De overstap naar NFC-betalingen is een van de belangrijkste beslissingen die je als evenementenorganisator kunt nemen. Wanneer cashless goed wordt geïmplementeerd, zorgt het voor snellere transacties, hogere bestedingen per deelnemer, beter inzicht in je publiek en minder wrijving bij het beheer van financiële uitwisselingen met je leveranciers. De voordelen zijn talrijk.
Wanneer cashless op een slechte manier wordt geïmplementeerd, gebeurt het tegenovergestelde: eindeloze wachtrijen bij oplaadpunten, gefrustreerde deelnemers die ontdekken dat er geen cash meer wordt geaccepteerd, en teams die in de problemen komen zodra er een probleem optreedt met een betaalterminal.
Samenvatting
1. Je publiek te laat informeren over cashless
Een deelnemer die aankomt in de verwachting met cash te kunnen betalen en dan ontdekt dat dit niet mogelijk is, zal zijn frustratie waarschijnlijk laten blijken bij de teams aan de oplaadpunten en de cashless-infostands. Dat zorgt voor een slechte eerste indruk nog voor het evenement goed en wel begonnen is, en legt onnodige druk op je teams.
Om dit te voorkomen, maak je cashless onderdeel van je algemene evenementencommunicatie en kondig je het ruim op voorhand aan, herhaaldelijk en via al je kanalen. Er zijn verschillende manieren om dit te communiceren in de weken voor je evenement:
- In je bevestigingsmail van je ticket
- Op je website, met een aparte pagina inclusief FAQ
- Op social media, via een uitlegcarrousel of een Story die je bewaart in je Instagram Highlights
De voordelen van proactief communiceren over cashless gaan veel verder dan het vermijden van wrijving. Je publiek kan zich voorbereiden op het evenement door vooraf op te laden, je verkooppunten draaien vlotter en je omzet stijgt als gevolg daarvan.
2. Alleen opladen ter plaatse aanbieden
In de praktijk komt een groot deel van je deelnemers aan zonder vooraf te hebben opgeladen. Zodra ze het evenement betreden, gaan ze rechtstreeks naar een oplaadpunt en sluiten ze aan in de rij. Die rij wordt alleen maar langer naarmate de locatie voller raakt, terwijl je verkooppunten rustig blijven.
Om dit knelpunt te vermijden, zijn online oplaadopties ideaal. Als deelnemers al voor hun aankomst tegoed kunnen toevoegen aan hun polsbandje of kaart, via een link in hun bevestigingsmail of een post op je social media, zal een groot deel van hen dit ook doen. De cijfers bevestigen dit: wanneer deze optie beschikbaar is, wordt ongeveer 90% van de oplaadingen online voltooid vóór het evenement.
Naast een vlottere werking op de dag zelf, kunnen online opladingen vóór het evenement ook extra verkoop genereren via cross-selling. Merchandise, premium opties en meer, biedt deelnemers extra producten of diensten aan tijdens het oplaadproces en verhoog de gemiddelde besteding nog voor het evenement is begonnen.
3. Onduidelijk zijn over terugbetalingen van resterend tegoed na het evenement
Als je terugbetalingsbeleid onduidelijk is, of erger nog, als deelnemers het gevoel hebben geld te zijn verloren, komt dit al snel naar voren in de reviews en reacties na afloop van het evenement. Deelnemers zijn over het algemeen bereid om iets meer op te laden dan ze verwachten uit te geven, zolang ze weten dat ze een eventueel resterend tegoed kunnen terugkrijgen.
Leg je terugbetalingsproces duidelijk uit voor het evenement: wanneer terugbetalingen openen, de deadline om er een aan te vragen, hoe het proces verloopt en alle andere relevante informatie. Door het proces zo eenvoudig en transparant mogelijk te maken, vermijd je frustratie bij deelnemers en voorkom je dat je social-media-inbox overspoeld wordt met vragen.
De terugbetalingsperiode kan ook een kans zijn. Rechtstreeks in het terugbetalingstraject kun je deelnemers de optie geven om hun resterend tegoed te gebruiken voor een donatie aan een van je partnerorganisaties, de aankoop van merchandise of een ticket voor je volgende editie.
Wil je meer weten? Ontdek hier hoe je je ticketverkoop een boost geeft
4. Het belang van teamtraining onderschatten
Dit is een van de makkelijkst te vermijden fouten, maar ook een van de vaakst over het hoofd geziene. Het trainen van je teams in het gebruik van cashless vraagt enige voorbereiding. Te vaak wordt het systeem en de terminals slechts één keer, heel snel, gedemonstreerd, waarna teams het op de dag van het evenement zelf moeten uitzoeken.
Een goede training hoeft niet lang te duren, maar moet praktisch zijn en makkelijk te raadplegen:
- Maak korte video’s over terugkerende taken: een betaling ontvangen, een saldo controleren, een bestelling annuleren, enzovoort.
- Geef je teams een handig één-pagina-overzicht dat ze altijd bij de hand hebben
- Wijs een bar- of verkooppunt verantwoordelijke aan die snel kan reageren bij problemen en dit duidelijk kan uitleggen aan onze teams ter plaatse
- Loop de dag voor de opening alles kort door, zodat alles duidelijk is en er geen openstaande vragen zijn
Het doel is dat je teams zich zelfverzekerd voelen bij het afhandelen van veelvoorkomende situaties, het verkoop tempo aanhouden en precies weten wie ze moeten contacteren als er iets onverwachts gebeurt.
5. Onvoldoende gebruik maken van je cashless data
Elke transactie die via je cashless oplossing wordt verwerkt, levert waardevolle informatie op over je drukste bars en hun piekmomenten, je best verkopende producten en hoe de opladingen verdeeld waren over het hele evenement.
Deze informatie is een goudmijn en moet mee je beslissingen voor de volgende editie bepalen. Het stelt je in staat om je personeelsbezetting aan te passen aan piekmomenten, je productaanbod te verfijnen op basis van wat goed en minder goed verkocht, ondermaats presterende zones van de site te identificeren en, waar nodig, de lay-out ervan te herzien, en je marketingcommunicatie af te stemmen op de bestedingspatronen die je observeert.
Geen van deze fouten is moeilijk te vermijden zodra je weet waar je op moet letten. Houd bij de beslissing om cashless in te voeren in gedachten dat het dezelfde mate van planning en aandacht vereist als elk ander aspect van je evenement.
Overweeg je om cashless betalingen te introduceren op je evenement, of wil je een bestaande opzet verbeteren? Ons team staat klaar om je behoeften te bespreken.
