Pasar al pago NFC es una de las decisiones estructurales más importantes que puedes tomar como organizador de eventos. Bien implantado, el cashless permite transacciones más rápidas, un aumento del consumo de los asistentes, un mejor conocimiento de tu público y menos fricción a la hora de saldar cuentas con tus proveedores: las ventajas son muchas.
Mal implantado, el efecto es el contrario: colas interminables en los puntos de recarga, asistentes frustrados al descubrir que ya no se acepta efectivo, equipos desbordados a la mínima incidencia en un terminal.
Estos son los 5 errores que debes evitar para que tu implantación del cashless sea un éxito.
Índice
1. Comunicar el cambio al cashless demasiado tarde
Imagina un asistente que llega pensando que puede pagar en efectivo, hace cola, llega a la barra y descubre en ese momento que no es posible. Frustrado por haber esperado para nada, se va a quejar en la barra y luego en el punto de atención cashless, generando una mala primera impresión antes incluso de que el evento haya empezado y una presión innecesaria sobre tu equipo.
Para evitar que se dé esta situación, integra tu sistema cashless en toda tu comunicación: anúncialo con antelación, de forma repetida y en todos los canales. Hay ciertos canales que funcionan muy bien en las semanas previas al evento:
- El email de confirmación de la compra de la entrada.
- Tu web, con una página dedicada, que incluya una sección de FAQ.
- Tus redes sociales, mediante un carrusel explicativo o una story fijada en tu perfil de Instagram.
Una comunicación proactiva sobre el cashless no solo evita fricciones: también prepara tus ventas. Los asistentes recargan antes de llegar, tus puntos de venta funcionan a mayor velocidad y el ticket medio sube.
Arriba, un ejemplo de página de información práctica sobre el cashless elaborada por el festival Mallorca Live Occident. La página continúa con recomendaciones y preguntas frecuentes.
2. Que solo se pueda recargar una vez en el recinto
En la práctica, cuando abren las puertas de tu evento, una gran parte de los asistentes se dirigirá directamente a un punto de recarga, nada más llegar, y hará cola. Esa cola no hará más que alargarse a medida que el recinto se llene, mientras tus puntos de venta permanecen vacíos.
Para evitar ese embotellamiento en las zonas de recarga, la recarga online es la solución perfecta. Si los asistentes pueden cargar crédito en su pulsera o tarjeta antes de llegar, a través de un enlace que encontrarán en un email en su bandeja de entrada o en una publicación en redes sociales, una gran parte lo hará. Y los datos lo confirman: cuando la opción está activada y bien comunicada, alrededor del 90% de las recargas se realizan online antes del evento.
Una vez en el recinto, la recarga mediante código QR también permite descongestionar los puntos de recarga presenciales. Cada soporte cashless lleva uno integrado, y también puede imprimirse y colocarse en puntos estratégicos: los asistentes escanean el código, recargan desde su teléfono y evitan la cola.
Además de garantizar la máxima fluidez el día del evento, la recarga online previa al evento te permite activar ventas adicionales mediante cross-selling. Merchandising, opciones premium… Ofrece a los asistentes propuestas complementarias en el momento de la recarga y aumenta el ticket medio antes incluso de que empiece el evento.
3. No dejar clara la política de reembolso del saldo restante
Si tu política de reembolso no es transparente, o peor, si los asistentes tienen la sensación de haber perdido dinero, eso puede reflejarse rápidamente en las reseñas que dejan tras el evento. Los asistentes generalmente están dispuestos a recargar un poco más de lo que esperan gastar, siempre que tengan la certeza de que podrán recuperar el saldo no gastado.
Explica con claridad tu proceso de reembolso antes del evento: cuándo se abre el periodo de solicitud o si es automático, cuál es la fecha límite, cómo funciona. Cuanto más sencillo y transparente sea el proceso, menos decepciones tendrán los asistentes y menos saturarás los mensajes de tus redes sociales con consultas y quejas evitables.
El período de reembolso también puede convertirse en una oportunidad: puedes ofrecer a los asistentes, directamente dentro del proceso de reembolso y con el saldo restante, la posibilidad de hacer una donación a una de tus entidades colaboradoras, comprar merchandising o adquirir una entrada para la próxima edición de tu evento.
¿Te interesa? Descubre cómo impulsar tu venta de entradas aquí.
4. No formar bien al equipo
Formar a los equipos en el uso del cashless requiere de anticipación. Para facilitarte el trabajo, ponemos a tu disposición una metodología y materiales listos para compartir, de forma que el funcionamiento del sistema y los terminales queden claros para todos mucho antes del día del evento.
Una buena formación no tiene por qué ser larga, pero sí debe ser concreta y fácil de consultar:
- Crea vídeos cortos para las acciones más habituales: cobrar un pago, consultar el saldo, cancelar un pedido.
- Entrega a tu equipo una ficha resumen de una sola página que puedan tener siempre a mano.
- Designa un responsable de barra o de punto de venta capaz de reaccionar con rapidez ante cualquier incidencia y de trasladarla correctamente a nuestro equipo presente in situ.
- Haz una revisión rápida la víspera de la apertura para asegurarte de que todo está claro y no queda ninguna pregunta sin responder.
El objetivo es que tu equipo se sienta capaz de gestionar las situaciones habituales, mantener el ritmo de ventas y saber exactamente a quién llamar si surge un imprevisto.
5. No aprovechar los datos que genera el cashless
Cada transacción procesada por nuestra solución cashless queda registrada y puedes acceder a información clave sobre el comportamiento de consumo en tu evento. Puedes analizar las barras más frecuentadas y sus picos de afluencia, tus productos más vendidos y cómo se han distribuido las recargas a lo largo del evento.
Esa información es un recurso valioso y tiene que guiar tus decisiones para la siguiente edición. Te permite ajustar los efectivos en función de los momentos de mayor afluencia, afinar tu oferta según los productos que mejor o peor han funcionado, identificar las zonas del recinto con menor rendimiento y replantear su distribución si es necesario. También puedes adaptar tus comunicaciones de marketing a los hábitos de gasto observados.
Ninguno de estos errores es difícil de evitar una vez que sabes dónde mirar. Adoptar el cashless no significa gestionarlo todo solo. Más de 30 project managers especializados te acompañan, desde la implantación hasta el día del evento, para que esta solución sea una palanca real de crecimiento y no una complicación más.
¿Estás pensando en implantar el pago cashless en tu evento, o quieres mejorar tu sistema? Hemos creado una evaluación y un quiz sobre el cashless para analizar los aspectos clave del cashless aplicados a tu actividad y tu nivel de conocimiento sobre el tema.
