Le golf est un sport en pleine expansion au niveau mondial. En France, en 2021, la Fédération de golf a battu son record en termes de nombre de licenciés avec 430 000 adhérents.
Organiser un événement sportif de ce style peut donc s’avérer très intéressant pour vous. Suivez ces 5 étapes pour vous aider à en prévoir un :
Sommaire
1. Quelles sont les étapes préliminaires à considérer dans l’organisation d’un tournoi de golf
Vous devez tout d’abord, dans l’élaboration de votre événement, définir des objectifs précis comme le nombre de participants total, le type de golfeurs (amateurs, semi-professionnels ou professionnels) ou encore le format de votre tournoi (partie individuelle, format “Vegas”, etc.).
Ensuite vient le choix du site et de la date. Pour le site, contacter un club de golf afin de connaître leurs politiques et leurs frais de tournoi (droit de jeu, frais d’inscription au tournoi, aliments et boissons, etc.).. Le prix fluctuera selon ce que chaque parcours considère comme sa basse ou haute saison.
Pour la date, privilégiez bien évidemment le printemps ou l’été pour éviter au maximum le mauvais temps et garantir aux spectateurs et aux athlètes la meilleure expérience possible. Prenez bien en compte le fait que votre tournoi doit être accessible par un grand nombre de personnes, donc avoir lieu dans un endroit bien desservi, que ce soit en transports en commun ou en voiture. Prévoyez plusieurs mois entre l’annonce de votre événement et le jour J car cela permettra à un maximum de personnes de se rendre disponible.
2. Nos conseils pour simplifier l’inscription et la gestion des participants
Pour simplifier l’inscription et la gestion des participants, utilisez une billetterie informatisée adaptée à vos besoins. Grâce à celle-ci, vous pourrez simplement configurer votre billetterie en ligne, créer différents tarifs, mettre en place des promotions et gérer les inscriptions et catégories des golfeurs.
Créez un formulaire, qui vous permettra de connaître le nom, prénom, âge, niveau, adresse e-mail, etc..
Grâce à ces informations personnelles, vous pourrez leur envoyer des indications importantes pour le jour du tournoi, telles que : sur quel terrain se rendre selon leur niveau, où se trouvent les différents stands de nourriture ou encore quelles sont les activités de la journée.
En utilisant un outil d’e-mailing en ligne, il est possible de les contacter directement avant le début de votre tournoi pour leur communiquer toutes les informations nécessaires (l’heure d’arrivée, début de la partie…), ainsi qu’en post-événement pour les remercier d’être venus et les invités à votre prochain événement.
3. Quelles stratégies de promotion pour assurer le succès du tournoi ?
a) Médias spécialisés et sponsors
Pour assurer une bonne promotion de votre événement, il faut dans un premier temps orienter votre promotion vers des médias spécialisés dans ce secteur en particulier comme Golf Magazine, Fairways ou le Journal du Golf. Ce type de promotion touchera directement les passionnés de ce sport qui seront plus susceptibles d’être intéressés et ainsi d’acheter vos places.
Organiser un tournoi de golf peut s’avérer très onéreux. Pour éviter d’engendrer des frais trop importants de votre côté, essayez de vous associer avec des entreprises locales qui vous sponsoriseront pour que leur marque soit affichée sur votre tournoi.
Le bouche à oreille peut être aussi un bon moyen de promouvoir votre tournoi. Il a un pouvoir de contagion très important. Il peut vous permettre d’atteindre des cercles très éloignés du point de départ et sa diffusion peut être très rapide.
b) Les réseaux sociaux
La promotion de votre tournoi de golf se fera inévitablement par les réseaux sociaux (Facebook, Twitter, Instagram, Tiktok, Linkedin…).
Interagissez avec les utilisateurs ! Vous pouvez, leur proposer des jeux-concours pour gagner des places sur Instagram ou Twitter. N’hésitez pas à réaliser des contenus (photos/vidéos) de la préparation de l’événement ainsi que des lives pendant l’événement pour inciter ceux présents sur place, mais également à distance, à interagir.
