Más allá de convicciones personales, antes de lanzarse a implantar el cashless en un proyecto, conviene estimar la repercusión de la decisión. Un análisis de los costes y beneficios permite, no sólo poner sobre el papel el impacto de cada uno de ellos, sino también evaluar, tras el evento, los resultados y comprobar si se han alcanzado los objetivos previamente fijados. Es evidente que hacer este ejercicio antes de dar el salto es fundamental, pero también es muy útil hacerlo a posteriori y año tras año.
Cada organización es diferente y cada proyecto cashless también pero, como referencia, hemos encontrado una serie de elementos en los que la implantación de este sistema tiene un impacto. Luego, es tarea de cada organizador evaluarlos en el contexto de su evento. Algunos de los indicadores son cuantificables, como el aumento de la cesta media, y otros no lo son tan fácilmente, como la satisfacción del público.
Hemos hecho el ejercicio fijándonos en la información recogida en más de 200 eventos durante tres temporadas.
Los resultados de este análisis reflejan un coeficiente de rentabilidad de entre X1,5 y X3.
COSTES
Los principales costes cuantificables se pueden dividir en tres conceptos, incluido un bloque correspondiente a los costes indirectos que habrá que tener en cuenta o no, según las características de la organización:
#1. Sistema Cashless
De media, supone un 5% del volumen de negocio generado in situ.
El coste del sistema incluye el software, la gestión del proyecto, el alquiler del material, el personal técnico, etc.
#2. Soporte NFC
Un soporte NFC tiene un precio medio de entre 0,40€ y 1€ (según el volumen y el tipo de soporte).
Los organizadores son los que eligen el tipo de soporte. La tarjeta es la opción más barata, especialmente para pequeñas cantidades. En general, hay que prever un pedido de tarjetas NFC para un 60% del público. La opción de la pulsera permite unir cashless y control de acceso en un solo soporte por asistente.
#3. Costes indirectos
Para un análisis exhaustivo, conviene tener en cuenta también ciertos costes indirectos:
- Gastos bancarios (cobro/reembolso): Estos gastos están relacionados con las recargas online. Sin embargo, sustituyen en gran medida los gastos bancarios de los TPVs físicos.
- Costes del despliegue de los bancos cashless: A no ser que se tuviera implantado anteriormente un sistema de tokens, ésta es una nueva partida de costes humanos y logísticos que hay que tener en cuenta. El coste es inversamente proporcional al volumen de recargas online (antes y durante el evento). Hay organizadores que llegan a superar el 60% en recargas online, lo que reduce los costes relativos al despliegue de puntos físicos de recarga en la misma proporción.
- Coste de la instalación de conexión a internet: Es recomendable tener acceso a internet en el recinto para poder hacer un seguimiento de la actividad en tiempo real y, sobre todo, para mantener activas las recargas online durante todo el evento. Este coste se puede considerar una inversión que supone un aumento de las recargas online y, en consecuencia, una experiencia cashless más ágil.
BENEFICIOS
Hemos clasificado en cuatro bloques los principales beneficios que hemos podido cuantificar de forma consistente y objetiva, siendo el último de estos bloques una lista de beneficios indirectos que es interesante tener en cuenta para un análisis completo:
#1. Aumento del volumen de negocio
Hemos observado un aumento de un 5% de la facturación de las barras y puestos de comida.
El cashless crea un contexto que favorece el consumo: recargas online (menos paradas en los bancos), reducción de tiempos en los pedidos (transacción inmediata, fin del cálculo mental para los camareros), menos hurtos…
Hemos tirado por lo bajo y nos hemos quedado con el dato del 5% de aumento del volumen de negocio, si bien, hay festivales que dicen haber aumentado su cesta media en más de un 20%. Es un dato difícil de cuantificar debido a la cantidad de factores externos que influyen y varían de una edición para otra: tiempo atmosférico, cartel, variación de precios, etc.
#2. Saldo cargado y no gastado
Esto supone, de media, un 6% de la facturación de las barras y puestos de comida o 2€ por asistente.
Al contrario que la mayoría de los sistemas de tokens, el cashless permite el reembolso del saldo cargado y no gastado, lo que supone un gran alivio para los asistentes, que se lo piensan menos a la hora de recargar. En el momento de la finalización del evento, el saldo acumulado puede representar hasta un 25% de la facturación y, tras el periodo de reembolso, se queda en torno al 6% ya que hay asistentes que no se molestan en reclamarlo o deciden donarlo para que el evento siga creciendo. Destacamos que este porcentaje es tres veces superior al que queda con un sistema de tokens que, a falta de posibilidad de reembolso, los asistentes son mucho más reticentes y calculadores a la hora de comprar fichas: «¿Cuántos tokens necesito para comprar 2 cervezas y 2 raciones de patatas?», lo que también congestiona los puntos de cambio.
