Consejos prácticos para organizar la mejor fiesta del verano

Consejos prácticos para organizar la mejor fiesta del verano

Para orga­ni­zar una bue­na fies­ta hoy en día hay que estru­jarse la cabeza y pon­erse manos a la obra. En este artícu­lo no sólo  te con­ta­mos cómo orga­ni­zar una fies­ta ¡sino que te damos tam­bién con­se­jos para que sea una fies­ta inolvid­able!

La planificación ante todo

Cualquier fies­ta que se pre­cie nece­si­ta una bue­na preparación. Coge un café y ponte a elab­o­rar tu plan de acción, con varias sem­anas o meses de antelación si es nece­sario.

Cier­ra los ojos e imagí­nate tu fies­ta ide­al.

La preparación empieza en la cabeza. Tienes que ten­er una idea muy clara de tu fies­ta, con todas sus partes y detalles: espa­cios dec­o­ra­dos, moji­tos, jue­gos de luces, un paya­so que hace moon­walk… en fin, que al cer­rar los ojos seas capaz de visu­alizar com­ple­ta­mente la fies­ta. Esta visu­al­ización man­ten­drá tu áni­mo y tu moti­vación además de servir de guía para todo el pro­ce­so de preparación.

En la mis­ma línea, pien­sa un tema con­cre­to que sir­va de hilo con­duc­tor a tu fies­ta. Tra­ta de ten­er una idea bien defini­da sobre el tema y desar­ról­lala lle­gan­do lo más lejos posi­ble en tu imag­i­nación. Por ejem­p­lo, en una fies­ta de ver­a­no de temáti­ca hawa­iana puede ser diver­tido hac­er un con­cur­so de abrir cocos… ¡y luego uti­lizar­los para como vasos para los cócte­les más veranie­gos! Estos pequeños detalles son los que harán que tu fies­ta sea mem­o­rable.

Pasa tu idea por la lupa del presupuesto

Cuan­do ya sabes exac­ta­mente cómo quieres que sea tu fies­ta, toca coger papel y boli (u orde­nador) y pon­er negro sobre blan­co todo lo que nece­si­tas. ¿Qué hace fal­ta para que la visión que tienes de tu fies­ta se con­vier­ta en real­i­dad? ¡Haz la lista! De esta for­ma, el ries­go de olvi­dar algo se reduce drás­ti­ca­mente.

Col­lares de flo­res, pin­tu­ra flu­o­res­cente, ser­vi­cio de cater­ing, un pre­sen­ta­dor, etc. Inten­ta que la lista con lo que nece­si­tas para la fies­ta que has imag­i­na­do sea lo más exhaus­ti­va posi­ble.

Ya con la lista en mano, añade una colum­na en la que irás indi­can­do, para cada ele­men­to, el gas­to cor­re­spon­di­ente. Esta­mos ya en el paso del pre­supuesto. Tómate el tiem­po de indicar los importes y de incluir una par­ti­da para los desplaza­mien­tos y los impre­vis­tos. ¡Los orga­ni­zadores muchas veces, equiv­o­cada­mente,  subes­ti­man estos gas­tos!

De esta man­era, tam­bién podrás com­pro­bar si tienes pre­supuesto sufi­ciente para tu fies­ta y decidir qué hac­er en caso de salirse de lo pre­vis­to (bus­car patroci­nadores, cam­biar unos ele­men­tos por otros más baratos…).

Elabora un plan de comunicación

Una fies­ta, a fin de cuen­tas, es un pro­duc­to de comu­ni­cación. Por ello es impre­scindible que respon­das a la pre­gun­ta: ¿A quién va dirigi­da la fies­ta? ¿Quién puede estar intere­sa­do por este tipo de fies­ta? ¿Quién me gus­taría que acud­iera a la fies­ta?

A par­tir de las respues­tas a estas pre­gun­tas podrás definir tu plan de comu­ni­cación. Si se tra­ta de una fies­ta entre ami­gos, bas­tará con una lla­ma­da, un men­saje o un e‑mail de recorda­to­rio. Si, por el con­trario, es una fies­ta de pago, prepara los carte­les, fly­ers y posts en redes sociales. Colo­ca los carte­les, reparte los fly­ers y escoge las redes sociales según por dónde se mue­va tu públi­co obje­ti­vo y crea todos estos soportes de comu­ni­cación pen­san­do en qué men­saje, tono, etc. lle­gará mejor a tu públi­co obje­ti­vo. No está nun­ca de más crear algu­na info­grafía. ¡No olvides incluir tu plan de comu­ni­cación en tu pre­supuesto!