Ce type de promotion est très utilisé de nos jours, alors misez principalement sur celle-ci pour qu’un maximum de personnes puissent connaître votre tournoi.
Essayez d’inviter des sportifs assez connus dans ce milieu pour satisfaire les fans les plus fidèles. Si vous y parvenez, incitez-les à faire la promotion de votre événement régulièrement pour maintenir un certain intérêt autour de celui-ci.
4. Comment gérer le jour J et le post-événement de manière efficace ?
a) Le jour J
Accueil des participants et contrôle d’accès
Le bon accueil de vos participants est primordial pour que votre événement se déroule bien dès le départ. Prévoyez un nombre suffisant de caisses pour gérer le flux de personnes et des files réservés aux VIP.
Votre système de contrôle d’accès doit être simple à utiliser pour vos bénévoles. Cet outil est très simple d’utilisation car il ne nécessite aucune formation et vous permet de contrôler les entrées de vos participants en temps réel, depuis n’importe quel navigateur internet ou depuis son application mobile.
Gestion des scores et affichage des résultats
Concernant la gestion des scores, déterminez dans un premier temps quel système de notation sera utilisé (Stroke Play, Stableford, Match Play, etc.) et familiarisez-vous avec les règles de calcul des scores choisi.
Pour la collecte de ceux-ci, veillez à ce que tout le monde remette leurs cartes de score à la fin de chaque tour ou à la fin de la partie. Affectez du personnel sur tout le parcours de golf pour collecter les cartes de score et vérifier leur exactitude, en s’assurant que toutes les informations nécessaires sont complètes et correctes.
Enfin, pour la saisie des scores, utilisez un système informatique dédié ou des logiciels spécifiques pour saisir les scores rapidement et efficacement. Veillez à ce que la saisie des scores soit effectuée avec précision pour éviter les erreurs dans les résultats finaux.
L’affichage des résultats est également un paramètre important à prendre en compte lors du jour J. Une fois que tous les scores ont été saisis et vérifiés, affichez les résultats de manière claire et visible pour tous les spectateurs. Cela peut être fait à l’aide de panneaux d’affichage physiques ou en ligne via un site web ou une application dédiée au tournoi.
b) Collecte des feedbacks post-événement
La communication post-événement est primordiale pour assurer le succès de celui-ci et pouvoir améliorer le prochain.
N’oubliez pas de remercier vos prestataires, le public et les athlètes de s’être déplacés. Dès le lendemain, ou le surlendemain du tournoi, envoyez-leur un e-mail avec ces remerciements, et ajoutez-y un questionnaire de satisfaction. Vos golfeurs doivent avoir obligatoirement pris du plaisir lors de cette journée ! Si ce n’est pas le cas, il est primordial de comprendre quels ont été les éléments déceptifs ou gênants.
5. Quels sont les éléments à ne pas négliger pour un tournoi de golf réussi ?
a) Sécurité et logistique
Sécurité des participants
La sécurité des participants à votre tournoi est l’un des aspects majeurs à prendre en compte. Assurez-vous dans un premier temps que le personnel médical est présent sur tous les endroits du parcours, et dispose d’une voiturette pour intervenir rapidement, en toutes circonstances.
Mettez ensuite en place des mesures de sécurité telles que des barrières autour des zones dangereuses comme les lacs ou les zones boisées si votre terrain en contient.
Enfin, informez les participants des règles de sécurité spécifiques au parcours et aux conditions météorologiques prévues.
Logistique générale
La logistique de votre événement est également à ne pas négliger. Planifiez dans un premier temps la gestion du trafic pour l’arrivée et le stationnement des participants, des spectateurs et du personnel.
Coordonnez la restauration pour vous assurer que les joueurs et les spectateurs disposent de suffisamment de nourriture et de boissons et prévoyez des installations sanitaires adéquates sur le parcours.
Enfin, organisez le transport des participants entre les différents trous ou parcours si nécessaire.
