Wil je jouw evenement naar een hoger niveau tillen? Sponsoring kan het verschil maken!
Met de juiste aanpak en een overtuigend verhaal kun je merken enthousiast maken om jouw evenement te ondersteunen.
Lees verder en ontdek hoe je dit aanpakt!
Samenvatting
1. Welke sponsor past bij jouw evenement?
Voordat je contact opneemt met een potentiële sponsor, is het belangrijk om te weten hoe je hen kunt overtuigen! Bepaal eerst wat jullie gemeenschappelijk hebben, zoals een gedeelde passie, een bepaalde betrokkenheid, of iets anders. Dit is wat de interesse van het merk zal wekken en hun vertegenwoordigers kan overtuigen in jouw project te investeren.
Maak een lijst van wat je nodig hebt: financiering, zichtbaarheid, apparatuur, enzovoort.
Verschillende soorten sponsoring voor verschillende behoeften
- Financiële sponsoring: Hierbij vraag je een bedrijf om jouw evenement te financieren in ruil voor advertentieruimte. De grootte van de advertentie hangt af van de bijdrage van het merk aan jouw budget.
- Materiële sponsoring: Het organiseren van een evenement vereist veel materiaal, zoals tenten, bars, meubilair voor relaxruimtes, bekers, podiumverlichting en decoratie. Merken vragen om het nodige materiaal te leveren, helpt organisatoren om kosten te verlagen. De sponsor profiteert van merkbekendheid door het leveren van producten met hun logo.
- Servicesponsoring: Veel kosten zijn gerelateerd aan promotie, beveiliging en locatiehuur. Samenwerkingen met lokale bedrijven of overheden kunnen deze kosten verlagen. Media bijvoorbeeld bieden vaak gratis advertentieruimte in ruil voor exclusieve content.
Eerste keer op zoek naar een sponsor?
Als het de eerste editie van je evenement is, hoef je niet te hoog te mikken. De grootte van de sponsor is niet belangrijk, maar wel hun betrokkenheid. Kleinere bedrijven zijn vaak meer bereid om te helpen.
Waarom sponsoren bedrijven?
- Merkbekendheid: Zichtbaarheid bij een groot publiek.
- Merkimago: Associatie met een specifieke boodschap, waarde of doelgroep.
- Klantenwerving: Nieuwe klanten aantrekken door diensten te tonen en een nieuw publiek te bereiken.
2. Wat zijn jouw sterke punten?
Bereken hoe groot jouw publiek zal zijn en hoeveel media-aandacht jouw evenement zal krijgen. Deze cijfers zijn waardevol om sponsors te overtuigen. Denk na over de waarden die je met jouw evenement wilt overbrengen en hoe deze aansluiten bij het merk.
Maak een overzicht van advertentieruimte die je kunt aanbieden en schat het aantal ‘impressions’ in (aantal mensen dat hun logo of slogan zal zien). Dit helpt je om een prijs te koppelen aan zowel fysieke als virtuele advertentieruimte.
3. Hoe stel je een sponsorvoorstel op?
Zodra je geschikte merken hebt geïdentificeerd, stel je een aantrekkelijk sponsorvoorstel op.
Het perfecte format
Maak het voorstel visueel aantrekkelijk, bijvoorbeeld als een reclamebrochure. Gebruik infographics, foto’s en een duidelijke grafische identiteit. Zorg dat het volledig maar beknopt is.
Wat moet erin staan?
- Introductie: Stel jezelf en je team voor.
- Beschrijving van het project: Concept, doelen, identiteit, doelgroep, samenwerkingen en mediaplannen. Voeg eerdere recensies of ervaringen toe.
- Behoeften en doelen: Wat heb je nodig (financiering, zichtbaarheid, apparatuur)? Onderbouw dit met cijfers en doelstellingen.
- Wat bied je aan? Beschrijf wat het merk ervoor terugkrijgt: advertentieruimte, zichtbaarheid, activaties, enz.
Hoe neem je contact op met potentiële sponsors?
Neem ruim van tevoren contact op (6-12 maanden voor het evenement). Op die manier heb je voldoende voorbereiding op wat de sponsor wel of niet kan bieden. Ook weet je nooit of je van de eerste keer geluk hebt, het zou kunnen dat je naar verschillende sponsors moet zoeken en dat vraagt tijd!
Wat zet je in je e-mail?
- Zorg voor een pakkende en duidelijke onderwerpregel.
- Personaliseer je bericht met naam, bedrijfsnaam en een connectie tussen hun activiteiten en jouw evenement.
- Benoem voordelen voor de sponsor en voeg je sponsorvoorstel toe.
- Wees beknopt en beleefd.
4. Bereid je voor op een sponsorgesprek
Heb je een afspraak? Wees origineel en laat zien hoe je project sinds je voorstel is gevorderd. Breng een duidelijke presentatie mee, eventueel met video’s. Toon je kennis van het bedrijf en maak duidelijk waarom jouw evenement perfect bij hen past.
Plan je evenement eenvoudig met Weezevent en kies één van onze oplossingen van ticketing en toegangscontrole tot cashless betalingen en crew management.