Diseña un plan de acción

Para acabar con la plan­i­fi­cación, puedes pro­gra­mar todas las acciones en el cal­en­dario, cada una en su momen­to: búsque­da del espa­cio, alquil­er del mate­r­i­al de sonido, com­pra de los ele­men­tos dec­o­ra­tivos, preparación de jue­gos y con­cur­sos, etc. De esta for­ma, ten­drás un con­trol 360º de la orga­ni­zación mate­r­i­al de tu fies­ta.

No te olvides uti­lizar un buen sis­tema para ges­tionar las inscrip­ciones y las invita­ciones para tu fies­ta. Así, podrás ten­er lis­tas con las difer­entes cat­e­gorías de asis­tentes y con­tro­lar con total facil­i­dad las entradas el día del even­to.

Evita problemas

Una fies­ta tiene inevitable­mente una reper­cusión en el entorno, direc­to e indi­rec­to, de la cel­e­bración de la mis­ma. En lo que respec­ta al entorno direc­to, si tu fies­ta tiene lugar en una zona res­i­den­cial, es mejor que avis­es a los veci­nos más cer­canos y tam­poco estaría de más pon­er un car­tel comu­nicán­do­lo con no menos de 3 días de antelación. Algunos ayun­tamien­tos pre­fieren que les avis­es direc­ta­mente, ¡infór­mate!

En cuan­to a las con­se­cuen­cias indi­rec­tas, asegúrate de que tu fies­ta cumple con las nor­ma­ti­vas. Las fies­tas pri­vadas nor­mal­mente no requieren de ningún tipo de papeleo. Sin embar­go, para las fies­tas de pago, anun­ci­adas en car­tel, con alco­hol y músi­ca, infór­mate sobre la nor­ma­ti­va. Podría haber algu­na tasa aplic­a­ble, por ejem­p­lo, sobre la músi­ca. Es frus­trante ten­er que parar un show a las 12 de la noche por solic­i­tud poli­cial.

Ten en cuenta la seguridad

Tienes que saber que eres respon­s­able de la seguri­dad de tus invi­ta­dos. La con­trat­ación de una per­sona o de un equipo para encar­garse de la seguri­dad tiene varias ven­ta­jas: inspi­ra con­fi­an­za en tus invi­ta­dos, de for­ma que estarán más tran­qui­los y dis­uade a los alboro­ta­dores, sirvien­do así de pre­ven­ción para cualquier prob­le­ma.

Si el públi­co de tu fies­ta es más bien joven, tam­bién es con­ve­niente con­tratar a una per­sona para hac­er el fil­tro en la entra­da, y otra para hac­er com­pro­ba­ciones en el inte­ri­or del recin­to.

Asegúrate de tener buen sonido

Sonido y bebidas son el Yin y el Yang de una fies­ta. Empece­mos por el Yin, el sonido: alquila el mate­r­i­al de sonido a una empre­sa seria. Las condi­ciones tienen que quedar claras: ¿Quién trans­porta el mate­r­i­al? ¿A qué hora se tiene que insta­lar?

Haz prue­bas de sonido con quien lo vaya a oper­ar (DJ, ani­mador….) unas horas antes de la fies­ta. Si tu elec­ción es un DJ, com­prue­ba por ti mis­mo el niv­el de sus actua­ciones, en inter­net o acu­d­i­en­do a algu­na fies­ta en la que pinche. Tam­bién puedes recibir ori­entación por medio de recomen­da­ciones.

Prue­ba el sis­tema de sonido aunque util­ices uno pro­pio. ¡Y evi­ta ten­er sudores fríos sin necesi­dad!

Las bebidas

El Yang de una fies­ta de éxi­to. Si quieres que tus invi­ta­dos lo pasen bien, no puede fal­tar la bebi­da. Algunos orga­ni­zadores, inclu­so incluyen direc­ta­mente al menos una con­sum­i­ción con la entra­da.

¡Es impor­tante que ten­gas bebidas sufi­cientes, con alco­hol y sin alco­hol, en stock de prin­ci­pio a fin de tu fies­ta!

Aho­ra te toca a ti: ¡apli­ca estos con­se­jos, adáp­ta­los a las par­tic­u­lar­i­dades de tu even­to y asegúrate una fies­ta de éxi­to!

¡Nos vemos por weezevent.com!

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