Festival Cruïlla 2021 : un dispositif sans précédent pour le premier grand festival non-distancié en Espagne

La récente fusion de Weezevent et PlayPass se matérialise en Espagne, autour du premier grand événement musical ayant lieu sans distanciation physique et limitation de mouvement depuis 2020 : le festival Cruïlla à Barcelone avec plus de 50 000 participants. Nos solutions ont permis de gérer le protocole de sécurité mis en place, qui comprenait la réservation de tests antigéniques pour tous les jours du festival, et des paiements 100 % cashless afin de minimiser les contacts et d’offrir une expérience sur site inégalée aux festivaliers. Nous vous détaillons le dispositif mis en place ci-dessous !

Sommaire

1. 1. Un dispositif unique : création de compte cashless et réservation de test antigénique
   2. Avant le festival : réservation de test antigénique et rechargement cashless
   3. Le jour du festival : test antigénique, cashless et contrôle d’accès
   4. Pendant le festival : un dispositif 100% cashless
   5. Après le festival : Remboursement des soldes restant

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1. Un dispositif unique : création de compte cashless et réservation de test antigénique

Compte tenu des besoins spécifiques du Festival Cruïlla pour cette édition spéciale, notre équipe technique a mis au point une solution innovante et unique au monde pour un processus sans faille : un module tout-en-un unifiant la création d’un compte cashless, la réservation de test antigénique pour chaque jour passé au festival, le paiement en ligne des tests réservés, et le rechargement du compte pour consommer sur place.

Ce module est un widget intégré au site web du festival et donc accessible à partir de n’importe quel appareil, qu’il s’agisse d’un mobile ou d’un ordinateur, et qui permet de gérer toutes les réservations et paiements de rendez-vous pour effectuer un test antigénique. Le même widget permet aux participants de recharger leur compte cashless en ligne, avant et pendant le festival.

2. Avant le festival : réservation de test antigénique et rechargement cashless

Tous les participants âgés de 7 ans et plus sont tenus d’effectuer un test antigénique quotidien et d’obtenir un résultat négatif afin d’avoir accès au festival. Afin de rendre ce processus aussi fluide et agréable que possible, les participants doivent réserver leur rendez-vous pour leur test quotidien via leur compte cashless, en payant directement le prix du test (avec un prix unitaire dégressif en fonction du nombre de jours de présence au festival) et en pouvant effectuer en même temps une première recharge de leur compte cashless. Voici le processus étape par étape :

1. Accès au site web du festival Cruïlla, où le widget est intégré en marque blanche pour respecter la charte du festival.

2. Création d’un compte cashless sans quitter le site du festival, en renseignant une adresse électronique et un mot de passe.

3. Renseignement des données personnelles.

4. Renseignement du code-barres du billet afin d’y associer le compte cashless.

5. Le compte cashless peut être rechargé directement et en un clic avec l’un des montants proposés ou en saisissant manuellement le montant souhaité. Il est également possible de passer cette étape pour recharger son compte à posteriori.

6. Renseignement des détails de la carte avec laquelle le paiement sera effectué. Il est possible (et recommandé) de sauvegarder les données saisies afin d’accélérer le processus pour les recharges ultérieures.

7. Réservation d’un ou de créneau(x) pour le(s) test(s) antigénique(s), un par jour de présence au festival étant requis. Une fois l’heure sélectionnée, elle est réservée et le portail d’accès est indiqué.

8. En cas de présence d’enfants jusqu’à 15 ans, il est possible de créer un compte familial. Si ces enfants sont âgés d’entre 7 et 15 ans, leurs tests antigéniques peuvent ainsi être gérés à partir d’un même compte. Tous les participants, indépendamment de leur âge doivent avoir un compte de créé.

Le développement de ce module « tout-en-un » par notre équipe technique a également nécessité une grande flexibilité et adaptation afin de pouvoir répondre à des particularités clés telles que :

• Gestion des différents prix ou gratuité des tests en fonction selon les types de pass
• Possibilité pour un adulte d’inclure un plusieurs mineur(s) dans le même compte pour la réservation des tests antigène. Dans ce cas, ils sont dirigés directement vers la « zone familiale » pour y être testés.
• Attribution automatique d’une zone selon l’heure sélectionnée pour le test, et calcul du nombre de places restantes dans chaque zone à ce moment-là.

3. Le jour du festival : test antigénique, cashless et contrôle d’accès

Le ou les jour(s) de venue au festival, les participants doivent se rendre au CCIB (à côté du Parc del Fòrum) à l’heure réservée pour effectuer un test antigénique. Ils ne pourront accéder au festival que si le test antigénique est négatif. Voici les détails de ce processus :

1. Vérification et remise du bracelet cashless : avant d’effectuer le test, le billet du participant est scanné et les données qui apparaissent à l’écran (données du compte cashless) sont vérifiées pour s’assurer qu’elles correspondent bien.
2. Réalisation du test antigénique : seulement si l’étape 1 a été passée avec succès, le partenaire Aina Group réalise le test et valide le résultat qui est envoyé via API à Weezevent.
3. Mise à jour des résultats reçus et activation des droits d’accès : une fois le résultat du test reçu, le compte en ligne du participant est mis à jour avec le résultat (positif ou négatif) et un email est envoyé avec cette information. Ce n’est que si le résultat est négatif que les droits d’accès sont activés afin que le participant puisse entrer dans le festival.
4. Contrôle d’accès : le bracelet contient à la fois le ticket d’entrée et la preuve d’un test négatif au COVID-19. Le contrôle d’accès est effectué en même temps qu’un nouveau contrôle d’identité effectué à l’aide de la carte d’identité du participant.
5. Le participant peut désormais profiter du festival et, s’il a rechargé son compte cashless avant d’entrer, peut commencer à consommer sans attendre.

4. Pendant le festival : un dispositif 100% cashless

Les paiements sur le site du festival sont 100% dématérialisés : les participants peuvent uniquement payer leurs consommations, merchandising, etc. à l’aide de leur bracelet cashless. Voici comment ce dispositif fonctionne :

1. Le cashless est la seule forme de paiement acceptée et le rechargement du compte cashless se fait en ligne via le compte personnel déjà créé pour la réservation et le paiement du test antigénique.
2. Il est possible de recharger le compte cashless en même temps que le paiement du test antigénique, ce qui garantit l’adoption du cashless puisque tous les participants auront créé un compte pour réserver les tests obligatoires.
3. Si les détails du moyen de paiement ont été enregistré lors de la création du compte et du paiement du test antigénique, le processus de recharge en ligne est d’autant plus facile et rapide pour le participant.
4. Le processus de paiement sur le festival est très simple : il suffit de poser son bracelet sur le terminal d’encaissement du serveur. Le solde est mis à jour automatiquement et, si le solde disponible n’est pas assez élevé, le rechargement peut être automatique ou manuel selon les choix du participant.

5. Après le festival : Remboursement des soldes restant

Après le festival, les participants seront remboursés pour tout solde non dépensé. Ce processus se fait automatiquement, sans que le participant ait besoin de faire une quelconque demande. Cela, en plus d’être pratique, invite les participants à charger leur compte cashless sans hésitation, et sans avoir besoin de contrôler exactement ce qui va être dépensé, ce qui encourage la consommation.

Vous organisez un événement à forte affluence ? Prenez contact avec notre équipe pour découvrir comment ce dispositif peut être adapté à vos besoins.

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