Para organizar una buena fiesta hoy en día hay que estrujarse la cabeza y ponerse manos a la obra. En este artículo no sólo te contamos cómo organizar una fiesta ¡sino que te damos también consejos para que sea una fiesta inolvidable!
La planificación ante todo
Cualquier fiesta que se precie necesita una buena preparación. Coge un café y ponte a elaborar tu plan de acción, con varias semanas o meses de antelación si es necesario.
Cierra los ojos e imagínate tu fiesta ideal.
La preparación empieza en la cabeza. Tienes que tener una idea muy clara de tu fiesta, con todas sus partes y detalles: espacios decorados, mojitos, juegos de luces, un payaso que hace moonwalk… en fin, que al cerrar los ojos seas capaz de visualizar completamente la fiesta. Esta visualización mantendrá tu ánimo y tu motivación además de servir de guía para todo el proceso de preparación.
En la misma línea, piensa un tema concreto que sirva de hilo conductor a tu fiesta. Trata de tener una idea bien definida sobre el tema y desarróllala llegando lo más lejos posible en tu imaginación. Por ejemplo, en una fiesta de verano de temática hawaiana puede ser divertido hacer un concurso de abrir cocos… ¡y luego utilizarlos para como vasos para los cócteles más veraniegos! Estos pequeños detalles son los que harán que tu fiesta sea memorable.
Pasa tu idea por la lupa del presupuesto
Cuando ya sabes exactamente cómo quieres que sea tu fiesta, toca coger papel y boli (u ordenador) y poner negro sobre blanco todo lo que necesitas. ¿Qué hace falta para que la visión que tienes de tu fiesta se convierta en realidad? ¡Haz la lista! De esta forma, el riesgo de olvidar algo se reduce drásticamente.
Collares de flores, pintura fluorescente, servicio de catering, un presentador, etc. Intenta que la lista con lo que necesitas para la fiesta que has imaginado sea lo más exhaustiva posible.
Ya con la lista en mano, añade una columna en la que irás indicando, para cada elemento, el gasto correspondiente. Estamos ya en el paso del presupuesto. Tómate el tiempo de indicar los importes y de incluir una partida para los desplazamientos y los imprevistos. ¡Los organizadores muchas veces, equivocadamente, subestiman estos gastos!
De esta manera, también podrás comprobar si tienes presupuesto suficiente para tu fiesta y decidir qué hacer en caso de salirse de lo previsto (buscar patrocinadores, cambiar unos elementos por otros más baratos…).
Elabora un plan de comunicación
Una fiesta, a fin de cuentas, es un producto de comunicación. Por ello es imprescindible que respondas a la pregunta: ¿A quién va dirigida la fiesta? ¿Quién puede estar interesado por este tipo de fiesta? ¿Quién me gustaría que acudiera a la fiesta?
A partir de las respuestas a estas preguntas podrás definir tu plan de comunicación. Si se trata de una fiesta entre amigos, bastará con una llamada, un mensaje o un e-mail de recordatorio. Si, por el contrario, es una fiesta de pago, prepara los carteles, flyers y posts en redes sociales. Coloca los carteles, reparte los flyers y escoge las redes sociales según por dónde se mueva tu público objetivo y crea todos estos soportes de comunicación pensando en qué mensaje, tono, etc. llegará mejor a tu público objetivo. No está nunca de más crear alguna infografía. ¡No olvides incluir tu plan de comunicación en tu presupuesto!
Diseña un plan de acción
Para acabar con la planificación, puedes programar todas las acciones en el calendario, cada una en su momento: búsqueda del espacio, alquiler del material de sonido, compra de los elementos decorativos, preparación de juegos y concursos, etc. De esta forma, tendrás un control 360º de la organización material de tu fiesta.
No te olvides utilizar un buen sistema para gestionar las inscripciones y las invitaciones para tu fiesta. Así, podrás tener listas con las diferentes categorías de asistentes y controlar con total facilidad las entradas el día del evento.
Evita problemas
Una fiesta tiene inevitablemente una repercusión en el entorno, directo e indirecto, de la celebración de la misma. En lo que respecta al entorno directo, si tu fiesta tiene lugar en una zona residencial, es mejor que avises a los vecinos más cercanos y tampoco estaría de más poner un cartel comunicándolo con no menos de 3 días de antelación. Algunos ayuntamientos prefieren que les avises directamente, ¡infórmate!
En cuanto a las consecuencias indirectas, asegúrate de que tu fiesta cumple con las normativas. Las fiestas privadas normalmente no requieren de ningún tipo de papeleo. Sin embargo, para las fiestas de pago, anunciadas en cartel, con alcohol y música, infórmate sobre la normativa. Podría haber alguna tasa aplicable, por ejemplo, sobre la música. Es frustrante tener que parar un show a las 12 de la noche por solicitud policial.
Ten en cuenta la seguridad
Tienes que saber que eres responsable de la seguridad de tus invitados. La contratación de una persona o de un equipo para encargarse de la seguridad tiene varias ventajas: inspira confianza en tus invitados, de forma que estarán más tranquilos y disuade a los alborotadores, sirviendo así de prevención para cualquier problema.
Si el público de tu fiesta es más bien joven, también es conveniente contratar a una persona para hacer el filtro en la entrada, y otra para hacer comprobaciones en el interior del recinto.
Asegúrate de tener buen sonido
Sonido y bebidas son el Yin y el Yang de una fiesta. Empecemos por el Yin, el sonido: alquila el material de sonido a una empresa seria. Las condiciones tienen que quedar claras: ¿Quién transporta el material? ¿A qué hora se tiene que instalar?
Haz pruebas de sonido con quien lo vaya a operar (DJ, animador….) unas horas antes de la fiesta. Si tu elección es un DJ, comprueba por ti mismo el nivel de sus actuaciones, en internet o acudiendo a alguna fiesta en la que pinche. También puedes recibir orientación por medio de recomendaciones.
Prueba el sistema de sonido aunque utilices uno propio. ¡Y evita tener sudores fríos sin necesidad!
Las bebidas
El Yang de una fiesta de éxito. Si quieres que tus invitados lo pasen bien, no puede faltar la bebida. Algunos organizadores, incluso incluyen directamente al menos una consumición con la entrada.
¡Es importante que tengas bebidas suficientes, con alcohol y sin alcohol, en stock de principio a fin de tu fiesta!
Ahora te toca a ti: ¡aplica estos consejos, adáptalos a las particularidades de tu evento y asegúrate una fiesta de éxito!