#3. Política de gastos
De media, representa un 2% de la facturación de las barras y puestos de comida.
Además de las evidentes ventajas que hemos enunciado, los organizadores tienen la posibilidad de aplicar a los asistentes una política de gastos, de forma que estos contribuyan a la financiación del sistema, de manera similar a la fianza para los vasos reutilizables, por ejemplo.
#4. Beneficios indirectos
Lista de beneficios indirectos y otros impactos positivos que tener en cuenta para un análisis exhaustivo:
- Disminución del riesgo de fraude: Los comportamientos que implican pérdidas en las barras se reducen considerablemente, entre otras cosas, por haber eliminado las transacciones físicas. Como los camareros ya no tienen que dar el cambio (en efectivo o tokens), ya no pueden compincharse con algún asistente para llevar a cabo pequeños hurtos bajo el pretexto de errores humanos. A esto se añade una mayor seguridad alrededor del dinero en efectivo que circula dentro del recinto, al tener que proteger solamente los bancos y por la posibilidad de llevar a cabo un seguimiento individual de las operaciones de cobro. Una anécdota muy ilustrativa: en 2015, en el proceso de implantación de un sistema cashless en un festival francés, tras la formación ofrecida a los camareros habituales, de las 100 personas que asistieron a la formación, 30 decidieron no prestar sus servicios a causa del nuevo sistema…
- Disminución de las bebidas regaladas: Los organizadores indican que su ratio de pérdida por compra es inferior: tirando por lo bajo, podemos indicar un impacto de un 1% de la facturación. Esto se explica, en parte, por responsabilizar cada vez más a los camareros, que ahora tienen que registrar cada pedido en su terminal cashless, que hace de caja registradora. Incluso hay eventos que permiten a los camareros servir bebidas gratuitas utilizando su tarjeta de vendedor. Conclusión: las malas costumbres quedan reducidas a comportamientos marginales.
- Ideal para patrocinadores: El soporte NFC supone un nuevo espacio publicitario que se puede comercializar. El cashless, por su naturaleza de medio de pago alternativo e innovador, atrae tanto a colaboradores bancarios tradicionales como a agentes más modernos (PayPal, PayLib, LyfPay, etc.) pero también resulta atractivo a operadores de telefonía o marcas «millennials» (Deezer, Spotify, Blablacar…) para acciones de activación de marca.
- Flexibilidad de la política de precios: Posibilidad de incrementar el precio de un producto en 0,10€, por ejemplo, para responder a un aumento del precio por parte de un proveedor, sin preocuparse por las complicaciones con el cambio (en efectivo o en tokens).
- Creación de una base de datos: Al involucrar a los asistentes en un sistema de pago propio, la organización recopila información (correo electrónico, teléfono, etc.) que permite posteriores contactos bien focalizados. Para ilustrar este asunto, podemos fijarnos en cómo es habitual que los asistentes que han comprado su entrada a través de un distribuidor/revendedor (Ticketmaster, Entradas.com, Atrápalo, por citar algunos) sean anónimos para los organizadores. El anonimato se acaba en el momento en que el asistente se crea una cuenta cashless, ya que el organizador puede acceder a sus datos personales y entrar en contacto con él.
- Mayor oferta de prestaciones para colaboradores y patrocinadores, con nuevas posibilidades de activación de marca antes, durante y después del evento: El cashless es un servicio utilizado por la mayoría de los asistentes, llegando hasta el 70%, pero aún así parte de los organizadores y sus colaboradores/patrocinadores no aprovechan todo su potencial. La aplicación móvil del evento, por ejemplo, llega a bastantes menos personas pero es donde muchos concentran sus esfuerzos de marketing.
- Neutralización de algunos gastos tradicionales con otros nuevos: Algunos de los gastos de siempre quedan integrados en el sistema cashless, como los gastos bancarios de los TPVs, que se ven sustituidos por los gastos bancarios online o el pedido de pulseras tradicionales que se sustituye por el de pulseras NFC. Además, los gastos en seguridad disminuyen considerablemente al necesitar hasta 10 veces menos personal de seguridad en el transporte de fondos.
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¡Nos vemos por weezevent.com!
