Dans de nombreuses situations, il est plus pertinent d’organiser un événement 100% en ligne plutôt qu’en face-à-face, et c’est d’ailleurs une tendance que l’on observe chez les organisateurs qui utilisent Weezevent. Un événement en ligne peut avoir plusieurs objectifs, comme la présentation d’un nouveau projet ou d’un nouveau produit de l’entreprise. Ce type d’événement s’est extrêmement développé au cours de contextes tels que le Covid 19.
Les outils technologiques sont aujourd’hui assez développés pour vous permettre d’organiser facilement différents types d’événements en ligne. Voici donc nos conseils pour vous lancer dans l’organisation d’événements virtuels avec des bases solides.
Sommaire
1. Les différents types d’événements virtuels
Un événement virtuel peut prendre plusieurs formes, en voici les principales :
- Le webinaire : il s’agit tout simplement du nouveau format du séminaire, qui se déroule en ligne. Cet événement vise à créer une interaction en temps réel entre le présentateur et le public, ce qui augmente l’engagement et crée un sentiment de communauté.
- La conférence en ligne : il s’agit exactement de la même chose qu’une conférence classique, à l’exception près que celle-ci se déroule à distance. Une des différences majeures est la mise en place d’un chat qui permet au maître de conférences de voir directement les questions, et ainsi de ne pas les oublier ou d’y répondre dès qu’il le peut.
- La formation : les formations en e-learning sont généralement plus courtes que les formations présentielles. Si elles sont à destination de salariés, ils sont ainsi absents de leur poste moins longtemps que s’ils devaient se déplacer pour plusieurs jours.
- L’atelier : il s’agit d’une discussion collaborative où vous et vos participants approfondissez un sujet spécifique en détail.
Il existe une multitude d’événements virtuels autres que ceux-ci comme les streams (un live sur une plateforme telle que Twitch) ou encore les réunions à distance.
2. Connaître les avantages, les inconvénients et les prérequis
Pas de frais de location de salles, des inscriptions accessibles dans les 4 coins du monde, une cible potentielle plus large… Les arguments en faveur de l’organisation d’événements virtuels ne manquent pas. Le plus parlant d’entre eux étant la possibilité d’attirer des participants de manière très directe : vous pouvez rediriger votre public vers votre site d’inscription (voir point 3) grâce à de la publicité en ligne ou du contenu spécialisé. Vous pouvez même suivre le taux de conversion de vos communications (voir point 9). Cela n’a rien à voir avec la communication classique de la plupart des événements : affichage dans des lieux locaux sans suivi des conversions, potentielle inefficacité de la communication…
Cependant, organiser un événement virtuel nécessite de s’intéresser aux outils digitaux. Il faut d’abord télécharger et configurer un logiciel de visioconférence — Zoom, Skype, Slack, Skype — avec les options nécessaires : fenêtre de chat, envoi de fichiers…
Il faut également disposer d’une bonne connexion internet et être assez charismatique pour mener un événement de ce genre. Pour les débutants, il est préférable de se lancer d’abord en petit groupe afin de prendre de l’assurance.
De plus, ce type d’événement peut entraîner une moindre implication de la part des participants en raison des distractions de leur environnement immédiat, comme leur téléphone portable ou les personnes présentes physiquement avec eux dans la pièce où ils se trouvent. Il est important de prendre en considération tous ces éléments avant de se lancer dans la conception d’un événement virtuel.
3. Gérer ses inscriptions en ligne
Pour réaliser les inscriptions en ligne de votre événement virtuel, vous pouvez créer un événement avec Weezevent en quelques clics afin de publier un module d’inscription sur votre propre site ou sur un mini-site dédié. Vos participants bénéficient ainsi d’une expérience d’inscription fluide et sécurisée.
De votre côté, l’avantage est de pouvoir recueillir des informations clés sur votre public afin de mieux le connaître et améliorer vos futurs événements.
4. Proposer un prix libre
La perception de la valeur d’une prestation virtuelle est différente pour tout le monde. Il peut donc être intéressant de proposer un prix libre pour vos webinaires, conférences, ateliers… Surtout si vous débutez. Vous saurez ainsi ce que vaut votre prestation selon vos participants. Cela vous permettra par la suite de fixer un prix définitif si vous le souhaitez mais également d’améliorer vos prestations pour augmenter leur valeur perçue.
Il est essentiel de traiter votre premier événement avec sérieux et professionnalisme afin d’encourager vos participants à y contribuer, au-delà du montant symbolique d’un euro, et surtout à y participer activement. Faites la promotion sérieuse de votre projet actuel et de vos futurs projets afin de commencer à en tirer un bénéfice.
5. Communiquer le lien de votre événement virtuel
Toutes les personnes s’inscrivant à votre événement via votre module reçoivent automatiquement un e-mail de confirmation comportant des informations légales : e-mail et adresse de l’organisateur, date de l’événement, etc. Ajoutez-y le lien de votre événement virtuel ainsi que des informations pratiques afin de rassurer et guider vos participants. Faites le maximum pour qu’ils soient au rendez-vous le jour J et que la connexion à votre événement soit aisée.
6. Rappeler les informations importantes
Avec WeezTarget, notre outil d’e-mailing et marketing, vous pouvez contacter les inscrits à votre événement à n’importe quel moment.
