Coronavirus COVID-19 : que faire en tant qu’organisateur d’événements ?

Coronavirus COVID-19 : que faire en tant qu’organisateur d’événements ?

Article mis à jour le vendredi 13 mars à 15h45

Note aux participants

Weezevent est seulement le logiciel de billetterie utilisé par nos organisateurs d’événements, aussi pour toute question relative aux remboursements d’un événement, nous vous invitons à contacter l’organisateur afin qu’il réponde à votre demande.

Vous trouverez ses coordonnées sur votre e‑billet, l’e-mail de confirmation et le site Internet sur lequel vous vous êtes inscrit.


En pleine période de crise concernant l’épidémie de Coronavirus COVID-19, les organisateurs d’événements sont fortement touchés et doivent s’adapter à de multiples contraintes extérieures. Voici donc les informations à connaître afin de prendre des décisions éclairées quant au maintien, à l’annulation, ou au report de votre événement.

Veuillez noter que cet article est à caractère informatif et qu’il ne s’applique pas à tous les événements. Chaque cas est particulier et vous pouvez vous adresser à des juristes professionnels pour étudier vos contrats, votre situation et clarifier les textes officiels.

Annuler, reporter ou maintenir, que faire ?

— Suivre les annonces des autorités

S’informer est primordial en période de crise, que vous deviez annuler ou non — par choix ou par obligation, consultez régulièrement le lien suivant pour être au courant des dernières décisions du gouvernement : bag.admin.ch — Nouveau coronavirus

Important : Vos conseillers Weezevent sont également à votre écoute en cas de questions. Contactez-les dès que vous avez un doute sur l’organisation de votre événement : weezevent.com/fr-ch/contact.  

— Rassurer lorsque l’événement est maintenu

Si votre événement est maintenu, pensez à rassurer vos participants en communiquant sur les dispositifs particuliers mis en place afin qu’il se déroule dans les meilleures conditions d’hygiène et de sécurité.

— Analyser toutes les options

Avant de prendre une décision définitive, mieux vaut ne pas agir dans la précipitation en annonçant une annulation sans être prêt à la gérer. Une annonce d’annulation amène forcément un flot de questions auxquelles il faut être préparé. Rapprochez-vous des autorités avant d’annuler votre événement. Ne prenez pas de décision unilatérale car cela vous pousserait à en assumer seul les conséquences.

Important : Vos conseillers Weezevent sont disponibles pour répondre à vos interrogations quant au maintien, au report ou à l’annulation de votre événement. Contactez-les avant de prendre une décision définitive : https://weezevent.com/fr-ch/contact/.

— Reporter à une date ultérieure

Dans certains cas, il est possible de trouver une solution alternative à l’annulation d’un événement : le report. Toutefois, cela n’est pas aussi simple qu’il n’y parait et vous devrez obtenir l’accord de toutes les parties impliquées dans l’organisation de votre événement. 

Comme pour l’annulation, ne prenez pas cette décision à la légère et ne vous précipitez pas pour l’annoncer. Cette solution de secours ne satisfera en effet pas tout le monde. Aussi, tout comme en cas d’annulation pure et simple, vous aurez l’obligation légale de rembourser les participants qui l’exigeraient en cas de report. 

Important : De nombreux participants seront susceptibles d’accepter le report et de jouer le jeu compte tenu de la situation exceptionnelle. D’un point de vue opérationnel, indiquez que les billets de l’édition initialement prévue seront bien valables pour l’édition reportée. 

Astuces

  • Dans les listes de contrôle de votre nouvel événement Weezevent, il vous suffira de sélectionner les tarifs de l’édition annulée. 
  • Offrez un service supplémentaire — place de parking, t‑shirt, conso sur place, meilleur emplacement — pour tout participant qui accepterait de se rendre à votre prochaine édition et que vous ne devriez donc pas rembourser.

— Communiquer pour gagner du temps

Vous pouvez informer les participants que vous êtes en contact avec les autorités et que vous reviendrez vers eux dès qu’il y aura du nouveau. Vous n’avez pas intérêt à annoncer une annulation si vous n’êtes pas prêt. C’est aussi le cas pour les modalités de remboursement que vous pourriez annoncer dans un second temps.

