Een tombola is een uitstekende en eenvoudig te organiseren manier om geld in te zamelen voor een vereniging. Daarnaast is het een doeltreffend evenement om je organisatie en de ondersteunde zaak bekend te maken. Een tombola creëert ook een gezellig moment voor je medewerkers of achterban. Je kunt er een organiseren bij speciale gelegenheden, zoals kerstmis bijvoorbeeld.
Overweeg je om een tombola te organiseren maar weet je niet waar te beginnen? Hier is alles wat je moet weten om van je evenement een succes te maken.
Samenvatting
1. Hoe werkt een tombola?
Een tombola is in wezen een kansspel waarbij deelnemers minstens één lot kopen en waarbij uitsluitend prijzen in natura kunnen worden gewonnen. Tombola’s kunnen worden georganiseerd bij uiteenlopende evenementen: sporttoernooien, schoolfeesten, bedrijfsjubilea of verenigingsactiviteiten.
De voorwaarden lijken sterk op die van een loterij:
- Iedereen mag deelnemen want het evenement is openbaar toegankelijk,
- Deelnemers moeten loten kopen om kans te maken,
- Winnaars worden willekeurig gekozen door middel van een trekking, al dan niet onder toezicht van een gerechtsdeurwaarder.
Anders dan bij veel loterijen, kies je bij een tombola niet je eigen nummers: je krijgt willekeurig een vooraf gedrukt lot, en er wordt altijd een winnaar aangeduid op het einde van de tombola.
2. Controleer de nodige vergunningen in België en Nederland
Zowel in België als in Nederland is het belangrijk om na te gaan of je organisatie wettelijk een tombola mag organiseren.
In België mogen enkel vzw’s (verenigingen zonder winstoogmerk) onder bepaalde voorwaarden een tombola organiseren. Hiervoor moet je:
- Een aanvraag indienen bij de FOD Justitie of je gemeentebestuur,
- In veel gevallen de statuten van je vereniging en een recent financieel verslag bijvoegen,
- Ervoor zorgen dat de opbrengst van de tombola uitsluitend naar sociale, culturele of educatieve doeleinden gaat.
In Nederland valt een tombola vaak onder de categorie ‘kleine kansspelen’. Deze mogen georganiseerd worden door verenigingen die bestaan voor een goed doel (en dus geen commerciële instellingen). Je moet je houden aan deze voorwaarden:
- De prijzen mogen niet meer dan € 4.500 bedragen (in totaal),
- Er mag geen winst voor privépersonen gemaakt worden,
- De opbrengst moet volledig naar het aangegeven goede doel gaan,
- Je moet de tombola minimaal 14 dagen vooraf melden bij de gemeente.
Let op: als je grotere prijzen of een bredere campagne wil opzetten, heb je in Nederland een vergunning van de Kansspelautoriteit nodig.
3. Stel duidelijke doelen voor de tombola
Zoals bij elk evenement, zelfs wanneer het niet-commercieel is, is het belangrijk om heldere doelen te stellen.
Bepaal deadlines, een verwacht aantal deelnemers, en vooral een financieel doelbedrag (het bedrag dat je hoopt in te zamelen met de tombola). Stel ook vast hoeveel mensen je nodig hebt om de loten te verkopen, prijzen te verdelen, bezoekers te ontvangen of stands te bemannen.
Als je een vergunning moet aanvragen, is het vooraf kennen van je financiële doelen noodzakelijk om aan te tonen waar de opbrengst heen gaat.
4. Bepaal de prijzen voor de winnaars van je tombola
Een andere belangrijke stap is het vinden van een evenwicht tussen de totale waarde van de prijzen en het beoogde bedrag dat je wil ophalen.
Het is gebruikelijk om verschillende prijscategorieën te voorzien, bijvoorbeeld:
- Prijzen van minder dan €25,
- Prijzen tot €50,
- Prijzen boven €100,
- Eén hoofdprijs van meer dan €200.
In de meeste gevallen mag de totale waarde van de prijzen niet meer dan 25% van de verwachte opbrengst bedragen – zo blijft je budget gezond en behaal je je doel: geld inzamelen voor je vereniging of initiatief.
5. Bepaal de prijs van je loten
Je bent volledig vrij om zelf de prijs van de loten voor je tombola vast te leggen, net zoals je dat zou doen bij een ander soort evenement (beurs, markt, conferentie…).
Zoals eerder vermeld, moet de prijs van je tombolatickets bepaald worden op basis van twee factoren:
- Je doelen, in het bijzonder het streefbedrag dat je wil inzamelen
- De totale waarde van de prijzen die je aanbiedt
Wanneer je de ticketprijs bepaalt, houd er dan rekening mee dat een tombola een laagdrempelig evenement moet blijven, toegankelijk voor iedereen. De prijs van een tombolaticket moet dus in principe beperkt blijven tot enkele euro’s.
6. Stel een suggestielijst op en bepaal de prijzen voor je tombola
Inspiratie nodig voor de prijzen die je kunt verloten? Hier zijn enkele ideeën:
- Cadeaubonnen (Bol.com, Decathlon, bioscopen, diners…)
- Kleine elektronica (raclettegrill, broodrooster, tablet, bluetooth speaker…)
- Tickets voor een pretpark of een bon voor een etentje
- Kaartjes voor een concert in je regio
- Culinaire pakketten (wijn, worst, chocolade, streekproducten…)
- Huishoudtoestellen of keukengerei
- Een weekendje weg of zelfs een volledige reis, als het budget het toelaat
Vergeet niet dat je ook sponsors kunt aanspreken om je budget uit te breiden of om prijzen rechtstreeks te laten schenken. Lokale handelaars of grotere merken ondersteunen vaak graag dit soort initiatieven in ruil voor zichtbaarheid.
7. Inschrijving en verkoop van tombolatickets
Naast de klassieke fysieke verkoop van tombolatickets, is de online verkoop vandaag de dag een onmisbaar kanaal als je de deelnamegraad wil verhogen.
We raden aan om een speciale evenementenpagina te maken voor je tombola – op je sociale media of op de website van je organisatie. Daarin kun je ook een inschrijfformulier integreren, zodat je eenvoudig kunt bijhouden hoeveel deelnemers je mag verwachten.
Weezevent biedt snelle en eenvoudig te implementeren oplossingen aan voor het organiseren van een tombola, zoals online inschrijvingen, cashless betalingen en CRM-oplossingen voor het beheer van deelnemers.
