Crear un evento siempre implica una organización minuciosa ya que todos los detalles son importantes para que los asistentes estén satisfechos. La COVID-19 ha puesto en una situación complicada al sector de los eventos, obligando a la reinvención. Los organizadores, por lo tanto, tienen que pensar desde ya en cómo serán los eventos del mañana.
¿Cómo proteger a tu staff en caso de epidemia? ¿Qué herramientas pueden ayudarte a hacerlo? ¿Cuántos asistentes puedes recibir cómo máximo de forma que su seguridad esté garantizada? En este artículo te traemos pistas de reflexión para la organización de tus próximos eventos anticipándote a estas cuestiones.
Índice
- Crear un protocolo de higiene detallado
- Contratar personal bien formado
- Escoger herramientas tecnológicas eficientes
- Fijar un aforo máximo adecuado
- Optimizar la sostenibilidad de tu evento
1. Crear un protocolo de higiene detallado
La higiene es, desde el inicio de la crisis, de lejos, el punto más importante y delicado al que los organizadores de eventos tienen que prestar especial atención. Para que tu evento sea un éxito, crea un protocolo de higiene completo.
Ofrece mascarillas y gel hidroalcohólico y cuida que los asistentes los utilicen. Recuerda la necesidad de su uso poniendo carteles en puntos estratégicos y haciendo recordatorios por megafonía. Presta atención a la aplicación de gestos de barrera y favorece la distancia necesaria entre asistentes.
Algunas agencias especializadas en gestión de personal para eventos han puesto en marcha protocolos propios y detallados, conformes con la normativa sanitaria, de forma que los futuros asistentes disfruten de la mejor experiencia posible.
2. Contratar personal bien formado
Una vez creado el protocolo de higiene, tienes que asegurarte de que se aplica correctamente. Mantener la distancia de seguridad, llevar mascarilla y utilizar gel hidroalcohólico aún no son reflejos que tienen integrados todas las personas, por lo que en un evento relajado, se pueden olvidar fácilmente, a pesar de la importancia que tienen en este momento.
Por estas razones, una buena gestión de tu staff en 2020-2021 implica que cuentes con un equipo de seguridad reforzado para que todos los implicados vean que tomas tus responsabilidades como organizador de eventos muy en serio.
No sabemos cuándo desaparecerá el virus. Por ello, es preferible desarrollar buenos hábitos desde ya. Es uno de los desafíos que se presentan a los organizadores de eventos. Para ello, es imprescindible que todo tu personal esté correctamente formado en lo que respecta a las nuevas normas y específicamente en su aplicación en el contexto de un evento.
3. Escoger herramientas tecnológicas eficientes
Las herramientas tecnológicas se utilizan cada vez más en todo tipo de eventos y en muchos de ellos han demostrado ser imprescindibles. Hoy en día, más que nunca, tienes que tener en cuenta lo que te pueden aportar ciertas soluciones como la venta de entradas online, el control de las entradas mediante su escaneo con terminales de control de acceso y el cashless para evitar el contacto entre tu staff y los asistentes.
La colocación de pantallas con mensajes dinámicos en puntos estratégicos también puede ayudar a tu staff a recordar a los asistentes los gestos de barrera que tienen que acordarse de realizar durante todo el evento.
4. Fijar un aforo máximo adecuado
El número de asistentes a un evento puede considerarse en sí mismo como un gesto de barrera. Limita y controla el aforo máximo de tu evento con la venta de entradas online para no crear aglomeraciones y que los asistentes puedan mantener la distancia adecuada entre sí. Para ello, tienes que tener en cuenta el tamaño del espacio, su configuración y, sobre todo, las actividades previstas. No será lo mismo organizar una conferencia en una sala que un torneo deportivo en un espacio al aire libre; las dificultades y las ventajas varían de un caso a otro.
5. Optimizar la sostenibilidad de tu evento
Por último pero no por ello menos importante: la sostenibilidad de tu evento. Este tema está más de actualidad que nunca y a partir de ahora será un criterio importante para el éxito de tu evento. En el contexto actual, por ejemplo, ofrece a tu staff —y si es posible, también a los asistentes— mascarillas reutilizables en lugar de las de un solo uso. Estas últimas contaminan mucho más. Además, utiliza vajilla biodegradable en lugar de vasos, platos y cubiertos de plástico que están a la cabeza en contaminación, o, mejor aún, si tu evento lo permite, vajilla que no sea de usar y tirar.
Estas soluciones no son siempre las más baratas a corto plazo pero mostrarán que tienes un verdadero compromiso, lo que será beneficioso a largo plazo. Sirve de inspiración a los asistentes, a tus colaboradores, proveedores e invitados para que hagan lo mismo. Finalmente, personaliza las mascarillas reutilizables con el logo y los colores de tu organización o del evento para crear un sentimiento de pertenencia y comunicar de forma «gratuita» fuera de tu evento, a través del boca a boca.
En el sector de los eventos, como en otros, está claro que habrá un antes y después COVID-19. Por lo tanto, es preferible empezar a adaptarse desde ya mismo para no dejar escapar nuevas oportunidades.
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