Komt jouw evenement er bijna aan? Wat voor vorm het ook aanneemt, de kans is groot dat je hulp nodig hebt en niet iedereen daarvoor kunt vergoeden. Dan zijn vrijwilligers precies wat je zoekt! Met een goede planning, sterke communicatieskills en een fijne samenwerking kun je een vrijwilligersteam samenstellen dat van onschatbare waarde zal zijn voor het succes van je evenement.
Als organisator is het aan jou om deze vrijwilligers aan te werven, op te leiden en aan te sturen zodat ze de steunpilaren worden die je nodig hebt. Hieronder ontdek je de 10 essentiële stappen om een sterk en efficiënt team van vrijwilligers op te bouwen én te begeleiden.
Samenvatting
1. Bepaal precies wat je nodig hebt
Waarom heb je vrijwilligers nodig — vóór, tijdens en na je evenement? De eerste stap om een team van vrijwilligers samen te stellen, is bepalen wat je nodig hebt dat zij voor jou doen. Stel een lijst op met de taken die tijdens je evenement uitgevoerd moeten worden, samen met de vaardigheden die nodig zijn om die uit te voeren.
Houd ook rekening met het type persoonlijkheden dat je moet aanwerven. Als je bijvoorbeeld iemand nodig hebt om merchandise te verkopen, moet je op zoek gaan naar extraverte personen. Het is waarschijnlijk dat je ook taken hebt waarvoor vrijwilligers met specifieke fysieke vaardigheden nodig zijn. Het is bijvoorbeeld gebruikelijk om zware objecten te moeten tillen of lange tijd recht te staan wanneer je een functie hebt op een evenement.
2. Wijs rollen en verantwoordelijkheden toe
Zodra je je behoeften hebt bepaald, is het tijd om deze om te zetten in rollen en verantwoordelijkheden. Bekijk je lijst met behoeften en zoek naar elementen die gegroepeerd kunnen worden. Maak soepele categorieën met subteams op basis van de opdrachten van de functie — ticketing, toegangsbeheer, logistiek, communicatie, vestiaire, enzovoort.
Je kunt deze informatie vervolgens gebruiken om functiebeschrijvingen op te stellen voor elke rol. Zorg ervoor dat je daarin de verantwoordelijkheden vermeldt, de vereiste vaardigheden of kennis om het werk uit te voeren, en de tijdsduur die nodig is om het af te ronden.
Het doel is om duidelijk de verwachtingen ten opzichte van je vrijwilligers te definiëren, zodat zij zich kunnen oriënteren op de rollen die het best bij hen passen. Hoe gedetailleerder de functiebeschrijvingen, hoe beter. Het is beter om een potentiële vrijwilliger af te schrikken die maar matig gemotiveerd is voor zijn rol, dan een beroep te doen op iemand die je evenement mogelijk meer kwaad dan goed doet.
3. Geef redenen om vrijwilligerswerk te doen
Weinig mensen melden zich als vrijwilliger aan voor evenementen zonder daar iets voor terug te verwachten. Het is dus aan jou om hen een reden te geven om zich aan te melden door hen iets aan te bieden waar ze geen nee tegen kunnen zeggen. Voor een festival kan dat de vorm aannemen van gratis tickets. Voor een professioneel evenement kan het iets eenvoudigs zijn als het kunnen toevoegen van een extra regel op hun cv of een aanbevelingsbrief van jou na het evenement.
Beperk je niet tot het aanbieden van voordelen die jou goed uitkomen. Je moet juist nagaan wat potentiële vrijwilligers zou aanmoedigen om zich bij jouw avontuur aan te sluiten. Welke voordelen of ervaringen kun je hen bieden die zij als even waardevol of waardevoller beschouwen dan de tijd die ze besteden aan het werken op jouw evenement?
4. Zoek naar potentiële vrijwilligers
Doe een oproep via meerdere van je communicatiekanalen, zoals je website of je sociale netwerken, en geef daarbij duidelijk het doel van je oproep aan. Vermeld de belangrijkste vereisten voor toekomstige aanmeldingen en benadruk dat het om een gratis prestatie gaat, dus onbetaald — om vanaf het begin transparant te zijn tegenover de vrijwilliger.
De lokale gemeenschap is ook een perfecte plek om vrijwilligers te zoeken. Vraag ook advies aan de locatie waar je evenement plaatsvindt. Neem contact op met de lokale kamer van koophandel en de dienst vrije tijd van de stad, en vraag of er manieren zijn om bekend te maken dat je vrijwilligers zoekt voor je evenement. Je kunt ook contact opnemen met lokale kranten en radiostations om publiciteit te vragen of een aankondiging te plaatsen.
5. Interview de geselecteerde kandidaten
Wanneer je aanvragen begint te ontvangen van potentiële vrijwilligers, is het belangrijk om ervoor te zorgen dat zij solliciteren voor de meest geschikte rollen op basis van hun vaardigheden en interesses. Overweeg om een prekwalificatieformulier aan te maken dat specifiek gericht is op het aanwerven van vrijwilligers via je website.
