Coronavirus COVID-19 : que faire en tant qu’organisateur d’événements ?

Arti­cle mis à jour le ven­dre­di 13 mars à 15h45

Note aux par­tic­i­pants

Weezevent est seule­ment le logi­ciel de bil­let­terie util­isé par nos organ­isa­teurs d’événements, aus­si pour toute ques­tion rel­a­tive aux rem­bourse­ments d’un événe­ment, nous vous invi­tons à con­tac­ter l’organisateur afin qu’il réponde à votre demande.

Vous trou­verez ses coor­don­nées sur votre e‑billet, l’e-mail de con­fir­ma­tion et le site Inter­net sur lequel vous vous êtes inscrit.

En pleine péri­ode de crise con­cer­nant l’épidémie de Coro­n­avirus COVID-19, les organ­isa­teurs d’événements sont forte­ment touchés et doivent s’adapter à de mul­ti­ples con­traintes extérieures. Voici donc les infor­ma­tions à con­naître afin de pren­dre des déci­sions éclairées quant au main­tien, à l’annulation, ou au report de votre événe­ment.

Veuillez not­er que cet arti­cle est à car­ac­tère infor­matif et qu’il ne s’applique pas à tous les événe­ments. Chaque cas est par­ti­c­uli­er et vous pou­vez vous adress­er à des juristes pro­fes­sion­nels pour étudi­er vos con­trats, votre sit­u­a­tion et clar­i­fi­er les textes offi­ciels.

Annuler, reporter ou maintenir, que faire ?

— Suivre les annonces des autorités

S’informer est pri­mor­dial en péri­ode de crise, que vous deviez annuler ou non — par choix ou par oblig­a­tion, con­sul­tez régulière­ment le lien suiv­ant pour être au courant des dernières déci­sions du gou­verne­ment : bag.admin.ch — Nou­veau coro­n­avirus

Impor­tant : Vos con­seillers Weezevent sont égale­ment à votre écoute en cas de ques­tions. Con­tactez-les dès que vous avez un doute sur l’organisation de votre événe­ment : weezevent.com/fr-ch/contact.  

— Rassurer lorsque l’événement est maintenu

Si votre événe­ment est main­tenu, pensez à ras­sur­er vos par­tic­i­pants en com­mu­ni­quant sur les dis­posi­tifs par­ti­c­uliers mis en place afin qu’il se déroule dans les meilleures con­di­tions d’hygiène et de sécu­rité.

— Analyser toutes les options

Avant de pren­dre une déci­sion défini­tive, mieux vaut ne pas agir dans la pré­cip­i­ta­tion en annonçant une annu­la­tion sans être prêt à la gér­er. Une annonce d’annulation amène for­cé­ment un flot de ques­tions aux­quelles il faut être pré­paré. Rap­prochez-vous des autorités avant d’annuler votre événe­ment. Ne prenez pas de déci­sion uni­latérale car cela vous pousserait à en assumer seul les con­séquences.

Impor­tant : Vos con­seillers Weezevent sont disponibles pour répon­dre à vos inter­ro­ga­tions quant au main­tien, au report ou à l’annulation de votre événe­ment. Con­tactez-les avant de pren­dre une déci­sion défini­tive : https://weezevent.com/fr-ch/contact/.

— Reporter à une date ultérieure

Dans cer­tains cas, il est pos­si­ble de trou­ver une solu­tion alter­na­tive à l’annulation d’un événe­ment : le report. Toute­fois, cela n’est pas aus­si sim­ple qu’il n’y parait et vous devrez obtenir l’accord de toutes les par­ties impliquées dans l’organisation de votre événe­ment. 

Comme pour l’annulation, ne prenez pas cette déci­sion à la légère et ne vous pré­cip­itez pas pour l’annoncer. Cette solu­tion de sec­ours ne sat­is­fera en effet pas tout le monde. Aus­si, tout comme en cas d’annulation pure et sim­ple, vous aurez l’obligation légale de rem­bours­er les par­tic­i­pants qui l’exigeraient en cas de report. 

Impor­tant : De nom­breux par­tic­i­pants seront sus­cep­ti­bles d’accepter le report et de jouer le jeu compte tenu de la sit­u­a­tion excep­tion­nelle. D’un point de vue opéra­tionnel, indiquez que les bil­lets de l’édition ini­tiale­ment prévue seront bien val­ables pour l’édition reportée. 

Astuces : 

• Dans les listes de con­trôle de votre nou­v­el événe­ment Weezevent, il vous suf­fi­ra de sélec­tion­ner les tar­ifs de l’édition annulée. 
• Offrez un ser­vice sup­plé­men­taire — place de park­ing, t‑shirt, con­so sur place, meilleur emplace­ment — pour tout par­tic­i­pant qui accepterait de se ren­dre à votre prochaine édi­tion et que vous ne devriez donc pas rem­bours­er.

— Communiquer pour gagner du temps

Vous pou­vez informer les par­tic­i­pants que vous êtes en con­tact avec les autorités et que vous revien­drez vers eux dès qu’il y aura du nou­veau. Vous n’avez pas intérêt à annon­cer une annu­la­tion si vous n’êtes pas prêt. C’est aus­si le cas pour les modal­ités de rem­bourse­ment que vous pour­riez annon­cer dans un sec­ond temps.

