L’organisation d’un colloque est un excellent moyen de renforcer vos relations non seulement avec vos partenaires et clients actuels mais c’est également le moment opportun pour rencontrer des experts du domaine. Cependant, organiser un colloque demande une certaine préparation en amont ainsi que la prise en compte de nombreux éléments. Du choix de la salle, de la date, au thème et sujet central, il ne faut rien omettre !
Pour vous aider au mieux dans l’organisation de votre colloque, découvrez une liste non exhaustive de conseils et astuces pour un événement d’entreprise réussi.
Sommaire
1. Mais au fait, qu’est-ce qu’un colloque d’entreprise ?
Un colloque est un événement professionnel généralement organisé pour des grandes occasions, annuelles ou bisannuelles et qui rassemble des experts dans un domaine bien spécifique. Il peut s’agir d’un colloque autour des sujets environnementaux, politiques, économiques, sociaux, sportifs ou tout autre domaine, même de niche. Il s’agit d’une occasion toute particulière pour les participants de rencontrer de nouvelles personnes, clients et experts du domaine, de partager leurs connaissances, et de découvrir de nouveaux sujets spécifiques. Enfin, un colloque peut aussi bien rassembler des centaines de personnes voire des milliers sur tout un week-end, comme quelques dizaines de personnes sur une seule après-midi.
2. Pourquoi organiser un colloque d’entreprise ?
L’objectif premier d’un colloque pour une entreprise est de promouvoir la démocratisation d’un sujet donné ou un domaine particulier comme évoqué précédemment. Organiser un tel événement permet aussi à l’entreprise organisatrice de se positionner sur un secteur spécifique et concurrentiel, pour ainsi se démarquer des compétiteurs et renforcer sa notoriété. Si vous avez un budget conséquent, vous pouvez tout à fait devenir pionnier dans l’organisation d’un colloque annuel dans un secteur bien spécifique, et ainsi rassembler les personnalités et experts les plus convoités du secteur.
Au cours d’un colloque d’entreprise, de nombreux intervenants et experts peuvent venir présenter et démocratiser un sujet, au travers par exemple de tables rondes, de débats, de conférences etc. Une table ronde engage des conversations entre plusieurs intervenants qui explorent une idée, tandis qu’une conférence se concentre sur la présentation globale d’un thème ou sujet, souvent par une seule personne.
3. Bien définir la date et l’heure
Comme tout événement professionnel ou non, un colloque d’entreprise doit être organisé le plus tôt possible et une date ainsi qu’un créneau horaire doivent être définis avec précision. Pour un colloque de plusieurs jours, prévoyez le milieu de semaine si les participants regroupent des professionnels du secteur de partout en France. Organiser un colloque un week-end serait par exemple moins pertinent comme le cadre de l’événement est professionnel et non personnel.
4. Avoir un budget prévisionnel précis
Il est indispensable d’avoir un budget prévisionnel bien défini avant toute préparation d’un colloque. En effet, vous devez établir non seulement les coûts futurs estimés, aussi bien fixes et variables, que les ressources envisagées. Une mauvaise surprise de dernière minute peut toujours arriver dans un événement, pouvant engendrer des coûts inopinés et non prévus. Voici quelques idées de coûts à envisager :
- Les coûts fixes pour la location du lieu, le matériel (chaises, tables…), la sécurité, les assurances, etc.
- Les coûts varient en fonction du nombre de participants et de la période choisie, comme les boissons, nourritures etc.
- Les dépenses liées à la mobilisation du personnel, de la logistique…
5. Choisissez le lieu adéquat
Le choix du lieu de votre colloque d’entreprise est également d’une importance cruciale dans l’organisation de ce dernier. Le lieu doit être parfaitement adapté au nombre de personnes que vous allez accueillir, à l’ampleur souhaitée de l’événement ainsi qu’être suffisamment équipé. La plupart du temps, les colloques d’entreprises ont lieu dans des salles dédiées aux événements d’entreprises (salons, conférences, foires…), mais cela peut également se faire dans un lieu plus petit et par conséquent moins cher comme une salle des fêtes locale par exemple. Le budget prévu et disponible va ainsi fortement influencer le choix de la salle pour l’organisation de votre événement.
6. La gestion des inscriptions
Une fois que vous avez pris en compte tous ces différents éléments, vient le moment de la gestion des inscriptions à votre colloque. Vous devez en effet gérer et faciliter les inscriptions et les paiements sur votre billetterie. Pour cela, pensez à proposer un système d’inscription et de billetterie en ligne, rapide à intégrer sur votre site web ou sur une page dédiée à cet effet. La création d’une solution interne peut être très chronophage et une page d’inscription bien faite est d’une haute importance pour l’expérience utilisateur et la facilité du parcours client depuis tout type d’appareil (PC, mobile, tablette…).
7. La promotion de l’événement
Une fois que les étapes majeures de votre colloque sont bien planifiées, il est essentiel de planifier la promotion de votre événement. Vous devez ainsi préparer un plan de communication et marketing efficace pour toucher le public ciblé et les experts souhaités. Pour cela, priorisez bien entendu les réseaux sociaux (Facebook, Instagram, LinkedIn…), les newsletters, les flyers et autres affiches selon la taille de votre colloque d’entreprise. Pensez également au sponsoring, pour bénéficier d’une visibilité accrue et d’une portée médiatique plus importante. Enfin, n’hésitez pas à contacter les administrations locales (mairies…) qui peuvent également vous aider à communiquer sur votre événement.
Les solutions de Weezevent sont précieuses pour une entreprise organisant un colloque car elles permettent de gérer efficacement les inscriptions des participants, de collecter les frais d’inscription en ligne et de fournir des outils de communication pour informer les participants des détails de l’événement.
