Una gala es un evento importante para organizaciones de todo tipo: empresa, colegio, asociación, ONG, club… un tipo de evento que tarde o temprano, todos pueden tener que organizar. Para que el objetivo de la gala se cumpla a la perfección (recaudación de fondos, celebración, entrega de premios…), es importante cuidar al detalle la organización.
El esfuerzo de planificación necesario a la hora de organizar una gala siempre es grande y hay que tomar las decisiones adecuadas en lo que concierne a la gestión. Hay que orquestarlo todo para que los asistentes a la gala se sientan mimados y especiales. Para ello, hay una serie de claves que te ayudarán a preparar y optimizar la gestión de tu gala y asegurarte así de que será todo un éxito. Te presentamos aquí nuestros consejos y los temas más importantes que tener en cuenta.
1. Conocer bien a los asistentes a tu gala
En función del tipo de gala que organices y de los objetivos de la misma, tendrás que gestionar también diferentes tipos de invitados. Es imprescindible que los conozcas bien: ¿Quiénes son? ¿A qué se dedican? ¿Desde dónde acudirán a la gala? ¿Vendrán solos o acompañados? ¿Cuántos serán?… Tendrás que tener en cuenta información como esta a la hora de tomar ciertas decisiones organizativas para la gala.
2. Crear un tema o concepto original y acorde al evento
El tema o concepto principal de tu gala tiene una importancia muy grande en el éxito de esta ya que tiene una influencia directa en la percepción que produces en el asistente potencial, desde el primer contacto con la gala.
Al escoger bien el concepto de la gala puedes despertar emociones e incluso comportamientos, lo que podría jugar a tu favor a la hora de alcanzar los objetivos que hayas fijado, además de hacer que la gala sea todo un éxito. Por eso es importante que pongas toda tu creatividad a trabajar y des con un tema original y acorde con tus objetivos y con la gala en general.
Cualquiera que sea el tema escogido, asegúrate de que proporcione un ambiente agradable, acogedor y único para los asistentes.
Además, el concepto tendrá que impregnar toda tu comunicación, de forma implícita o explícita, incluso en los e-tickets.
3. Escoger un recinto cómodo, atractivo y fácilmente accesible
El recinto y su localización condicionan afluencia de asistentes a tu gala, pero también la experiencia que estos vivirán. Conocerlos bien (como se indicaba en el primer punto de este artículo) de ayudará a escoger el lugar ideal para la celebración de tu gala. Las características básicas con las que debería contar el recinto son:
- Accesibilidad: Ten en cuenta de dónde vienen los asistentes y las posibilidades de transporte que tienen a su disposición para acceder a tu evento sin complicaciones.
- Carácter: El recinto tiene que estar personalizado de forma acorde a tu evento y reflejar el objetivo de la gala; tienen que ser un ambiente único sin necesidad de recurrir a un recinto inusual.
- Cómodo: Tu gala tiene que desarrollarse en un espacio en el que los asistentes puedan desplazarse con comodidad, juntarse en grupos pequeños y entablar conversación fácilmente.
4. Utilizar una plataforma que simplifique el envío y la gestión de las invitaciones
Para tu gala, también tendrás que enviar y gestionar invitaciones. Estas serán uno de los primeros puntos de contacto que los asistentes tendrán con el evento que estás organizando. Utiliza una plataforma de gestión de invitaciones online para facilitarte este reto organizativo. Este sistema te permitirá enviar invitaciones personalizadas y gestionar las distintas listas de invitados de las que dispongas.
Las invitaciones se convierten así en un verdadero soporte de comunicación; por ello, tienen que ser atractivas e indicar claramente los datos fundamentales como la fecha, el lugar del evento, la hora, el concepto y el desarrollo de la gala.
5. Vender entradas online con un sistema fácil para el asistente y para ti
Para que tu gala sea un éxito, la venta de entradas online también cobra una gran importancia. Para este punto de tu organización, escoge un sistema de venta e inscripciones online sencillo, fácil de utilizar tanto para el asistente como para ti, con suficientes funcionalidades para que te facilite la organización y la gestión de tu gala. Con el sistema de venta de entradas e inscripciones online adecuado podrás:
- <li»>Crear y personalizar las entradas a tu evento de forma sencilla.
- Integrar un widget de venta de entradas en tu página web o utilizar un microsite exclusivo para tu gala.
- Vender de forma segura y gestionar diferentes categorías de asistente.
- Consultar las estadísticas de venta de tus entradas en vivo y en directo.
- Exportar de forma sencilla los datos de los asistentes a tu evento.
6. Elegir bien las actividades y la animación
Las actividades y la animación de tu evento son la parte del evento que más recordarán muchos de los asistentes, por lo que hay que escogerlas con mimo.
Piensa bien en los tipos de asistentes que acudirán a tu evento, en los objetivos de tu gala (hay actividades o animaciones que podrían desviar la atención de los asistentes del verdadero fin de la gala), así que asegúrate de que todos los elementos trabajan en armonía y siempre con el fin de hacer que los asistentes vivan una gala memorable. Algunos ejemplos pueden ser actuaciones, subastas, tómbolas…
7. Seleccionar la comida y la bebida
La comida y la bebida también tienen que ser acordes al tema o concepto de la gala y a los objetivos de la misma.
Ofrecer una variedad de comida y bebida personalizada a los gustos y necesidades alimenticias de cada uno dará mejor impresión y dejará un mejor recuerdo en los asistentes. Asegúrate, en cualquier caso, de que el menú es variado (teniendo muy en cuenta los tipos de invitados y el concepto de la gala) y no te olvides de disponer de opciones vegetarianas.
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