Créer un évènement demande toujours une organisation minutieuse car chaque détail compte pour satisfaire vos participants. L’arrivée du Covid-19 a mis en difficulté le secteur de l’événementiel et l’oblige à se réinventer. Les organisateurs doivent donc imaginer dès maintenant les événements de demain.
Comment protéger son staff en cas d’épidémie ? Quels outils peuvent vous aider dans cette démarche ? Combien de participants pouvez-vous accueillir au maximum pour garantir leur sécurité ? Nous vous livrons dans cet article des pistes pour organiser vos prochains événements en anticipant au maximum ces questions.
Sommaire
- Créer un protocole d’hygiène détaillé
- Engager du personnel formé
- Choisir des outils technologiques performants
- Fixer une jauge pertinente
- Optimiser la durabilité de votre événement
1. Créer un protocole d’hygiène détaillé
L’hygiène est de loin, depuis le début de la crise, le point le plus important et délicat auquel les organisateurs d’événements doivent porter attention. Pour que votre événement soit un succès, créez un protocole d’hygiène complet.
Mettez à disposition des masques et du gel hydroalcoolique, et veillez à ce que les participants les utilisent. Rappelez ce dispositif en plaçant des affiches aux endroits stratégies et en faisant des annonces au micro — comme dans les transports en commun. Soyez attentifs à l’application des gestes barrières et favorisez la distanciation nécessaire entre les participants.
2. Engager du personnel formé
Une le protocole d’hygiène créé, vous devez vous assurer qu’il est bien suivi. Garder ses distances de sécurité, porter le masque et utiliser du gel hydroalcoolique ne sont pas encore des réflexes et ils peuvent vite être oubliés lors d’un événement convivial — malgré leur importance du moment.
Pour ces raisons, une bonne gestion de votre staff en 2020-2021 implique que vous ayez une équipe de sécurité renforcée afin de montrer à vos parties prenantes que vous prenez à bras le corps votre responsabilité en tant qu’organisateur d’événements.
Nous ne savons pas quand le virus disparaîtra. Il est donc préférable de prendre des bonnes habitudes dès maintenant. C’est l’un des défis qui se posent aux organisateurs d’événements. Pour y parvenir, engagez des agents de sécurité qui ont été formé aux nouvelles normes.
3. Choisir des outils technologiques performants
Ils sont de plus en plus utilisés dans tous types d’événements et se révèlent souvent indispensables : les outils technologiques. Aujourd’hui, plus que jamais, vous devez considérer ce que peuvent vous apporter certaines solutions comme la billetterie en ligne, le contrôle des billets avec terminaux de scan et le cashless afin d’éviter le contact entre votre staff et vos participants.
Des écrans dynamiques placés aux endroits stratégiques de votre événement peuvent aussi aider votre staff à rappeler aux participants les gestes barrières à effectuer avec avec attention tout au long de l’événement.
4. Fixer une jauge pertinente
Le nombre de participants à un événement peut être considéré en lui-même comme un geste barrière. En effet, veillez à limiter votre jauge avec une billetterie en ligne afin de ne pas créer un rassemblement où la promiscuité physique serait trop forte. Pour cela, il faut prendre en compte la taille de votre lieu, sa configuration, et surtout les activités prévues. Pour une conférence dans une salle ou un tournoi de sport collectif dans un lieu ouvert, les avantages et les contraintes ne seront pas les mêmes. Surtout, tenez-vous informé des mesures officielles quant aux jauges maximales autorisées puisqu’elles peuvent changer régulièrement.
5. Optimiser la durabilité de votre événement
Dernier point, et pas le moins important : la durabilité de votre événement. Ce thème n’a jamais été autant d’actualité et il sera désormais un vrai critère pour le succès de votre événement. Dans le contexte actuel, munissez par exemple votre staff — et si possible vos participants — de masques réutilisables plutôt que jetables. Ces derniers sont beaucoup plus polluants. En parallèle, optez pour des gobelets et couverts biodégradables. Leurs “ancêtres” en plastiques sont champions de la pollution.
Ces solutions ne sont pas toujours les plus économiques à court terme, mais elles montreront un réel engagement de votre part qui sera bénéfique à long terme. Inspirez vos participants, vos partenaires, vos fournisseurs, vos invités à faire des efforts à leur tour. Enfin, customisez les masques réutilisables avec le logo et les couleurs de votre organisation afin de créer un sentiment d’appartenance et communiquer “gratuitement” en dehors de votre événement par du bouche à oreille.
Dans l’événementiel comme dans d’autres secteurs, il y aura vraisemblablement un effet avant et après Covid-19. Il est donc préférable de commencer à s’adapter tout de suite afin de saisir de nouvelles opportunités. Bénéficiez de toutes les fonctionnalités des solutions Weezevent et organisez votre futur événement en cliquant sur le bouton ci-dessous :
