[Consejo] : cómo mejorar la acogida y el control de acceso de tus asistentes

*Este artículo es especialmente interesante para los organizadores de eventos masivos, aunque también puede ser útil para cualquier otro organizador.

Para que el día de tu evento puedas gestionar el flujo de asistentes de forma rápida y eficaz, es imprescindible que crees un buen espacio de acogida y de control de acceso. Puedes configurar esta zona de muchas formas diferentes, en función del espacio y del tipo de evento.

¡Sigue los consejos que te damos a continuación para que todo vaya como la seda!

PASO 1: CONTROL VISUAL DE LAS ENTRADAS

Si tienes suficiente personal en tu equipo, es aconsejable realizar un control visual de cada entrada antes de dirigir al asistente hacia la zona de control de acceso. Así, evitaremos bloqueos innecesarios.

En caso de que alguien se presentase sin entrada, podrías redirigirle directamente hacia la zona de venta de entradas o hacia el punto de información (según cómo lo tengas organizado).

LA ZONA DE VENTA DE ENTRADAS

Si no has llegado al aforo máximo, puedes preparar un punto de venta física de entradas.

Aunque se hayan agotado las entradas sacadas a la venta online, algunos organizadores deciden reservar un cierto número de entradas para la venta in situ. Esta opción permite gestionar mejor las expectativas de los asistentes que dejan la compra de entradas para última hora y, sobre todo, disminuir la reventa de entradas en el mercado negro en los alrededores del evento.

Para realizar ventas físicas de entradas con la taquilla pórtatil Weezevent, necesitarás: acceso a una conexión eléctrica, acceso a internet, un puesto informático (ordenador/tablet) conectado por internet a tu área privada Weezevent y una impresora.

Aquí tienes más información sobre todos los servicios de venta presencial que Weezevent pone a tu disposición: https://weezevent.com/es/venta-de-entradas/experiencia-promotores/#vender.

EL PUNTO DE INFORMACIÓN

Este espacio te permite solucionar los eventuales problemas relacionados con las entradas.

Por ejemplo, puedes hacer que los asistentes pasen por este espacio para recoger un pase o una copia de sus entradas (entradas compradas a través de Weezevent) presentando el DNI.

Lo único que necesitas son dos puestos informáticos (ordenador/tablet) conectados por internet a tu área privada Weezevent y una impresora.

Para curarte en salud y estar protegido frente a caídas de la red wifi, Weezevent también te ofrece un router USB 4G en alquiler.

PASO 2: COLAS DE ESPERA

La organización es clave para un buen control de acceso, y la base de esta es una información completa y bien ubicada para que los asistentes no tengan dudas en cuanto a cómo proceder y por dónde.

Te aconsejamos instalar señalética con instrucciones sencillas desde la entrada de las colas.
Ej.: Señalética “Presenta tu entrada”, para indicar a los asistentes que enseñen sus entradas con el código de barras a la vista.

En caso de haber vendido entradas con diferentes características, este tipo de señalética te permitirá dividir la zona de acceso en varias colas distintas. Muy eficaz, por ejemplo, en caso de entregar pulseras correspondientes a pases de distintas características.
Ej.: “Pase 1 Día”, “Pase 2 Días”,…

El personal que se encuentre a la entrada de cada cola, puede aprovechar esta etapa de control previo de las entradas para redirigir a los asistentes a la cola que les corresponda.

Para el control riguroso de todas las entradas (electrónicas o térmicas, ya sean vendidas a través de Weezevent o de cualquier distribuidor), te recomendamos utilizar los lectores móviles de control de acceso profesionales WeezAccess Pro. Este sistema tiene muchísimas ventajas, como la rapidez y seguridad, el acceso a estadísticas completas…

Este sistema de control de acceso está también disponible de forma gratuita para iPhone y Android gracias a la aplicación WeezAccess Mobile, disponible en la App Store y en la Play Store. Ideal para cuando el volumen de asistentes no es muy grande.

Toda la información sobre nuestros los sistemas de control de acceso WeezAccess, aquí.

Es importante separar y dirigir las colas con un sistema de barreras. Recomendamos instalar estas barreras o vallas en forma de “Z” por varias razones:

• Los asistentes percibirán el tiempo de espera como más corto.
• El flujo de asistentes es más regular que con un sistema de barreras en línea recta, lo que evita amontonamientos y, en consecuencia, permite mantener un nivel alto de seguridad.

Aconsejamos colocar señalética en diferentes puntos de la cola con información de horarios, programación así como planos de acceso y de la sede del evento para facilitar la información a los asistentes.

PASO 3: SEGURIDAD – REGISTRO O CACHEO

Cada evento tiene sus propias necesidades de seguridad.

