À mesure que l’ouverture de votre événement approche, votre rôle consiste à communiquer avec vos participants pour vous assurer que tout se déroule comme prévu. Pour ce faire, l’e-mail reste le meilleur canal de communication pour entretenir une relation avec ses participants et c’est celui qui possède le meilleur retour sur investissement.
Avec une solution de billetterie et d’inscription en ligne comme Weezevent, vous avez toutes les cartes en main pour communiquer efficacement par e-mail car vous collectez les adresses de tous vos futurs participants. Dans cet article, Thomas, notre spécialiste de la relation client et du parcours d’achat, Product Owner de WeezTarget, vous livre ses conseils pour communiquer par e‑mail auprès de vos participants avant votre événement.
Sommaire
- Détailler les informations pratiques – J-15
- Prévenir les fraudes et comportements à risques — J-10 à J-2
- Rappeler les détails à ne pas oublier – J-2
- Proposer des services additionnels – H-5
- Rassurer les participants en temps de crise
Contenu additionnel
- Mettre en forme ses campagnes e-mailing
- Préparer l’envoi d’e-mails en segmentant ses publics
- Exemples d’objets d’e-mails de rappel
1. Détailler les informations pratiques — J-15*
Lorsque vous créez un événement avec Weezevent, notre outil d’e-mailing et CRM créé automatiquement un groupe de contacts alimenté en temps réel avec les adresses e-mails des personnes qui achètent des billets pour votre événement — ou qui s’y inscrivent gratuitement. Cela vous permet d’envoyer facilement des e-mails à un public précis.
Avant un événement, entre 7 et 15 jours avant sa tenue, il est recommandé de rappeler quelques informations élémentaires à vos participants : dates et horaires de début/fin, programmation, activités, lieux et accès, moyens de transport, hébergement… Cela limite significativement les malentendus qui peuvent perturber votre événement. Indiquez également comment vous contacter en cas de questions.
2. Prévenir les fraudes et comportements à risques — J-10 à J-2*
Certains individus voient les rassemblements festifs comme des opportunités pour adopter des comportements déviants. Arnaques, reventes de faux billets, violences sexuelles et sexistes, drogues… nombreuses sont les situations désagréables ou dangereuses dans lesquelles vos participants peuvent se retrouver.
Pour pallier à cela, mettez en place des actions concrètes (plateforme de revente officielle, fouilles, brigades de prévention et d’intervention, application d’alerte etc.), et communiquez largement auprès de vos publics.
3. Rappeler les détails à ne pas oublier – J-2*
Le jour J approche. Il est temps de communiquer les informations de dernière minute. La météo prévoit un superbe soleil ? Dites à vos participants de prévoir un chapeau et rassurez-les en précisant que vous avez prévu des zones ombragées et des points d’eau. Des averses sont annoncées ? Demandez à vos participants d’apporter le nécessaire en cas de pluie et prévenez qu’il y aura de quoi s’abriter.
Cela paraît trivial, mais les participants ne pensent pas forcément à tout lorsqu’ils se rendent à un événement — et ils peuvent le regretter. Surtout, c’est ce genre de petites attentions qui créent un lien entre vous et votre public. C’est de cette façon qu’ils s’attachent à votre événement et reviennent au fil des éditions.
4. Proposer des services additionnels – H-5*
Quelques heures avant l’ouverture de votre événement, proposez des services additionnels à vos participants : espace VIP, repas gastronomique, pass coupe-file… Le moment est propice pour leur faire découvrir ces services dès lors qu’ils se projettent à l’intérieur de votre événement. Montrez-leur que vous faites tout pour leur proposer une expérience événementielle optimale.
*Ces échéances sont indicatives, à vous de les adapter à votre planning de communication.
5. Rassurer les participants en temps de crise
Dans certains contextes, comme celui que nous avons connu avec le Covid-19, il est de bon ton de rassurer vos participants.
Rappelez les efforts fournis et les dispositifs mis en place sur le lieu de votre événement. Démontrez par A + B à vos participants que tout est fait pour qu’ils s’y sentent en sécurité et à l’aise pour partager des moments conviviaux. Soyez toutefois modérés pour ne pas faire planer un climat anxiogène qui créerait l’effet inverse de celui désiré.
Le Festival des Musiques Emergentes (Québec) détaille par exemple son dispositif face au Covid-19 dans un e-mail envoyé à ses publics, tout en ajoutant une touche sympathique à la fin du paragraphe en question :
“Cette année, la Scène Desjardins sera aménagée au Lac Kiwanis et accueillera un maximum de 250 personnes, tel que recommandé par la Santé publique. Il y aura également plusieurs lieux de concerts différents, à capacité réduite, éparpillés un peu partout dans la ville de Rouyn-Noranda. Des spectacles en 5 à 7 et en soirée, en plus de quelques surprises en journée seront présentés aux festivalier.e.s.”
Plus loin dans l’e-mail, le FME effectue un rappel ferme mais indispensable pour la pérennité des événements à long terme. Car si les participants à des événements adoptent des comportements responsables, la tenue de futurs événements pourrait être favorisée par les autorités :
“Le FME travaille fort pour offrir aux festivalier.e.s un événement haut en couleur. Il sera important de respecter les consignes mises en place pour assurer la sécurité de tous. Le port du masque sera obligatoire dans les déplacements, la distanciation devra être respectée en tout temps et la désinfection des mains sera aussi obligatoire dès l’arrivée des festivalier.e.s sur les lieux des spectacles. Le non-respect de ces consignes sanitaires entraînera l’arrêt du spectacle.”
Contenu additionnel
Les internautes sont sollicités en permanence via une multitude de canaux, dont les e-mails font partis. Pour ne pas perdre l’attention de vos publics, vous devez leur adresser le bon message, au bon moment, avec un objet et une mise en forme adéquats.
Pour vous aider dans cette tâche, découvrez nos conseils :
1. Mettre en forme ses campagnes e-mailing
Grâce à WeezTarget, vous disposez d’un modèle d’e-mail prêt à l’emploi afin d’envoyer à votre public des informations liées à votre événement (aperçu ci-dessous). Une dizaine de modèles pour des scénarios différents sont disponibles sur l’outil, en suivant le chemin Communications > Templates > Templates publiques.
2. Préparer l’envoi d’e-mails en segmentant ses publics
En utilisant un outil de CRM, vous pouvez engager vos différents publics de façon personnalisée. Pour cela, segmentez vos participants dans des groupes de contacts pour leur adresser des communications adaptées.
Quelques exemples d’usages :
- Indiquez comment retirer le merchandising acheté en cross-selling
- Envoyez un plan d’accès aux participants qui ne sont jamais venus à votre événement
- Remerciez les participants fidèles (codes promotionnels, gratuités, accès à des activités ou lieux inédits etc.)
3. Exemples d’objets d’e-mails de rappel
- [Nom de votre événement] : découvrez la programmation !
- Ateliers gratuits à [Nom de votre événement], inscrivez-vous !
- Gagnez du temps en préchargeant votre compte cashless [Nom de votre événement]
- Comment se rendre à [Nom de votre événement] ?
- Que pouvez-vous amener à [Nom de votre événement] ?
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- Où retirer mon [nom de l’objet acheté] ? [Nom de votre événement]
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Communiquer avec vos participants avant votre événement n’est qu’une partie de ce que Weezevent peut vous aider à accomplir. Découvrez sans tarder toutes les fonctionnalités de notre outil d’e-mailing et marketing :
