La organización de un evento de baile es todo un reto. Sin embargo, siguiendo unos simples pasos podrás ofrecer a los asistentes una experiencia inolvidable.
Índice
1. Tipo de evento de baile
Antes de embarcarte en la organización logística de tu evento de baile, tendrás que sentar sus bases para adaptar el contenido en consecuencia. Hazte las siguientes preguntas:
a) ¿Qué tipo de baile será el elegido?
A menudo los eventos de baile giran en torno a uno o varios tipos de baile. Para alguien a quien le gusta bailar, un evento de baile será más atractivo si sabe de antemano qué tipo de baile predominará en el evento. En efecto, un bailarín de tango puede sentirse incómodo rodeado de bailarines de hip hop y viceversa.
Definir un estilo de baile principal también permite promocionar el evento con mayor facilidad, invitando a los amantes de este baile en particular.
b) ¿Hay límite de edad en tu evento?
Algunos eventos de baile no están abiertos a menores de 18 años. Puedes hacerlo así o decidir abrir tu evento a todos los públicos. Lo importante es que especifiques bien estos criterios en el formulario de inscripción a tu evento.
Además ten en cuenta que la normativa puede variar si tu evento está abierto a menores o no.
c) ¿Ofreces una clase de baile?
En una fiesta centrada en el baile es habitual empezar por una pequeña clase impartida por un profesional de la disciplina escogida.
Está fórmula permite que todos los bailarines vayan calentando motores, que quienes no conocen el baile aprendan unos movimientos básicos y que quienes sí lo conocen revisen ciertos movimientos.
Los asistentes de todos los niveles estarán más relajados y serán más propensos a bailar juntos durante la velada.
d) ¿Los asistentes tienen que tener un determinado nivel de baile?
Tanto si incluyes una clase como si no, tendrás que definir si tu evento está abierto a todos los niveles o solamente a bailarines experimentados.
Para que todos se diviertan sin estrés ni aburrimiento, puedes ofrecer diferentes grupos divididos por niveles. Para ello, añade una pregunta de respuesta múltiple en el formulario de inscripción de tu plataforma de venta de entradas online.
e) ¿Cómo gestionar la asignación de parejas de baile?
Si organizas un evento centrado en un tipo de baile que se baila en pareja, tendrás que reflexionar sobre la mejor manera de gestionar la asignación de parejas.
Para que todo el mundo se divierta durante el evento, lo ideal es que haya tantos leaders como followers. De la misma forma que para la gestión de los diferentes niveles, puedes pedir a los asistentes que escojan un rol u otro en el momento de la inscripción a tu evento
Cuando hayas respondido a estas preguntas ya tendrás una idea más clara de cómo se desarrollará tu evento y de sus necesidades.
2. Escoger el lugar
El evento de baile ideal tiene lugar en el espacio ideal. Los asistentes tienen que poder disfrutar de las mejores condiciones posibles, siempre respetando tu presupuesto. Para encontrar este espacio ideal, puedes explorar varias opciones:
a) Alquilar una sala
Si tienes los medios, puedes plantearte alquilar una sala para la ocasión. Independientemente de dónde organices tu fiesta de baile, encontrarás salas en alquiler para todo tipo de presupuestos; por horas o por noches completas. A menudo, las salas ofrecen, de forma gratuita o de pago, equipos para ambientar musicalmente y con la luz adecuada tu evento de baile.
b) Acuerdo con una empresa
A veces, las empresas organizan eventos de forma conjunta con diferentes organizaciones. Puedes proponer este tipo de colaboración a bares y restaurantes de tu zona. De esta manera podrás tener a tu disposición una sala y el establecimiento sacará beneficio por las consumiciones de los bailarines.
También puedes ponerte en contacto con empresas más alejadas del sector del baile para organizar conjuntamente un evento original y único ( museo, tienda de discos, tienda de ropa vintage…).
c) El Ayuntamiento
Si representas a una asociación infórmate de las opciones que pueda ofrecer el Ayuntamiento. Es probable que el Ayuntamiento de tu ciudad cuente con una o varias salas municipales y que pueda poner una de ellas a tu disposición de forma gratuita o por un módico precio. Cuanto más poblada sea tu ciudad con más tiempo tendrás que reservar tu tía y ahora ideal. Empieza a realizar tus consultas sobre este tema con semanas o incluso meses de antelación.
d) El espacio público
Aunque pueda parecer sorprendente no es imposible organizar fiestas de baile en la calle. Sin embargo tendrás que conseguir una autorización del Ayuntamiento. Estos trámites se pueden demorar, por lo que has de consultar qué necesitas presentar cuanto antes. Realizar un evento en el espacio público conlleva también responsabilidades de orden, respeto y limpieza.
No olvides consultar también si necesitas alguna autorización complementaria para poner música. Realiza esta consulta Ayuntamiento y también a la SGAE (Sociedad General de Autores).
Independientemente del espacio que escojas, asegúrate del horario permitido evento de baile así como de la facilidad de acceso en transporte público y en coche.
3. Equipamiento
Una vez que hayas decidido el lugar de celebración de tu fiesta de baile puedes ponerte con el tema del material que necesitarás. Algunos espacios proporcionan material pero otros no y tendrás que ocuparte de equiparlo.
Según lo que quieras y tu presupuesto, así como si tu evento es recurrente o no, podrás alquilar o comprar el equipamiento necesario. No dudes en pedir consejo a profesionales para asegurarte de que haces una buena elección.
- Sistema de sonido: es difícil que los asistentes baile si no hay música. asegúrate de que tienes un equipo lo suficientemente potente para el tamaño del espacio escogido.
- Iluminación: para crear un ambiente agradable, evita las clásicas luces brillantes. En su lugar decídete por un ambiente discreto qué hará que los asistentes se sientan más cómodos.
- Comida y bebida: en un evento de baile no puede faltar el agua en cantidad suficiente. Si tienes las autorizaciones necesarias, también puedes servir alcohol, aunque los bailarines suelen preferir bebidas sin alcohol. En cuanto a la comida, busca ideas ligeras pero que les llenen de energía para seguir con el baile.
4. El día D
El día de tu evento de baile, asegúrate de recordar a los asistentes la información esencial sobre tu evento: a qué hora comienza el evento, la forma de llegar, lo que tienen que traer y lo que no está permitido, información sobre los servicios qué habrá en el recinto (bebida, comida) y cualquier otra información que consideres importante.
Para un acceso más fluido a tu evento, cuenta con una solución de control de acceso. De esta forma podrás comprobar la validez de las entradas y disminuir las colas para acceder al evento.
Es buena idea recurrir a un fotógrafo, profesional o aficionado, para que saque fotos del evento. Con una herramienta de emailing, podrás enviar en un par de clics las mejores fotos del evento a todos los asistentes. Los bailarines estarán encantados de recibir fotos del evento de baile al que han asistido.
Organizar un evento de baile es una forma estupenda de reunir a personas entusiastas del baile y ofrecerles pasar un rato divertido y festivo. Hazte la vida más fácil utilizando algunas herramientas sencillas como una plataforma de venta de entradas online, una solución de control de acceso y una herramienta de envío de emailing. Podrás hacer que tu evento sea todo un éxito y volver a invitar a los asistentes a una siguiente edición.