— Connaître vos obligations contractuelles

Recensez tous les tiers avec qui vous travaillez pour l’organisation de votre événement et reprenez tous les contrats signés avec ceux-ci. Vous connaîtrez ainsi toutes vos obligations et les conséquences à leur manquement si l’annulation de votre événement vous empêche d’honorer vos contrats.

Questions fréquentes

— Faut-il annuler mon événement s’il a lieu dans les prochaines semaines ?

Ne prenez surtout pas la décision d’annuler votre événement vous-même. En fonction de certains critères — utilité publique, etc. —, certains événements peuvent être maintenus en accord avec les autorités locales.

À l’inverse, selon les régions et en fonction des foyers de contamination — “clusters” —, des mesures renforcées peuvent être mises en place même si votre événement n’entre pas dans les critères des mesures nationales.

— Que puis-je faire pour éviter l’annulation de mon événement ?

Malheureusement, le contexte épidémique actuelle constitue un cas de force majeure et les mesures des autorités prévalent donc sur vos décisions.

Cependant, il vous est possible de reporter votre événement à une date ultérieure. Cette option peut-être une bonne alternative afin d’éviter de trop grandes pertes financières. Toutefois, le report de votre événement ne vous dispense pas de l’obligation de rembourser vos participants s’ils le demandent.

— Dois-je rembourser tous les participants si je suis contraint d’annuler mon événement ?

Oui, vous êtes tenus de rembourser les acheteurs de billets si votre événement est annulé, même s’il s’agit d’un cas de force majeure et que ce n’est pas vous qui avez pris la décision.

Par ailleurs, rappelons que d’un point de vue juridique, le billet est un contrat entre le producteur/diffuseur du spectacle et le spectateur. Toute modification liée au spectacle signifie donc que le producteur/diffuseur ne remplit pas son contrat, et doit donc rembourser le spectateur si celui-ci le souhaite. Le fait que l’événement soit reporté ou avancé — jour ou horaire — ou déplacé sur un autre lieu ne modifie en rien ce raisonnement.

Légalement, vous devez rembourser l’intégralité du prix payé, à savoir le prix du billet et les éventuels frais. Cependant, certains organisateurs font le choix de rembourser le prix du billet minoré des frais et commissions. Compte tenu des circonstances exceptionnelles liées au coronavirus COVID-19, ce choix pourrait être compris par vos participants.

ImportantLoi fédérale complétant le Code civil suisse — (Livre cinquième: Droit des obligations)

Astuce : Weezevent vous permet d’effectuer des remboursements partiels.

— Ai-je un délai maximum pour effectuer les remboursements ?

Vous n’avez aucun délai légal pour effectuer les remboursements auprès de vos participants mais nous vous invitons à faire de votre mieux.

Astuce : Avec Weezevent, mettez en place un formulaire de demande de remboursement afin de rembourser tout le monde ou seulement ceux qui le demandent. Fixez une date limite si cela occasionne pour vous des contraintes de comptabilité ou de trésorerie.

— Mes participants demandent un remboursement même si mon événement n’est pas annulé. Que dois-je faire ?

Vous n’avez pas l’obligation légale de les rembourser. En effet, si votre événement est maintenu c’est qu’il répond aux contraintes imposées par les pouvoirs publics. Vous pouvez donc les rembourser si vous le souhaitez, mais ce n’est en aucun cas une obligation.

— Puis-je solliciter des dons pour sauver mon événement ?

L’annulation de votre événement met en danger son équilibre économique ? Proposez aux participants et à tout un chacun de réaliser des dons en ligne afin que votre événement perdure et revienne une fois la période de crise terminée. Cette piste est notamment envisageable si vous avez une communauté solide prête à vous soutenir.

Astuce : Avec Weezevent, mettez en place une collecte de dons en quelques clics.

— Quelle est la politique de Weezevent concernant les remboursements ?

En temps normal, le remboursement d’un billet Weezevent est facturé 2CHF.

Cependant, par solidarité et compte tenu du caractère exceptionnel de la situation, Weezevent a décidé d’offrir tous les frais d’annulation à ses organisateurs.

— L’option assurance annulation à laquelle certains participants auraient souscrits couvre-t-elle les annulations liées au coronavirus COVID-19 ?

Malheureusement non, les risques de masse — épidémies, pandémies, etc. — sont exclus de la majorité des assurances annulation.

Ressources complémentaires

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