Contrôle / Vente sur place : le Wifi sur votre événement ?

Contrôle / Vente sur place : le Wifi sur votre événement ?

Vous vous êtes sure­ment déjà posés la ques­tion sur la néces­sité d’une con­nex­ion à Inter­net lors de l’ac­cueil et du con­trôle d’ac­cès ou pour faire de la vente. Voici donc les prin­ci­pales répons­es à vos ques­tions avec la solu­tion Weezevent.

Ce que je peux faire sans connexion Internet

Accueil et contrôle d’accès des visiteurs :

  • Sur list­ing papi­er édité par Weezevent : vous pou­vez à tout moment télécharg­er et imprimer la liste de vos par­tic­i­pants en la tri­ant par Nom, Prénom, n° de Bil­let ou encore par type de tarif. Cette liste com­prend une case qu’il vous sera facile de cocher. Cette liste est télécharge­able quand vous êtes con­nec­tés dans > Con­trôle des accès > Listes de con­trôle > BOUTON Télécharg­er cette liste au for­mat de con­trôle pdf.
  • Avec votre iPhone, iPad ou iPod et l’ap­pli­ca­tion WeezA­c­cess : vous pou­vez utilis­er un ou plusieurs de ces ter­minaux avec notre appli­ca­tion gra­tu­ite WeezA­c­cess pour accueil­lir et con­trôler votre pub­lic sans qu’une con­nex­ion Inter­net ne soit néces­saire. Cepen­dant, veillez à bien précharg­er via une con­nex­ion Inter­net la liste de con­trôle en ques­tion avant de vous ren­dre sur l’événe­ment pour ne pas être blo­qué une fois sur place. La base de don­née ain­si sauve­g­ardée sur l’ap­pareil sera ensuite util­is­able sans Inter­net, ce qui l’empêchera donc de se met­tre à jour et de remon­ter par exem­ple les nou­velles ventes réal­isées. De même si vous utilisez plusieurs appareils pour flu­id­i­fi­er l’opéra­tion, les appareils ne dia­logueront pas entre eux et un même bil­let/­code-barre pour­ra pass­er sur plusieurs appareils. C’est donc un scé­nario à éviter si de la fraude est à prévoir. Après l’événe­ment, vous pour­rez syn­chro­nis­er l’ap­pareil afin de faire remon­ter les don­nées stock­ées locale­ment sur chaque appareil et ain­si retrou­ver en ligne la liste des présents (une colonne “com­posté” se trou­ve dans l’ex­port de la liste des participants).
  • En louant des lecteurs pro­fes­sion­nels auprès de Weezevent : si vous n’avez pas d’i­Phone, iPod ou iPad ou pour des raisons de con­fort et de per­for­mance d’u­til­i­sa­tion, vous pou­vez louer auprès de Weezevent des iPods équipés d’un lecteur de code-barre pro­fes­sion­nel (WeezA­c­cessPro). Ces appareils fonc­tion­nent avec notre appli­ca­tion gra­tu­ite WeezA­c­cess et sont donc opéra­tionnels sans con­nex­ion Inter­net (veuillez lire le para­graphe ci-dessus à cet effet).

Vente sur place :

  • En imp­ri­mant des stocks de bil­lets avec Weezevent : si vous n’êtes pas sold-out avant le début de l’événe­ment et que vous souhaitez pro­pos­er des bil­lets à la vente, vous pou­vez sim­ple­ment imprimer un stock de bil­lets pour les dif­férents tar­ifs pro­posés. Cette fonc­tion appelée “Impres­sion de stock” (menu Ven­dre > Impres­sion de stock) vous per­me­t­tra de génér­er un ou plusieurs pdf con­tenant un tick­et par page qu’il vous suf­fi­ra ensuite d’im­primer avec n’im­porte quel imp­ri­mante de bureau. Atten­tion, pour que les bil­lets ain­si générés soient scannables, veillez à faire cette édi­tion avant de charg­er vos listes de con­trôle. En plus vous n’au­rez pas de frais de com­mis­sion ! Si vous dis­posez d’une imp­ri­mante ther­mique com­pat­i­ble avec notre ser­vice, vous pour­rez aus­si imprimer ces bil­lets sur celle-ci. Après l’événe­ment, afin d’avoir des comptes-ronds, pensez à bien sup­primer vos inven­dus dans la Liste des Participants.
  • En imp­ri­mant des tick­ets avec un imprimeur : pour avoir un ren­du très beau et qual­i­tatif ou par sim­plic­ité, vous pou­vez égale­ment faire imprimer des bil­lets à souche auprès d’un pro­fes­sion­nel. Ce n’est pas une oblig­a­tion, mais si vous ne dessouchez pas ces bil­lets et que vous souhaitez pou­voir les scan­ner, pensez à importer dans Weezevent (menu Ven­dre > Dis­trib­u­teurs > Imports dis­trib­u­teurs > autre) la série de code-barre générée par l’imprimeur.

