Tomavistas Extra

El Festival Tomavistas ha confiado en Weezevent para la venta de entradas de su edición 2020 que ha tenido que ser aplazada por la situación sanitaria pero esto no ha impedido su reinvención en el ciclo de conciertos Tomavistas Extra, valiéndose de las herramientas tecnológicas de Weezevent para una gestión adaptada a las circunstancias.

El aplazamiento del festival implicaba ofrecer la posibilidad de reembolso a los compradores que no deseasen conservar su entrada para la edición 2021. Para ello, han contado con un módulo de reembolso Weezevent que ha facilitado y agilizado el proceso tanto desde el punto de vista del organizador como de los compradores.

Vender entradas nominativas y numeradas online para adaptarse a la situación sanitaria.

Después del aplazamiento de Tomavistas Festival, el organizador apostó por un ciclo de conciertos que se celebraría en Madrid en Septiembre del 2020, con su consecuente adaptación a la nueva normativa sanitaria. La configuración del recinto sería con mesas numeradas de 2 y 4 personas para respetar la distancia de seguridad entre los asistentes. Con WeezTicket, creamos un plano detallado del recinto, con sectores y la ubicación de las mesas para que el comprador escogiera su mesa directamente sobre el plano durante el proceso de compra de sus entradas, con diferentes tarifas en función de la ubicación y el tamaño de la mesa. También debía indicar los datos de todos los asistentes de la mesa comprada, generando así entradas individuales y nominativas.

Pese al éxito de este operativo, el ciclo se tuvo que cancelar 2 días antes de empezar por razones ajenas al festival. Sin embargo, el promotor decidió buscar alternativas y consiguió reubicar los conciertos en nuevas fechas y en dos nuevos recintos (IFEMA y La Riviera). Pudo contar con la tecnología y el soporte del equipo de Weezevent en todo el proceso que supuso este cambio. Debido a este cambio, fue necesario reubicar y enviar las nuevas entradas a los asistentes que quisieron conservar su entrada, teniendo en cuenta el tipo de entrada comprado para las fechas iniciales, y reembolsar a los que lo solicitaron. En el nuevo recinto, también se colocaron mesas respetando la distancia de seguridad, repartidas por sector. ¡Y esta vez sí, por fin, pudo celebrarse el ciclo con total éxito!

Asegurar el acceso de los asistentes de forma fluida y ágil.

Con tantos cambios, era necesario un control de acceso sin fallos y fluido para evitar aglomeraciones y controlar eficazmente que solo pudieran acceder los asistentes con entradas válidas para los conciertos reubicados. La generación de listas de control cargadas en los lectores de códigos de barras profesionales WeezAccess Pro, permitieron que así fuera.

El último concierto se realizó en un recinto diferente (La Riviera), para el que se establecieron dos entradas principales en función de la ubicación del asistente en la sala. Esta división se pudo gestionar también con éxito mediante listas de control diferenciadas por puerta de acceso.

Recoger datos y comunicar gracias a un CRM conectado a la venta de entradas.

Para Tomavistas es muy importante estar siempre cerca de su público, por lo que la comunicación, tanto para información práctica sobre el evento (cambios, etc.) como para informar de novedades, ofertas, etc. es clave.

Con WeezTarget, han podido mantener esta comunicación sin esfuerzo: los datos recogidos en el proceso de compra de entradas, incluida la aceptación de la RGPD, se actualizan automáticamente para, segmentar el público en un par de clics y enviar las comunicaciones necesarias, ahorrando tiempo a la organización y facilitándoles esta tarea.

Fotografías por cortesía de Adrián Yuste.