Estamos orgullosos de que la reciente fusión de Weezevent y PlayPass se materialice en España como colaboración tecnológica en la primera gran cita musical sin limitación de movimientos ni distancia física —pero con mascarilla FFP2 obligatoria— desde la irrupción de la pandemia de COVID-19: el festival Cruïlla, que tendrá lugar en Barcelona los días 8, 9 y 10 de julio de 2021 y acogerá a 25 000 asistentes. Nuestras soluciones ayudan a gestionar el estricto protocolo de seguridad implementado, que incluye la realización de tests de antígenos cada día del festival y pagos 100% cashless para minimizar los contactos y ofrecer una experiencia inmejorable a los festivaleros. ¡Te contamos cómo funciona!
Índice
- Una solución innovadora: cashless & test de antígenos en uno
- Antes del festival: gestión de test de antígenos y recargas cashless
- El día del festival: test de antígenos, entrega de pulseras cashless y control de acceso
- Durante el festival: un operativo 100% cashless
- Después del festival: reembolso del saldo restante
1. Una solución innovadora: cashless & test de antígenos en uno
Dadas las necesidades específicas del festival Cruïlla para esta edición tan especial, nuestro equipo técnico ha desarrollado una solución innovadora y única en el mundo para un proceso sin fallos: un módulo «todo en uno» para el cashless y la reserva de hora y el pago de los tests de antígenos que los asistentes deberán realizarse cada día que acudan al festival.
Este módulo es un widget integrado en la página web del festival y por lo tanto accesible desde cualquier dispositivo, ya sea móvil u ordenador, que gestionará hasta 25 000 reservas de cita para realizar los tests de antígenos y el pago de todos ellos en unos pocos días. El mismo widget es el encargado de gestionar las recargas cashless, antes y durante el festival, que se realizarán 100% online, eliminando por completo las transacciones en efectivo en el recinto.
2. Antes del festival: gestión de test de antígenos y recargas cashless
Todos los asistentes de 7 años o más tienen que realizarse un test de antígenos diario y obtener un resultado negativo para poder acceder al festival. Para que este proceso sea lo más fluido y cómodo posible, los asistentes deberán reservar su cita para su test diario a través de su cuenta cashless, pagando directamente el precio del mismo (con un precio unitario decreciente en función del número de días de asistencia al festival) y pudiendo aprovechar para realizar una primera recarga de su cuenta cashless. Este es el proceso paso a paso:
1. Acceder a la página web del festival Cruïlla, donde está integrado el widget como marca blanca, respetando los colores corporativos y la imagen del festival.
2. Crear una cuenta cashless, utilizando la tecnología Weezevent y sin salir de la web del festival, mediante la introducción de una dirección de correo electrónico y una contraseña.
3. Completar los datos personales.
4. Introducir el código de barras de la entrada, de forma que esta quedará asociada a la cuenta cashless.
5. Posibilidad de recargar en el mismo momento la cuenta cashless con uno de los importes seleccionables en un clic o introduciendo el importe deseado a mano. También es posible saltar este paso y dejar la recarga de la cuenta para más adelante.
6. Introducir los datos de la tarjeta con la que se realizará el pago. Es posible (y recomendado) guardar los datos introducidos para agilizar el proceso en las posteriores recargas.
7. Reservar hora para la realización del test o tests de antígenos, uno por día de asistencia al festival. Al seleccionar la hora, se asigna automáticamente y se indica la puerta de acceso.
8. En caso de acudir con menores de hasta 15 años, es posible crear una cuenta familiar. Si los menores tienen entre 7 y 15 años, se pueden gestionar así también sus tests de antígenos desde un único sitio. Todos los asistentes, independientemente de su edad, han de tener una cuenta creada.
El desarrollo de este módulo «todo en uno» por parte de nuestro equipo técnico ha implicado además flexibilidad y adaptación para poder responder a particularidades clave como por ejemplo:
- Gestionar el precio diferente de los tests en función de si se trata de un abono o una entrada de día, o incluso gratuito para algunos tipos de entrada.
