Voor je aan de organisatie van een pop-up evenement begint, is het belangrijk om strategisch na te denken over verschillende elementen: de beleving die je wil bieden, de ticketprijzen, je communicatieaanpak, het aantal deelnemers, je rendabiliteitsdoelstellingen, enz. Er bestaat helaas geen kant-en-klare formule die werkt voor elk pop-up concept. Maar met de juiste aanpak kun je wél je slaagkansen aanzienlijk verhogen.
Hieronder delen we 4 tips om jouw tijdelijke evenement tot een succes te maken.
Samenvatting
1. Bied een unieke ervaring aan
Pop-up evenementen trekken meestal een publiek aan dat bereid is meer te betalen voor een eenmalige ervaring. Maar dan moet jouw event wel zó bijzonder zijn dat mensen het de moeite waard vinden om die hogere prijs te betalen.
Organiseer je een culinair evenement? Dan zijn mensen misschien bereid het dubbele te betalen van wat een regulier restaurantbezoek kost — maar enkel als het diner bijvoorbeeld wordt bereid door dé sterchef van het moment.
Wil je een publiek aantrekken dat bereid is om een hogere ticketprijs te betalen? Richt je dan in de eerste plaats op het creëren van een unieke ervaring die ze na die ene dag nooit meer zullen meemaken.
Enkele voorbeelden die een hogere prijs rechtvaardigen:
- Een locatie die normaal niet toegankelijk is voor het publiek, en waar nog nooit een evenement is georganiseerd
- Een innovatief menu met zeldzame ingrediënten of een originele receptuur
- Een meet & greet met een sterrenchef, lokale bekendheid of andere speciale gast
- Producten in beperkte oplage, exclusief beschikbaar tijdens het evenement
2. Gebruik sociale media om de vraag te stimuleren
De wet van vraag en aanbod geldt ook voor pop-up evenementen. Je moet weten of er al soortgelijke evenementen bestaan én of er voldoende interesse is voor jouw concept. Want als je de vraag naar tickets weet te vergroten, kun je ook hogere prijzen hanteren — zelfs bij een beperkte capaciteit.
De exclusieve en unieke aard van pop-up evenementen leent zich perfect voor content op sociale media. Mensen delen graag “geheime tips” en nodigen hun vrienden uit voor exclusieve belevingen. Gebruik die kanalen om nieuwsgierigheid op te wekken, urgentie te creëren en buzz te maken rond de start van je ticketverkoop.
Pop-up events bieden vaak ook het perfecte decor voor Instagramwaardige momenten. Dat helpt niet alleen om tijdens het evenement nog tickets te verkopen, maar bouwt ook momentum op voor toekomstige edities in andere steden. Hoe meer je je inzet op deelbare momenten, hoe sneller je je capaciteit vult — wat de ticketprijs ook is.
3. Creëer urgentie en een gevoel van exclusiviteit
Bezoekers hechten vaak meer waarde aan een eenmalig evenement dan aan iets dat regelmatig terugkomt. Ze zien zichzelf als trendsetters, mensen die nieuwe dingen ontdekken en zich onderscheiden van de massa.
De verkoop van een “beperkt aantal tickets” versterkt dat exclusieve karakter én creëert urgentie: “Als je nu geen ticket koopt, mis je je kans.” Tijdelijk beschikbare ‘flash sales’ kunnen mensen aansporen om niet uit te stellen – en dus niet te vergeten of af te haken.
Door op een slimme manier het gevoel van urgentie te stimuleren, verhoog je de waardeperceptie van je evenement en maak je mensen enthousiaster. Het resultaat? Meer ticketverkoop en meer winst.
4. Stel duidelijke rendabiliteitsdoelen
Als alles goed gaat, wordt je evenement zowel kwalitatief als financieel een succes. Maar de realiteit is dat sommige pop-up evenementen niet meteen voldoende opleveren om alle kosten te dekken. Daarom is het essentieel om al vóór de lancering duidelijke, meetbare en realistische doelstellingen te bepalen.
Het kan zijn dat je bij een eerste editie nog niet het bereik hebt op vlak van communicatie om voldoende zichtbaarheid te genereren en veel tickets te verkopen. Of misschien onderschat je je budget en laat je je meeslepen door onnodige uitgaven aan producten of diensten. Een van de meest voorkomende fouten bij de organisatie van een tijdelijk evenement is het beperken van je winstpotentieel door je tickets te goedkoop aan te bieden.
Bezoekers zijn vaak bereid om een hogere prijs te betalen voor een ervaring die ze nergens anders kunnen beleven. Wees dus niet bang om een premiumbeleving ook aan een premiumprijs aan te bieden. Maak het aanbod exclusief, en voorzie pas kortingen als je ticketverkoop achterblijft op je doelstellingen.
Stapsgewijze prijzen, kortingscodes en het spel van vraag en aanbod zijn slechts het topje van de ijsberg als het gaat om prijsstrategie. Raadpleeg zeker ons artikel Hoe bepaal je de juiste ticketprijs voor je evenement? om de ideale prijs te vinden die je toelaat om én veel tickets te verkopen én de hoogste rendabiliteit te halen. Zodra je die prijsstrategie hebt bepaald, helpt onze handleiding je om de gewenste prijscategorieën correct op te zetten.
Wil je alles in het werk stellen voor een geslaagde editie? Van online ticketverkoop tot toegangscontrole en cashless betalingen — ontdek al onze oplossingen en functionaliteiten via de knop hieronder:
