Global Esports Summit

Global Esports Summit (GES), el mayor congreso profesional de esports de Europa, se ha celebrado los días 27 y 28 de octubre de 2021 en Kinépolis, Ciudad de la Imagen. Tras la primera edición de 2019 y la cancelación de 2020 por confinamiento/pandemia debido al COVID-19, GES ha conseguido congregar en 2021 a 832 profesionales del ecosistema convirtiéndose en el mayor congreso profesional del sector esports internacional.

Como Ticketing & Access partner del evento, Weezevent ha provisto de la tecnología necesaria para la gestión de las inscripciones online, el proceso de acreditación y el control de acceso, adaptándose a las necesidades particulares de la organización y caminando a su lado en todas las fases del proyecto.

Gestionar online todos los tipos de asistente de forma sencilla

El widget de inscripción, integrado directamente en la web del evento, ha permitido gestionar las inscripciones y el pago de las mismas sin que los asistentes tuvieran que abandonar la página de GES en ningún momento.

En el proceso de inscripción, y tras la selección de las entradas deseadas, cada asistente introducía los datos que la organización decidió solicitar, diferentes según el tipo de entrada (general, estudiantes…). Estos datos son muy valiosos y se suman al conjunto de estadísticas que GES ha podido obtener mediante la gestión de los asistentes a través de la plataforma.

Gracias a la plataforma de Weezevent, hemos podido monitorizar desde el minuto uno cada reserva, compra y venta. Las diferentes clasificaciones que ofrece la página de Weezevent permiten obtener estadísticas muy claras de los segmentos de población y sus nacionalidades, además de otros factores clave como es la cifra de ganancias, la evolución de las ventas, o los asistentes por canal y tarifa. —Equipo Global Esports Summit—

Además de los asistentes de pago —ya sea del precio completo o con un descuento aplicado mediante un código promocional—, la gestión de invitados, prensa, conferenciantes y staff se realizó a través de la plataforma, de manera que todas las personas presentes en el evento estaban registradas en el sistema de forma que se podían generar, como veremos más adelante, sus acreditaciones.

Durante el evento, las inscripciones online siguieron abiertas. De esta forma, cualquier asistente de última hora podía comprar su entrada directamente online, evitando tener que gestionar dinero en efectivo en el punto de registro in situ.

Integrar las entradas en la app del evento

Mediante una conexión vía API, la app de GES ha podido recoger la información de cada entrada para que los asistentes pudieran tener su entrada disponible también dentro de la app: más cómodo y todo centralizado.

Al finalizar la inscripción, cada asistente recibía el e-mail de confirmación con su entrada adjunta pero también con un código. Este código identificativo del asistente se utilizaría posteriormente para acceder a la app de GES. Esto permitía al asistente acceder al evento tanto mostrando su entrada desde la app como en PDF.

Generar acreditaciones personalizadas al momento

En el punto de registro se implementó un proceso que permitía la validación de las entradas y la generación de acreditaciones personalizadas al momento. Un sistema profesional y eficiente que evita tener que imprimir todas las acreditaciones por adelantado y perder tiempo buscando la acreditación de cada asistente en el momento de su llegada.

El asistente presentaba su entrada —en la app del evento, en PDF o impresa— en el punto de registro, donde el personal de acreditación escaneaba el código QR de la misma con los lectores profesionales de control de acceso WeezAccess Pro. Esta acción enviaba una señal a una impresora térmica para lanzar la impresión de la etiqueta personalizada con los datos del asistente: nombre y apellidos, empresa o institución educativa y código QR. Para finalizar, se pegaba la etiqueta en el soporte de acreditación estándar y se entregaba al asistente, ya personalizada. ¡Todo esto en menos de 30 segundos por asistente!

Controlar las entradas y salidas con comodidad

Cada asistente, ya equipado con su acreditación personalizada, podía utilizar esta misma para entrar y salir del evento ​​—se escaneaba el código QR presente en la acreditación en cada entrada y salida—. Cómodo para el asistente, rápido, y útil para la organización, que pudo realizar un control de acceso in & out sin dificultad.