- Posibilidad de que un adulto incluya a un menor en la misma cuenta para la reserva de los tests de antígenos de ambos. En este caso se les dirigirá directamente a la «zona familiar» para la realización de los tests.
- Asignar automáticamente una zona según la hora seleccionada para el test y el cupo de plazas restantes por zona a esa hora.
3. El día del festival: test de antígenos, entrega de pulseras cashless y control de acceso
El mismo día del festival o cada uno de los días en caso de asistir varios días, los asistentes deben acudir al CCIB (junto al Parc del Fòrum) a la hora reservada para someterse al test de antígenos correspondiente. Solo podrá acceder al festival si el test de antígenos es negativo. Te contamos los detalles:
- Identificación y entrega de la pulsera: antes de realizar el test, se escanea la entrada del asistente y se comprueba que los datos personales que aparecen en pantalla (datos de la cuenta cashless) coinciden. Si es así, se vincula la entrada a una pulsera, que aún no será válida para acceder al festival (falta el resultado del test).
- Realización del test de antígenos: solo si se ha superado el paso 1 con éxito, Aina Group se encarga de la realización del test y de validar el resultado que se envía mediante API a Weezevent.
- Actualización de los resultados recibidos y activación de derechos de acceso: una vez recibido el resultado del test, de nuevo mediante la tecnología Weezevent, se actualiza la cuenta online del asistente incluyendo su resultado (positivo o negativo) y se le envía un e-mail con dicha información. Solo si el resultado es negativo, se le activan los derechos de acceso para que pueda entrar al festival.
- Control de acceso: la pulsera es a la vez entrada y justificante de estar libre de COVID-19. Se realiza el control de acceso junto con un nuevo control de identidad, verificando de nuevo el DNI del asistente.
- A disfrutar: el asistente ya puede disfrutar del festival e, incluso, si ha recargado la cuenta cashless antes de entrar, dirigirse directamente a por su primera consumición, sin demora.
4. Durante el festival: un operativo 100% cashless
Llegados al festival, la gestión de los pagos dentro del recinto es 100% cashless: los asistentes solamente podrán pagar sus consumiciones, merchandising, etc. con su pulsera. Así funciona:
- El cashless es la única forma de pago aceptada en el recinto del festival y las recargas de la cuenta cashless se realizan 100% online a través de la cuenta personal ya creada para la reserva y pago del test de antígenos, aunque habrá algunos terminales disponibles para la recarga in situ en caso de necesidad.
- Es posible recargar la cuenta cashless al mismo tiempo que se paga el test de antígenos, lo que garantiza la adopción del cashless por parte del público ya que todos los asistentes se habrán creado una cuenta para la realización del test y, por lo tanto, todos habrán comprendido el sistema de pago implementado en el festival y tendrán la mitad del trabajo hecho al disponer ya de una cuenta.
- Si en el momento de creación de la cuenta y pago del test de antígenos se guardaron los datos de pago, el proceso de recarga online es aún más fácil y rápido.
- Las consumiciones en el festival se pagan con gran comodidad: basta con acercar la pulsera al terminal de cobro del camarero. El saldo se actualiza automáticamente y, en caso de agotarse, basta con recargar la cuenta online. Rápido y sin colas.
5. Después del festival: reembolso del saldo restante
Después del festival, se procederá al reembolso del saldo cargado y no gastado en las cuentas cashless de los asistentes. Este proceso se realiza de forma automática, sin necesidad de que el asistente realice ninguna solicitud. Esto, además de cómodo, invita a los asistentes a cargar su cuenta cashless sin reparos, sin necesidad de controlar y cargar exactamente lo que se va a gastar, lo que incentiva también el consumo.
¿Organizas un festival? Ponte en contacto con nuestro equipo para descubrir cómo se adapta a tus necesidades el sistema cashless (¡y mucho más!), también en el contexto actual.