Pour les accès et les accréditations, établissez un système de contrôle d’accès pour garantir que seuls les participants autorisés et le personnel accrédité puissent accéder aux zones réservées. Distribuez des badges d’accréditation pour identifier les joueurs, le personnel et les VIP.
Enfin, s’agissant de la communication et de la coordination des informations, indiquez clairement les instructions et les règlements aux participants avant et pendant le tournoi et coordonnez les différentes équipes impliquées dans l’organisation pour garantir une exécution fluide de l’événement.
Cette dernière action est possible grâce à notre outil WeezCrew, vous permettant d’envoyer des SMS et des e-mails ciblés à vos équipes. Vous pouvez les segmenter en fonction des postes, programmer les envois, et récolter les réponses aux SMS en temps réel.
b) Hospitalité et expérience des participants
Lorsqu’on parle d’hospitalité et d’expérience des participants, on fait référence à l’ensemble des services, des installations et des interactions offerts aux participants d’un événement ou d’une activité pour garantir leur confort, leur satisfaction et leur engagement. Cela englobe divers aspects, notamment :
- Accueil et service client : Fournir un accueil chaleureux et professionnel dès l’arrivée des participants, en répondant à leurs besoins et en leur offrant une assistance personnalisée tout au long de leur présence.
- Hébergement et logement : Proposer des options d’hébergement de qualité qui répondent aux préférences et aux exigences des participants, en veillant à ce que les installations soient confortables et bien entretenues.
- Restauration : Offrir une variété d’options alimentaires de qualité, adaptées aux différents goûts et régimes alimentaires des participants, ainsi qu’un service efficace et attentionné pendant les repas et les pauses.
- Événements sociaux et activités de loisirs : Organiser des événements sociaux, des activités de réseautage et des divertissements qui permettent aux participants de se détendre, d’interagir et de créer des liens avec d’autres participants.
- Communication et gestion des attentes : Communiquer de manière proactive avec les participants avant, pendant et après l’événement pour leur fournir des informations pertinentes, répondre à leurs questions et vous assurer qu’ils ont une expérience positive et mémorable.
c) Rôle et gestion des bénévoles
Le rôle et la gestion des bénévoles sont essentiels dans la réussite d’un événement sportif comme le vôtre.
Recrutement et formation des bénévoles
La première étape de votre recrutement est d’identifier très clairement les besoins en personnel bénévole pour les différentes tâches et fonctions de l’événement. Il est préférable d’en prévoir trop que pas assez pour éviter de se retrouver dans une situation critique en cas d’afflux de personnes pour une situation quelconque.
Puis, élaborez des descriptions de missions pour attirer les bénévoles appropriés. Rien de pire pour un bénévole d’arriver sur place et de ne pas savoir sur quel poste aller !
Enfin, recrutez activement des bénévoles par le biais de divers canaux, tels que les réseaux sociaux, les sites web, etc. Sélectionnez les bénévoles en fonction de leurs compétences et de leur expérience.
La formation de ceux-ci passe par une explication claire et précise pour qu’ils comprennent leurs rôles et responsabilités, ainsi que les procédures à suivre. Désignez des responsables ou des superviseurs pour encadrer les bénévoles et les soutenir tout au long de l’événement et organisez des réunions pré-événement pour discuter des attentes, répondre aux questions et résoudre les problèmes éventuels.
Gestion des bénévoles
La gestion de votre équipe est un véritable challenge et passe par plusieurs points clés comme maintenir une communication ouverte et régulière avec les bénévoles pour les tenir informés des mises à jour, des changements et des instructions importantes.
Mettez en place un système de communication efficace via une plateforme en ligne pour faciliter la coordination entre les bénévoles et l’équipe organisatrice.
Vous avez déjà déterminé un lieu et une date pour votre tournoi de golf ? Ouvrez dès à présent les inscriptions avec une billetterie en ligne. Puis, anticiper la gestion des entrées avec une solution de contrôle d’accès simple et efficace.
