Schneider Electric Marathon de Paris

4.000 voluntarios, 42 km de recorrido: el Maratón Schneider Electric de París confía en WeezCrew

Flore Hutchings, Responsable de Voluntarios de ASO – Amaury Sport Organisation, coordina cada año a miles de voluntarios para apoyar a los 55.000 corredores del Maratón Schneider Electric de París. Es un gran reto logístico, que requiere una organización rigurosa.

Para centralizar la información, repartir eficazmente las tareas en un recorrido de 42 km y mantener una comunicación fluida entre referentes y voluntarios, el Maratón de París confía en la solución WeezCrew. Esta solución facilita la gestión del evento, garantiza una organización óptima y refuerza el compromiso de los equipos sobre el terreno.

Gestión de voluntarios: el formato XXL del Maratón de París

Para el Maratón Schneider Electric de París, Amaury Sport Organisation tiene que gestionar cada año un número impresionante de voluntarios: 4.000 en total, de los cuales más de 3.000 se movilizan sólo el día de la carrera. La diversidad de perfiles -participantes individuales, escuelas asociadas y asociaciones- hace que la organización sea aún más compleja, sobre todo porque la mayoría de los intercambios se realizan a través de remitentes, sin contacto directo entre la organización y cada voluntario. Con WeezCrew, la organización puede centralizar los intercambios y simplificar la coordinación para una gestión más fluida y eficaz.

Los campos personalizados de los formularios se añadieron automáticamente a una base de datos centralizada, dando acceso a vistas dinámicas. Estas vistas facilitaron la gestión de los requisitos logísticos, como la distribución de las tallas de camisetas para los voluntarios.

Una vez finalizadas las inscripciones a través del formulario WeezCrew, disponible en la página Partage ta passion -creada para reunir a voluntarios para eventos deportivos en París-, los equipos disponían de una reserva estructurada de voluntarios. Sólo quedaba asignar a cada uno una misión específica antes de la carrera, acompañada de una orden de misión en la que se detallaba el lugar, la hora y las tareas que debían realizar ese día.

Garantizar la mejor distribución posible de los voluntarios sobre el terreno

Los maratones son largas distancias, lo que obliga a desplegar voluntarios en todos los puntos estratégicos del recorrido. La organización gestiona 43 misiones diferentes, 30 de ellas el día de la carrera, distribuyendo el personal entre la salida, la meta y todo el recorrido. Anteriormente, la coordinación de los 4.000 voluntarios del Maratón de París requería una sucesión de herramientas: archivos Excel, plataformas de mensajería, software de entrega de credenciales y CRM. Esta fragmentación ralentizaba a los equipos y hacía más complejo el seguimiento.

WeezCrew permite planificar con antelación la distribución de los voluntarios inscritos, mostrando sus asignaciones directamente en la plataforma. Las necesidades se definen para cada zona, lo que permite al equipo organizador ajustar los volúmenes y los perfiles en función de las limitaciones existentes. El resultado: 400 voluntarios en la salida, 800 en la meta y 1.800 repartidos a lo largo del recorrido.

El cuadro de mandos de WeezCrew ofrece una visión clara, con indicadores y límites máximos definidos por zona. Gracias a la lista de “miembros”, el personal puede identificar de un vistazo cuántos voluntarios están asignados a cada sector: salida, recorrido o llegada. Después, pueden enviar las hojas de asignación en unos pocos clics, seleccionando directamente la misión en cuestión. Por ejemplo, para la misión “reparto de medallas” en la zona de meta, se había previsto un número preciso de voluntarios, directamente vinculado a las necesidades identificadas. Esta fluidez permite a los organizadores enviar en pocos minutos la información y las fichas de asignación a todos los voluntarios movilizados a lo largo del recorrido.

Gracias a la transmisión automatizada de las hojas de asignación, cada jefe de equipo dispone de toda la información necesaria para coordinar a su grupo. Las instrucciones se envían directamente por correo electrónico o mensaje de texto desde la plataforma, que también centraliza las respuestas, sin intermediarios ni necesidad de volver a escribir. El resultado: una ejecución sin contratiempos a partir del día D.

Reforzar el compromiso y el sentido de pertenencia de los voluntarios

La renovación de la comunidad de voluntarios es un reto clave para el Maratón Schneider Electric de París, sobre todo teniendo en cuenta el envejecimiento de los perfiles y la necesidad de mantener un alto nivel de compromiso de un evento al siguiente.

Gracias a WeezCrew, la organización dispone de las herramientas necesarias para adaptar sus comunicaciones según las misiones específicas, grupos o entidades asociadas. En total, se han enviado 25 campañas a los distintos segmentos de voluntarios.

Esta campaña de agradecimiento masivo fue una oportunidad para que la carrera recogiera opiniones de los corredores, con el fin de crear un vínculo entre los voluntarios y los participantes, como explica Sylvain: “¡Gracias a los estupendos voluntarios de los avituallamientos que no dudaron en animarnos por nuestros nombres! Fue super agradable”.

El mailing también brindó la oportunidad de enviar a los voluntarios el mayor número posible de fotos de lo que los organizadores llaman “el equipo de voluntarios”, otro fuerte vector de compromiso, puesto en relieve por los mailings enviados con WeezCrew. Los mensajes de agradecimiento reforzaron el sentimiento de pertenencia de los voluntarios a este gran acontecimiento.