Para facilitar la tarea de los equipos de seguridad presentes en el recinto, es necesario efectuar un registro/cacheo previo de los asistentes. El personal encargado del registro o cacheo de seguridad deberá estar compuesto, como mínimo, por un hombre y una mujer.

Esta zona de seguridad se tiene que instalar justo a continuación del sistema de barreras en forma de “Z“ y antes de la zona de control de las entradas. Este procedimiento te ayudará a poner en marcha un sistema de filtro, permitiendo o no el paso a la siguiente etapa del control.

Te aconsejamos colocar papeleras en esta zona para que los asistentes puedan tirar cualquier objeto considerado peligroso.

Además, desde esa misma zona, se puede redirigir hacia la salida a las personas que no cumplan con los requisitos de seguridad a través de un camino delimitado, vigilado por agentes de seguridad.

PASO 4: CONSIGNA

Puedes autorizar la devolución de ciertos objetos (prohibidos dentro del recinto) al finalizar el evento. En ese caso, puedes instalar una consigna para los asistentes que deseen depositar ahí algunas de sus pertenencias y recogerlas a la salida. La zona de seguridad es un espacio ideal para instalar este tipo de consigna. Las condiciones de uso de la misma dependen de lo que decidas establecer.

Recomendamos que haya una persona de seguridad en esta zona, que haga de enlace entre la zona de registro/cacheo y la zona de control de entradas, y que se encargue de aligerar el flujo de asistentes dando las indicaciones pertinentes.

PASO 5: ZONA DE CONTROL DE ENTRADAS

Es muy aconsejable colocar señalética en el acceso a la zona de control de entradas.
Ej.: “Presenta tu entrada”.

En la gran mayoría de los casos, lo que más hace perder el tiempo durante el control de acceso es el tiempo que necesitan los asistentes para sacar y desdoblar sus entradas, por lo que es recomendable pedirles que las tengan a mano durante toda la duración del control, mostrando en todo momento el código de barras.

Te aconsejamos distribuir al personal que realiza el control de las entradas colocándolo al final de varias filas cortas y separadas entre sí por un sistema de barreras rectas. Con este sistema, los asistentes se irán distribuyendo en estas pequeñas colas y, en caso de problema técnico en una de las colas, podrán dirigirse a una de las otras.

Para optimizar el control de las entradas y evitar que algún asistente trate de entrar sin que se haya controlado su entrada, recomendamos que las personas encargadas del control se coloquen contra una de las dos barreras que componen la fila en la que se encuentran. Gracias a esta configuración, se pueden crear dos puestos de control por fila (uno a cada lado de la misma).

En caso de gran afluencia, tu personal encargado de controlar las entradas también podría moverse por las colas. Sin embargo, ten en cuenta que el encargado de regular la afluencia de asistentes es tu equipo de seguridad, y no el de control de entradas.

Hay que colocar a un supervisor del control de entradas a continuación de la etapa anterior. Seguramente, algunas entradas aparecerán como “no válidas” en la etapa de control. En este caso, el supervisor del control de entradas podría redirigir al asistente en cuestión hacia el punto de información correspondiente. Si fuera necesario, también se le podría redirigir hacia la entrada principal mediante el camino específico para este fin, delimitado y controlado por agentes de seguridad. El asistente podrá solucionar su problema en el punto de información o bien comprar una nueva entrada.

PASO 6: ZONA FINAL DEL CONTROL DE ACCESO

Con el fin de evitar amontonamientos innecesarios que podrían interferir en el correcto desarrollo del control de acceso, aconsejamos la presencia de varios agentes de seguridad que tendrían la misión de invitar a los asistentes a desalojar enseguida la zona, una vez controladas sus entradas.

No olvides que:

La fluidez del acceso de los asistentes a tu evento depende también de cómo esté escalonada la programación de tu evento. Si en la programación se prevé la actuación de alguien muy esperado, ten en cuenta que habrá un pico de afluencia en el control de acceso entre media hora y una hora antes de dicha actuación.

Para evitar problemas, te recomendamos:

• Abrir el recinto con suficiente antelación (entre media hora y una hora antes del inicio del evento).
• Si hay una actuación muy esperada, programarla al comienzo del evento.
  Y sobre todo:
• Todos estos consejos dependen, por supuesto, de la organización de tu evento y pueden adaptarse en función de tus necesidades. En ningún caso pueden sustituir a la valoración de una comisión de seguridad.

¡No dudes en ponerte en contacto con nosotros, llamando al 911 878 186 para que uno de nuestros expertos pueda guiarte!

Te deseamos un feliz evento, ¡con un control de acceso rápido y seguro!

¡Nos vemos por weezevent.com!