— Connaître vos obligations contractuelles

Recensez tous les tiers avec qui vous tra­vaillez pour l’organisation de votre événe­ment et reprenez tous les con­trats signés avec ceux-ci. Vous con­naîtrez ain­si toutes vos oblig­a­tions et les con­séquences à leur man­que­ment si l’annulation de votre événe­ment vous empêche d’honorer vos con­trats.

Questions fréquentes

— Faut-il annuler mon événement s’il a lieu dans les prochaines semaines ?

Ne prenez surtout pas la déci­sion d’annuler votre événe­ment vous-même. En fonc­tion de cer­tains critères — util­ité publique, etc. —, cer­tains événe­ments peu­vent être main­tenus en accord avec les autorités locales.

À l’inverse, selon les régions et en fonc­tion des foy­ers de con­t­a­m­i­na­tion — “clus­ters” —, des mesures ren­for­cées peu­vent être mis­es en place même si votre événe­ment n’entre pas dans les critères des mesures nationales.

— Que puis-je faire pour éviter l’annulation de mon événement ?

Mal­heureuse­ment, le con­texte épidémique actuelle con­stitue un cas de force majeure et les mesures des autorités pré­va­lent donc sur vos déci­sions.

Cepen­dant, il vous est pos­si­ble de reporter votre événe­ment à une date ultérieure. Cette option peut-être une bonne alter­na­tive afin d’éviter de trop grandes pertes finan­cières. Toute­fois, le report de votre événe­ment ne vous dis­pense pas de l’obligation de rem­bours­er vos par­tic­i­pants s’ils le deman­dent.

— Dois-je rembourser tous les participants si je suis contraint d’annuler mon événement ?

Oui, vous êtes tenus de rem­bours­er les acheteurs de bil­lets si votre événe­ment est annulé, même s’il s’agit d’un cas de force majeure et que ce n’est pas vous qui avez pris la déci­sion.

Par ailleurs, rap­pelons que d’un point de vue juridique, le bil­let est un con­trat entre le producteur/diffuseur du spec­ta­cle et le spec­ta­teur. Toute mod­i­fi­ca­tion liée au spec­ta­cle sig­ni­fie donc que le producteur/diffuseur ne rem­plit pas son con­trat, et doit donc rem­bours­er le spec­ta­teur si celui-ci le souhaite. Le fait que l’événement soit reporté ou avancé — jour ou horaire — ou déplacé sur un autre lieu ne mod­i­fie en rien ce raison­nement.

Légale­ment, vous devez rem­bours­er l’intégralité du prix payé, à savoir le prix du bil­let et les éventuels frais. Cepen­dant, cer­tains organ­isa­teurs font le choix de rem­bours­er le prix du bil­let minoré des frais et com­mis­sions. Compte tenu des cir­con­stances excep­tion­nelles liées au coro­n­avirus COVID-19, ce choix pour­rait être com­pris par vos par­tic­i­pants.

Impor­tant : Loi fédérale com­plé­tant le Code civ­il suisse — (Livre cinquième: Droit des oblig­a­tions)

Astuce : Weezevent vous per­met d’effectuer des rem­bourse­ments par­tiels.

— Ai-je un délai maximum pour effectuer les remboursements ?

Vous n’avez aucun délai légal pour effectuer les rem­bourse­ments auprès de vos par­tic­i­pants mais nous vous invi­tons à faire de votre mieux.

Astuce : Avec Weezevent, met­tez en place un for­mu­laire de demande de rem­bourse­ment afin de rem­bours­er tout le monde ou seule­ment ceux qui le deman­dent. Fix­ez une date lim­ite si cela occa­sionne pour vous des con­traintes de compt­abil­ité ou de tré­sorerie.

— Mes participants demandent un remboursement même si mon événement n’est pas annulé. Que dois-je faire ?

Vous n’avez pas l’obligation légale de les rem­bours­er. En effet, si votre événe­ment est main­tenu c’est qu’il répond aux con­traintes imposées par les pou­voirs publics. Vous pou­vez donc les rem­bours­er si vous le souhaitez, mais ce n’est en aucun cas une oblig­a­tion.

— Puis-je solliciter des dons pour sauver mon événement ?

L’annulation de votre événe­ment met en dan­ger son équili­bre économique ? Pro­posez aux par­tic­i­pants et à tout un cha­cun de réalis­er des dons en ligne afin que votre événe­ment per­dure et revi­enne une fois la péri­ode de crise ter­minée. Cette piste est notam­ment envis­age­able si vous avez une com­mu­nauté solide prête à vous soutenir.

Astuce : Avec Weezevent, met­tez en place une col­lecte de dons en quelques clics.

— Quelle est la politique de Weezevent concernant les remboursements ?

En temps nor­mal, le rem­bourse­ment d’un bil­let Weezevent est fac­turé 2CHF.

Cepen­dant, par sol­i­dar­ité et compte tenu du car­ac­tère excep­tion­nel de la sit­u­a­tion, Weezevent a décidé d’offrir tous les frais d’annulation à ses organ­isa­teurs.

— L’option assurance annulation à laquelle certains participants auraient souscrits couvre-t-elle les annulations liées au coronavirus COVID-19 ?

Mal­heureuse­ment non, les risques de masse — épidémies, pandémies, etc. — sont exclus de la majorité des assur­ances annu­la­tion.

Ressources complémentaires

• Loi fédérale com­plé­tant le Code civ­il suisse — (Livre cinquième: Droit des oblig­a­tions)
• Com­ment rem­bours­er des par­tic­i­pants
• Com­ment rem­bours­er en cas d’annulation
• Oblig­a­tions légales en cas d’annulation d’un événe­ment