Consejos prácticos para organizar la mejor fiesta del verano

Consejos prácticos para organizar la mejor fiesta del verano

Para organizar una buena fiesta hoy en día hay que estru­jarse la cabeza y ponerse manos a la obra. En este artículo no sólo  te contamos cómo organizar una fiesta ¡sino que te damos también consejos para que sea una fiesta inolvi­dable!

La planificación ante todo

Cualquier fiesta que se precie necesita una buena prepa­ración. Coge un café y ponte a elaborar tu plan de acción, con varias semanas o meses de antelación si es necesario.

Cierra los ojos e imagínate tu fiesta ideal.

La prepa­ración empieza en la cabeza. Tienes que tener una idea muy clara de tu fiesta, con todas sus partes y detalles: espacios decorados, mojitos, juegos de luces, un payaso que hace moonwalk… en fin, que al cerrar los ojos seas capaz de visua­lizar comple­ta­mente la fiesta. Esta visua­li­zación mantendrá tu ánimo y tu motivación además de servir de guía para todo el proceso de prepa­ración.

En la misma línea, piensa un tema concreto que sirva de hilo conductor a tu fiesta. Trata de tener una idea bien definida sobre el tema y desarró­llala llegando lo más lejos posible en tu imagi­nación. Por ejemplo, en una fiesta de verano de temática hawaiana puede ser divertido hacer un concurso de abrir cocos… ¡y luego utili­zarlos para como vasos para los cócteles más veraniegos! Estos pequeños detalles son los que harán que tu fiesta sea memorable.

Pasa tu idea por la lupa del presupuesto

Cuando ya sabes exacta­mente cómo quieres que sea tu fiesta, toca coger papel y boli (u ordenador) y poner negro sobre blanco todo lo que necesitas. ¿Qué hace falta para que la visión que tienes de tu fiesta se convierta en realidad? ¡Haz la lista! De esta forma, el riesgo de olvidar algo se reduce drásti­ca­mente.

Collares de flores, pintura fluores­cente, servicio de catering, un presen­tador, etc. Intenta que la lista con lo que necesitas para la fiesta que has imaginado sea lo más exhaustiva posible.

Ya con la lista en mano, añade una columna en la que irás indicando, para cada elemento, el gasto corres­pon­diente. Estamos ya en el paso del presu­puesto. Tómate el tiempo de indicar los importes y de incluir una partida para los despla­za­mientos y los impre­vistos. ¡Los organi­za­dores muchas veces, equivo­ca­da­mente,  subes­timan estos gastos!

De esta manera, también podrás comprobar si tienes presu­puesto suficiente para tu fiesta y decidir qué hacer en caso de salirse de lo previsto (buscar patro­ci­na­dores, cambiar unos elementos por otros más baratos…).

Elabora un plan de comunicación

Una fiesta, a fin de cuentas, es un producto de comuni­cación. Por ello es impres­cin­dible que respondas a la pregunta: ¿A quién va dirigida la fiesta? ¿Quién puede estar interesado por este tipo de fiesta? ¿Quién me gustaría que acudiera a la fiesta?

A partir de las respuestas a estas preguntas podrás definir tu plan de comuni­cación. Si se trata de una fiesta entre amigos, bastará con una llamada, un mensaje o un e‑mail de recor­da­torio. Si, por el contrario, es una fiesta de pago, prepara los carteles, flyers y posts en redes sociales. Coloca los carteles, reparte los flyers y escoge las redes sociales según por dónde se mueva tu público objetivo y crea todos estos soportes de comuni­cación pensando en qué mensaje, tono, etc. llegará mejor a tu público objetivo. No está nunca de más crear alguna infografía. ¡No olvides incluir tu plan de comuni­cación en tu presu­puesto!

Diseña un plan de acción

Para acabar con la plani­fi­cación, puedes programar todas las acciones en el calen­dario, cada una en su momento: búsqueda del espacio, alquiler del material de sonido, compra de los elementos decora­tivos, prepa­ración de juegos y concursos, etc. De esta forma, tendrás un control 360º de la organi­zación material de tu fiesta.

No te olvides utilizar un buen sistema para gestionar las inscrip­ciones y las invita­ciones para tu fiesta. Así, podrás tener listas con las diferentes categorías de asistentes y controlar con total facilidad las entradas el día del evento.

Evita problemas

Una fiesta tiene inevi­ta­ble­mente una reper­cusión en el entorno, directo e indirecto, de la celebración de la misma. En lo que respecta al entorno directo, si tu fiesta tiene lugar en una zona residencial, es mejor que avises a los vecinos más cercanos y tampoco estaría de más poner un cartel comuni­cándolo con no menos de 3 días de antelación. Algunos ayunta­mientos prefieren que les avises direc­ta­mente, ¡infórmate!

En cuanto a las conse­cuencias indirectas, asegúrate de que tu fiesta cumple con las norma­tivas. Las fiestas privadas normal­mente no requieren de ningún tipo de papeleo. Sin embargo, para las fiestas de pago, anunciadas en cartel, con alcohol y música, infórmate sobre la normativa. Podría haber alguna tasa aplicable, por ejemplo, sobre la música. Es frustrante tener que parar un show a las 12 de la noche por solicitud policial.

Ten en cuenta la seguridad

Tienes que saber que eres respon­sable de la seguridad de tus invitados. La contra­tación de una persona o de un equipo para encar­garse de la seguridad tiene varias ventajas: inspira confianza en tus invitados, de forma que estarán más tranquilos y disuade a los alboro­ta­dores, sirviendo así de prevención para cualquier problema.

Si el público de tu fiesta es más bien joven, también es conve­niente contratar a una persona para hacer el filtro en la entrada, y otra para hacer compro­ba­ciones en el interior del recinto.

Asegúrate de tener buen sonido

Sonido y bebidas son el Yin y el Yang de una fiesta. Empecemos por el Yin, el sonido: alquila el material de sonido a una empresa seria. Las condi­ciones tienen que quedar claras: ¿Quién trans­porta el material? ¿A qué hora se tiene que instalar?

Haz pruebas de sonido con quien lo vaya a operar (DJ, animador….) unas horas antes de la fiesta. Si tu elección es un DJ, comprueba por ti mismo el nivel de sus actua­ciones, en internet o acudiendo a alguna fiesta en la que pinche. También puedes recibir orien­tación por medio de recomen­da­ciones.

Prueba el sistema de sonido aunque utilices uno propio. ¡Y evita tener sudores fríos sin necesidad!

Las bebidas

El Yang de una fiesta de éxito. Si quieres que tus invitados lo pasen bien, no puede faltar la bebida. Algunos organi­za­dores, incluso incluyen direc­ta­mente al menos una consu­mición con la entrada.

¡Es impor­tante que tengas bebidas suficientes, con alcohol y sin alcohol, en stock de principio a fin de tu fiesta!

Ahora te toca a ti: ¡aplica estos consejos, adáptalos a las parti­cu­la­ri­dades de tu evento y asegúrate una fiesta de éxito!

¡Nos vemos por weezevent.com!

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