkies-walkies, un système de messagerie collaborative accessible via une application mobile, comme Slack, sont très utiles en cas d’imprévu.
- Organisez un sondage et une séance de questions-réponses en direct.
- Enfin, pensez à mobiliser des volontaires via des associations pour avoir plus de personnes disponibles et faciliter la gestion de projet pour chaque étape. Pensez également aux écoles et universités où de nombreux volontaires seraient intéressés pour participer et vous aider.
Pour organiser vos événements, Weezevent vous propose des solutions de billetterie en ligne, de contrôle d’accès, de paiement cashless et des outils marketing et CRM !
