Es muy probable que te hayas preguntado más de una vez sobre la necesidad de tener una conexión a internet a la hora de acoger a tus asistentes y controlar su acceso o también para vender entradas in situ. A continuación, respondemos a tus principales dudas, desde el punto de vista de las soluciones Weezevent.
LO QUE PUEDES HACER SIN CONEXIÓN A INTERNET
CONTROL DE ACCESO
- Con la solución WeezAccess Listing: desde tu área privada Weezevent, puedes descargar e imprimir en cualquier momento tu listado de asistentes, ordenándolo por Apellidos, Nombre, Nº de entrada o también por el tipo de tarifa. Para ello, tienes que entrar en Herramientas > CONTROL DE ACCESO > LISTAS DE CONTROL > Botón: “Descargar esta lista de control en formato PDF”. El listado incluye además una casilla para que puedas ir marcando quién ha accedido.
- Con la solución WeezAccess Mobile: desde la App Store (iOS) y la Play Store (android), puedes descargar, en tu smartphone o tablet, nuestra aplicación gratuita WeezAccess para realizar el control de acceso de tu evento. Si en el lugar de celebración del evento no vas a tener acceso a internet, no olvides descargarte previamente las listas de control o estarás bloqueado una vez allí. Una vez descargada la base de datos en el dispositivo, podrás utilizarla sin necesidad de tener una conexión a internet, pero ten en cuenta que las listas de control no podrán actualizarse y por tanto no aparecerán las ventas realizadas después de la descarga. Además, si decides utilizar varios dispositivos para agilizar el control de acceso, funcionarán sin internet pero no habrá comunicación entre ellos y por tanto cabe la posibilidad de escanear una misma entrada dos veces (con dos dispositivos diferentes). Por eso, es muy recomendable tener acceso a internet si se prevé un alto riesgo de fraude. Después del evento, podrás sincronizar los dispositivos utilizados durante el control de acceso, con el fin de subir los datos almacenados localmente en cada uno de ellos y de esta forma tener actualizado en tu área privada Weezevent el listado de los asistentes que han acudido a tu evento (hay una columna en la que podrás ver si se ha escaneado o no la entrada).
- Con la solución WeezAccess Pro: para un control de acceso más ágil y eficiente (especialmente si tienes más de 200 asistentes), puedes alquilar o comprar nuestros lectores móviles de control de acceso, compuestos por un iPod al que se ha incorporado un escáner de códigos de barras profesional. Estos aparatos funcionan con nuestra aplicación WeezAccess, por lo que también son operativos sin necesidad de conexión a internet (lee el párrafo anterior para más detalles).
VENTA EN TAQUILLA FÍSICA
- Imprimiendo un stock de entradas con Weezevent antes de que se celebre el evento: si no has llegado aún al aforo máximo antes del inicio del evento y quieres poner in situ entradas a la venta, puedes imprimir desde tu área privada Weezevent, entrando en el menú VENTA > Imprimir entradas, la cantidad de entradas que quieras para cada una de las tarifas ofertadas de forma presencial. Esta función de imprimir un stock de entradas te permitirá crear un archivo en formato PDF (una entrada en cada página del archivo), documento que sólo tendrás que imprimir con cualquiera impresora. Ten en cuenta que para que estas entradas se puedan escanear, tienes que hacer este proceso antes de descargarte las listas de control en los dispositivos de tu elección. ¡Además, con esta modalidad de venta in situ, no tendrás gastos por comisión! Si dispones de una impresora térmica compatible, también podrás utilizarla para imprimir las entradas. Después del evento, acuérdate de borrar las entradas que no hayas vendido del listado de asistentes, para que éste y los demás informes reflejen datos fieles a la realidad.
- Imprimiendo un stock de entradas a través de una imprenta antes de que se celebre el evento: para unas entradas de tipo talonario personalizadas, también puedes contratar los servicios de un profesional. Eso sí, si vas a querer escanear estas entradas, tendrás que importar los códigos de barras que ha generado la imprenta a tu área privada Weezevent, entrando en Herramientas > DISTRIBUIDORES > IMPORTACIÓN MANUAL.