Ce que je peux faire avec une connexion Internet

Contrôle d’accès :

  • Avec votre iPhone, iPad ou iPod et l’ap­pli­ca­tion WeezA­c­cess ou avec nos WeezA­c­cessPro : vous pour­rez ain­si avoir une vue en temps réel sur le nom­bre de per­son­nes scan­nées ou encore atten­dues, sur le taux de rem­plis­sage ou encore véri­fi­er si mon­sieur Dupont est déjà entré dans l’événe­ment. Grâce à la con­nex­ion, vous pour­rez suiv­re toutes ces infor­ma­tions pré­cieuses depuis l’autre bout de la zone. Vous pou­vez égale­ment avoir plusieurs points de con­trôles d’ac­cès, ain­si les douchettes com­mu­niquent entre elles via le réseau Wifi. Cela per­met ain­si d’éviter la fraude puisque les appareils se syn­chro­nisent entre eux. Cela per­met aus­si d’avoir une vue unique du nom­bre de per­son­nes sur site (plus besoin d’ad­di­tion­ner les comp­teurs indi­vidu­els des appareils). Autre avan­tage, vous pou­vez laiss­er les ventes en ligne ou sur place ouvertes si vous n’étiez pas sold-out.

Vous avez une coupure wifi pen­dant votre con­trôle ? Pas de soucis ! Nos douchettes sont asyn­chrones et con­tin­ueront de fonc­tion­ner quoi qu’il arrive ! Elles se resyn­chro­nis­eront une fois le wifi revenu !

  • Via mon inter­face Weezevent sur mon PC ou Mac : si vous n’avez pas d’ap­pareil de scan, vous pou­vez utilis­er l’in­ter­face Weezevent pour com­poster directe­ment les par­tic­i­pants ! Pour ce faire, ren­dez-vous dans la ges­tion de votre événe­ment puis sur le logo « clé et marteau » situé en haut à droite => Con­trôle des accès => Listes de con­trôle => Bou­ton “Voir les par­tic­i­pants de cette liste de con­trôle” => Com­poster. Vous pou­vez faire une recherche par nom, prénom, code-bar­res ou n° de billet.

Vente sur place :

  • Utilis­er le guichet Weezevent : quand vous avez une con­nex­ion Inter­net sta­ble, le meilleur moyen de ven­dre vos bil­lets sur place, c’est d’utiliser notre guichet car il est directe­ment lié à votre compte Weezevent, ce qui per­met de met­tre à jour en temps réel vos entrées. Cela per­met égale­ment que les bil­lets ven­dus soient scan­nés dans la foulée. En cas de vol de vos bil­lets vierges, ceux-ci ne pour­ront pas être scan­nés au guichet à l’in­verse des bil­lets que vous auriez pré-imprimés en avance.

Bonnes pratiques et astuces

  • Solu­tion de back-up : si votre dis­posi­tif dépend d’In­ter­net pour la vente sur place, si vous utilisez les Guichets de vente Weezevent notam­ment, prévoyez une clé 3G/4G qui pour­ra pren­dre le relais tem­po­raire­ment. Atten­tion, cette méth­ode peut être assez insta­ble car elle dépend du réseau cel­lu­laire et donc de chaque opéra­teur (Orange, Bouygues, SFR) et doit donc être une solu­tion de sec­ours ! (Con­tactez-nous) A défaut, vous pou­vez aus­si imprimer un stock de bil­lets qui peu­vent servir en cas de coupure inopinée du web.
  • Pour les événe­ments de grande enver­gure : Festiv’it, Frekences et Actistream sont des entre­pris­es qui s’oc­cu­pent de déploy­er un réseau Inter­net sur le lieu de l’événement.
  • Véri­fi­ca­tion de votre dis­posi­tif : en cas de doutes, n’hésitez pas à nous con­tac­ter pour nous deman­der notre avis sur votre dis­posi­tif, nous pour­rons vous pos­er les bonnes questions !
  • Un tech­ni­cien Weezevent à vos côtés : pour vous assur­er que tout fonc­tion­nera par­faite­ment et pour vous soulager de la pré­pa­ra­tion, instal­la­tion et for­ma­tion des équipes, … vous pou­vez com­man­der l’in­ter­ven­tion d’un de nos spé­cial­istes. Cette presta­tion coûte 400 euros HT par journée (trans­port et cater­ing restent à la charge de l’organisateur).
  • En cas d’ur­gence : si vous avez un smart­phone, utilisez le partage de con­nex­ion que pro­pose celui-ci (dépend du réseau cel­lu­laire et décharge rapi­de­ment la bat­terie) pour con­necter tem­po­raire­ment vos appareils.
  • Astreinte tech­nique : si vous ren­con­trez des dif­fi­cultés lors de l’ex­ploita­tion, vous pou­vez nous appel­er au stan­dard (01 85 07 75 75) pen­dant les horaires de bureau ou sur l’as­treinte tech­nique (01 85 07 75 76) réservée aux organ­isa­teurs les week-ends et soirs après 19 heures.

Pour plus d’in­for­ma­tions sur les spé­ci­ficités tech­niques des besoins Inter­net, ren­dez-vous sur notre sup­port technique.

Vous trou­verez égale­ment une présen­ta­tion suc­cincte des dif­férentes solu­tions de con­trôle dans votre inter­face organ­isa­teur, dans l’on­glet Con­trôle des accès > Solu­tions de contrôle.

Image prin­ci­pale webaroo.com.au

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