N’hésitez pas à prévoir plusieurs e-mails de rappel à vos participants. Vous pouvez prévoir de détailler la marche à suivre pour accéder au webinar (lien, horaire de connexion etc.), ou d’envoyer des rappels à J-7, J-1 et 1h avant le début de l’événement.
Une autre bonne pratique consiste à envoyer un e-mail dédié à la présentation du ou des intervenants à votre événement en ligne. Détaillez leur parcours, qualifications, et les sujets qu’ils aborderont. Cela permet aux personnes inscrites de se projeter davantage dans votre événement et de susciter de l’enthousiasme pour celui-ci.
Astuce : Au début de votre événement virtuel, contrôlez les participants avec leur nom/prénom en vous rendant sur votre interface Weezevent, puis Applications > Contrôle d’accès > Listes de contrôle > Actions [Nom de votre événement] > Démarrer le compostage. Vous pouvez ainsi cocher les cases correspondantes aux personnes présentes et connaître votre taux de participation.
7. Réinventer sans cesse votre événement
On ne le répète jamais assez : un événement doit sans cesse se réinventer afin de ne pas décliner. Organiser des événements virtuels est un bon moyen d’innover, à condition de le faire fréquemment sur le fond et la forme : trouver des nouveaux sujets, inviter des intervenants internationaux, animer différemment avec des formats interactifs… Votre imagination est votre seule limite !
Il est très facile de penser qu’il suffirait de répliquer un événement en face-à-face pour qu’il ait lieu en ligne, mais ne tombez pas dans ce piège. Une expérience virtuelle est complètement différente d’un rassemblement en face-à-face. Les interactions doivent y être d’autant plus présentes, avec des questions-réponses, des jeux ou des partages d’expérience. Par exemple, si vous organisez des webinaires ou workshops sur la productivité, montrez votre propre bureau de télétravail et l’envers du décor. Il faut donner de la matière à vos participants pour qu’ils tirent profit de votre événement virtuel.
Astuce : le meilleur moyen d’augmenter vos inscriptions est de programmer un intervenant phare de votre secteur d’activité. Il attirera un grand nombre de personnes grâce à sa notoriété et vous pouvez négocier un cachet plus faible que pour un événement où il doit se déplacer.
Si votre but est de vous développer dans ce domaine, vous devez chercher à accueillir et à attirer de plus en plus d’invités.
Par exemple, commencez votre premier contenu avec un intervenant d’une start-up, puis passez à un président d’une entreprise de taille moyenne et au fil des années, un PDG d’une multinationale. Cette évolution attira l’attention des plus grandes entreprises ainsi que des participants, vous faisant ainsi devenir une référence dans le milieu de l’événement virtuel.
Cet exemple est bien évidemment une stratégie parmi tant d’autres, selon les directions que vous souhaitez prendre par la suite.
8. Trouver de nouveaux partenaires
Organiser un événement en ligne peut vous permettre de vous créer un nouveau réseau de partenaires.
En effet, en vous sponsorisant par exemple de la publicité en ligne sur Instagram, YouTube, Twitch ou Facebook, les retombées seront bénéfiques pour eux aussi : ils seront visibles à travers un contenu différent de leur simple publicité pour leurs produits, ou bien cela leur donnera une image d’entreprise moderne et proche des événements qui innovent. Vous l’avez bien compris, le but ici est de trouver une nouvelle audience à l’aide de ces partenaires.
Découvrez notre article pour rédiger la demande de sponsoring idéal.
En ce qui vous concerne, une plus grande visibilité entraînera inévitablement une augmentation des inscriptions à votre événement. Cela est particulièrement vrai pour les jeunes, qui sont de fervents utilisateurs des réseaux sociaux. Vous pourriez ainsi observer une augmentation significative du nombre de participants à votre événement.
La promotion de celui-ci est donc primordiale et peut passer par des publicités partagées sur des réseaux sociaux professionnels comme LinkedIn, pour trouver une clientèle adaptée qui peut vouloir participer à votre événement.
Astuce : Découvrez l’option gratuite « community builder » entre Weezevent et Linkedin pour fédérer autour de votre événement.
9. Maintenir le contact entre chaque événement
Les événements virtuels ne sont pas incompatibles avec les événements en face-à-face. Ils sont mêmes un très bon complément pour aborder des thématiques différentes, donner envie de se rassembler, etc. C’est également un bon moyen de garder facilement contact entre deux événements en face-à-face — qui sont plus difficiles à organiser. Pour autant, le lien virtuel ne sera jamais aussi fort qu’un lien en face-à-face, sauf s’il est récurrent et à fréquence régulière — un rendez-vous en somme.
Ainsi, entre chacun de vos événements virtuels, engagez la discussion avec vos participants en leur demandant pourquoi ils apprécient vos contenus, soumettez-leur des questionnaires de satisfaction, ce qu’il aimerait aborder la prochaine fois…
Grâce à WeezTarget, segmentez très facilement vos envois de messages. En quelques clics, envoyez des messages attractifs aux bonnes personnes, aux bons moments, et sur le bon canal : e-mail, réseaux sociaux, etc. Vous pouvez même suivre en temps réel le nombre d’inscriptions et le chiffre d’affaires générés lors de chaque campagne.
Vous avez tous les outils pour poser les fondations solides de vos futurs événements en ligne. Découvrez toutes les fonctionnalités de Weezevent afin de recueillir des inscriptions sans efforts en cliquant sur le bouton ci-dessous :