LO QUE PUEDES HACER CON CONEXIÓN A INTERNET
CONTROL DE ACCESO
- Con la solución WeezAccess Mobile o WeezAccess Pro: podrás tener un panorama en tiempo real del número de personas escaneadas o que están por llegar, del porcentaje del aforo completado o comprobar si alguien ha acudido o no al evento. Gracias a la conexión a internet, podrás acceder a toda esta información desde la otra punta del recinto. También puedes tener varios puntos de control de acceso, ya que con el wifi los dispositivos se comunican entre sí y por tanto se sincronizan, así que ¡dile adiós al fraude! Además, tendrás acceso al número real de asistentes que están dentro del recinto (ya no hace falta sumar el contador individual de cada dispositivo). Otra ventaja más y de gran relevancia: puedes dejar abiertas las ventas online e in situ en el caso de que quedasen entradas disponibles. Estas ventas de última hora aparecerán en los dispositivos al estar conectados a internet.
¿Tienes un corte del wifi durante el control de acceso?
¡No te preocupes! ¡Nuestros lectores móviles de control de acceso seguirán funcionando independientemente de lo que pase y se volverán a sincronizar en cuanto vuelva a haber wifi!
- Con un ordenador conectado a tu área privada Weezevent: si no tienes dispositivos para realizar el control de acceso, también puedes utilizar tu interfaz Weezevent para escanear directamente las entradas de quienes vayan llegando. Para ello, entra en tu área privada Weezevent y ve a Herramientas > CONTROL DE ACCESO > LISTAS DE CONTROL > Botón “Ver los asistentes de esta lista” > Utiliza la barra de búsqueda para encontrar al asistente y haz clic en “Escanear”.
VENTA EN TAQUILLA FÍSICA
- Con la taquilla física Weezevent: cuando tienes una conexión a internet estable, el mejor medio para vender tus entradas en el propio recinto es utilizar nuestra taquilla física, ya que está directamente conectada a tu cuenta Weezevent, lo que te permitirá tener actualizada en tiempo real la información sobre todas las entradas que has vendido, ya sea online o in situ. Este sistema también permite que las entradas vendidas se consideren como ya escaneadas en el momento de su compra, lo que agiliza el acceso de estos nuevos compradores a tu evento por no tener que hacer otra cola más para controlar la validez de sus entradas. Además, el uso de la taquilla física Weezevent te protege de los posibles hurtos de entradas, ya que en este caso el hurto no genera pérdidas por ser entradas en blanco que no otorgarán por tanto derecho de acceso al evento, lo que no ocurriría con las entradas que hubieras impreso con anterioridad al evento por ser entradas válidas (impresión de un stock de entradas).
BUENAS PRÁCTICAS Y CONSEJOS
- Plan B: si utilizas internet para la venta de entradas in situ, concretamente si vendes con las taquillas físicas Weezevent, te recomendamos que lleves contigo un pendrive 3G/4G que pueda sustituir temporalmente a la red wifi. ¡Ojo, este método puede ser bastante inestable, ya que el pendrive depende de la red móvil y por tanto de cada operador (Movistar, Vodafone, Orange, por citar algunos), por lo que debe ser una solución temporal! O mejor aún, puedes imprimir un stock de entradas que te servirán en caso de corte inesperado de la red wifi.
- Plan B de emergencia: si tienes un smartphone, usa la opción “compartir internet” (depende de la red móvil y la batería del smartphone se agota con más rapidez) para conectar temporalmente tus dispositivos.
- Para los eventos de gran envergadura: asegúrate de contratar la instalación de una red wifi en tu evento con una empresa acostumbrada a hacer este tipo de instalaciones en grandes eventos.
- Segunda opinión sobre el planteamiento de tu logística: ¡en caso de duda, ponte en contacto con nosotros para que te demos nuestra opinión de experto sobre lo que estás planeando!
- Un técnico Weezevent a tu lado: para asegurarte de que todo funcione de maravilla y para ayudarte en la preparación, instalación y formación de tu equipo, puedes pedir la intervención de uno de nuestros especialistas. Este servicio tiene un coste de 400 euros (más IVA) por día (los gastos de transporte y dietas son también a cargo del organizador del evento).
- Servicio especial de Atención al cliente: si necesitas resolver un problema técnico urgente fuera del horario de oficina, llámanos al número de emergencias (exclusivo para nuestros organizadores) que encontrarás en tu área privada Weezevent.
EN RESUMEN:
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¡Nos vemos por weezevent.com!
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Si quieres obtener más información sobre los requisitos técnicos de conexión a internet para las ventas en taquilla física, consulta nuestro artículo de soporte online pinchando aquí.
También encontrarás una breve presentación de las diferentes soluciones de control de acceso dentro de tu área privada Weezevent, entrando en Herramientas > CONTROL DE ACCESO > SOLUCIONES.