Zodra je de meest interessante profielen hebt geselecteerd, plan je een fysieke ontmoeting in met als doel het verloop en de details van je evenement toe te lichten — uur, locatie, benodigd materiaal, vereiste kleding, enzovoort — en ook de toekomstige taken die gevraagd zullen worden.
Als je geen tijd hebt om elke potentiële vrijwilliger persoonlijk te spreken — wat vaak het geval is bij grote evenementen —, gebruik dan minstens de preselectie-enquête en voer indien mogelijk een telefonisch of videogesprek met hen. Vergeet niet om te vragen welke rol ze graag zouden willen vervullen. Alleen omdat iemand gespecialiseerd is in marketing, betekent dat niet dat die persoon die rol ook tijdens jouw evenement wil opnemen. Misschien wil hij of zij net iets totaal anders doen! Geef hen, als je kan, een keuze — dat zal hun tevredenheid vergroten, en dat telt mee om je team op lange termijn te behouden.
6. Communiceer duidelijk en regelmatig
Goede communicatie is essentieel om een efficiënt vrijwilligersteam op te bouwen. Je moet regelmatig communiceren met al je vrijwilligers zodat zij op de hoogte zijn van alles wat hen kan beïnvloeden tijdens je evenement. Frequente communicatie betrekt hen bij het geheel en helpt om een vertrouwensband op te bouwen die onvermijdelijk het aantal misverstanden vermindert.
Om tijd te winnen en de juiste boodschappen, aan de juiste mensen, op het juiste moment te versturen, kun je gebruikmaken van een vrijwilligersbeheertool zoals WeezCrew.
Organiseer regelmatig teamvergaderingen via telefoon of online met tools zoals Join.me of WhatsApp.
7. Leid je vrijwilligers goed op
Opleiding is essentieel voor elke vrijwilliger. Ze moeten weten welke taken aan hen zijn toegewezen, wat de deadlines zijn, bij wie ze terecht kunnen voor hulp, welk parcours ze moeten volgen op de dag van het evenement en wat het noodplan is. Je moet ervoor zorgen dat ze over alle nodige tools beschikken om hun werk goed te doen en dat ze weten hoe ze deze moeten gebruiken.
Daarnaast moeten je vrijwilligers begrijpen wat er van hen verwacht wordt op het vlak van gedragscode, kledingvoorschriften, enzovoort. Geef hen instructies over hoe ze problemen kunnen signaleren en aanpakken, afhankelijk van met wie ze te maken krijgen — ticketkopers, verkopers, VIP-gasten, artiesten, enz.
Als ze niet komen opdagen, te laat zijn of hun werk niet goed doen, moeten ze weten dat dat onvermijdelijk gevolgen zal hebben. Vergeet ook niet om praktische zaken te communiceren, zoals waar ze kunnen parkeren op de dag van het evenement, welke maaltijden er voor hen voorzien zijn, wanneer ze pauzes hebben, enzovoort.
8. Informeer je over de wetgeving
Ook al zijn vrijwilligers geen werknemers, toch zijn er bepaalde wetten die een duidelijk kader opleggen. Wees dus zorgvuldig en zorg dat je de regels goed kent vóór je functiebeschrijvingen opstelt en mensen begint aan te werven.
Waarschijnlijk moet je ook een verzekering afsluiten voor je vrijwilligers. Je moet hen pauzes gunnen na een bepaald aantal gewerkte uren, en je mag een betaalde kracht niet zomaar vervangen door een vrijwilliger.
9. Wees oplettend op de dag zelf
Het is zover. Zorg ervoor dat al je vrijwilligers op hun post staan. Als er last-minute afzeggingen zijn, overweeg dan om bij een volgende editie meer vrijwilligers aan te werven om verrassingen te vermijden.
Wees ook aandachtig voor hoe je vrijwilligers zich voelen. Geef hen beloningen, zoals de kans om op het einde van hun shift van het evenement te genieten, of toegang tot eten en drinken.
Al deze kleine dingen zorgen ervoor dat ze opnieuw zin hebben om zich bij een volgend evenement weer in te zetten.
10. Bedank ze zoals het hoort
Je vrijwilligers verwachten oprechte bedankingen — persoonlijk, via e-mail of telefonisch. Vertel hen hoe belangrijk hun hulp voor jou was en wat je dankzij hen hebt kunnen realiseren. Maak elk bedankje persoonlijk, want vrijwilligers zijn stuk voor stuk uniek en willen voelen dat hun tijd waardevol was voor het geheel.
Wil je het aanwerven van vrijwilligers optimaliseren en het volledige operationele beheer vereenvoudigen (taakomschrijvingen, communicatie, accreditaties, uitrusting, enz.)? Dan raden we je aan om te kiezen voor een gespecialiseerde oplossing.
Ontdek alle functionaliteiten van WeezCrew en zie hoe dit platform aan al je verwachtingen rond vrijwilligersbeheer voldoet:
