Je bent klaar om elke uitdaging in de evenementenwereld aan te gaan – zolang je het juiste team om je heen hebt. Zij zijn je geheime wapen tegen onvoorziene omstandigheden: dreigend slecht weer vlak voor het evenement, tegenvallende ticketverkoop, of een stroomuitval op de grote dag… Zorg ervoor dat je de juiste mensen aanneemt om een betrouwbaar en bekwaam team samen te stellen dat nooit teleurstelt en altijd de klus klaart.
Om daar zeker van te zijn, zijn dit de 8 vragen die je moet stellen bij elk sollicitatiegesprek voor eventpersoneel.
Samenvatting
1. Kun je een voorbeeld geven van een situatie waarin je een grote tegenslag professioneel hebt opgevangen?
Een leverancier annuleert, een plotselinge stortbui zet je evenemententerrein onder water, of de hoofdact mist zijn vlucht… In de evenementenwereld kunnen plannen binnen enkele seconden compleet veranderen. Daarom heb je een team nodig dat flexibel is en direct kan schakelen naar plan B.
Zoek naar kandidaten die kalm blijven onder druk en snel kunnen handelen bij onverwachte situaties. Als een kandidaat je kan vertellen hoe hij of zij tijdens een chaotisch evenement de situatie wist om te draaien, heb je waarschijnlijk de juiste persoon gevonden.
2. Heb je ooit aan een project gewerkt waarbij je zowel zelfstandig als in teamverband moest functioneren?
Goede communicatie is essentieel in de evenementenwereld. Tijdens een evenement veranderen de omstandigheden van minuut tot minuut. Daarom moet elk teamlid zelfstandig kunnen werken, maar ook cruciale informatie met collega’s delen, zodat iedereen weloverwogen beslissingen kan nemen.
Een sterke kandidaat kan je uitleggen hoe hij of zij een project van begin tot eind heeft beheerd, waarbij zowel individuele verantwoordelijkheid als teamwork een sleutelrol speelden.
3. Waarom ben je geïnteresseerd in de evenementenbranche?
De evenementenwereld is een bijzondere sector en vraagt om specifieke kwaliteiten.
Vaak beginnen mensen in deze branche als vrijwilliger, bijvoorbeeld tijdens hun middelbare school- of studententijd. Wie in de evenementenindustrie werkt, weet dat het zowel fysiek als mentaal veeleisend is. De lange uren en intense voorbereidingen vragen doorzettingsvermogen en passie.
Zoek kandidaten die écht een passie hebben voor evenementenorganisatie. Mensen zonder deze intrinsieke motivatie zullen sneller ontmoedigd raken en niet voldoen aan je verwachtingen. Deze vonk is vaak zichtbaar in hun ogen of te horen in de manier waarop ze praten over hun eerdere evenementenervaringen.
4. Heb je eerder technologische tools gebruikt die verband houden met evenementen?
Of kandidaten nu al ervaring hebben met jouw tools of er nog nooit mee hebben gewerkt, ze moeten enthousiast zijn om nieuwe technologieën te leren gebruiken.
Evenemententechnologie ontwikkelt zich razendsnel. Het is niet nodig dat kandidaten elk systeem tot in de puntjes kennen, maar ze moeten snel en zelfstandig nieuwe applicaties of apparatuur kunnen leren gebruiken.
Als één teamlid achterblijft in het gebruik van een tool die de rest beheerst, kan dit het hele team vertragen. Vraag daarom aan kandidaten hoe ze eerder nieuwe software of apparatuur hebben geleerd te gebruiken, zowel in een professionele als persoonlijke context.
5. Heb je ooit een mislukking meegemaakt tijdens een evenement? Wat zou je anders doen als je het opnieuw kon doen?
Fouten maken is een waardevolle manier om te leren, maar je teamleden moeten wel om kunnen gaan met de druk van een evenement. En als ze onder druk bezwijken, moeten ze zichzelf weer kunnen herpakken.
Deze vraag helpt je om de stressbestendigheid van je kandidaten te beoordelen. Je kunt zien hoe ze reflecteren op fouten, hoe ze omgaan met conflicten en hoe ze kalm blijven als dingen niet volgens plan verlopen. Een goede kandidaat kan een voorbeeld geven van een stressvolle situatie en hoe hij of zij daarvan heeft geleerd.
6. Heb je ooit een evenementbudget overschreden? Hoe heb je dat opgelost?
Het budget is een van de meest kritieke aspecten van een evenement. Het bepaalt vaak of een evenement succesvol is of niet.
Je hoeft geen accountants aan te nemen voor je team, maar je hebt wel iemand nodig die:
- Uitgaven kan bijhouden,
- Kan onderhandelen met leveranciers,
- Het budget serieus neemt en binnen de financiële grenzen blijft.
Vraag kandidaten naar hun ervaring met budgetbeheer en hoe ze kosten hebben beheerd in eerdere projecten. Zo krijg je een goed beeld van hun financiële verantwoordelijkheid binnen een eventteam.
7. Hoe meet je het succes van een evenement?
Het succes van een evenement wordt op verschillende manieren beoordeeld, afhankelijk van de betrokken partijen.
- Voor jou als organisator kan succes betekenen dat je een bepaald aantal bezoekers hebt gehaald of een specifiek financieel doel hebt bereikt.
- Voor je sponsors en partners betekent succes vaak een goed rendement op hun investering.
- Voor deelnemers draait succes om een geweldige ervaring.
Je ideale kandidaat moet begrijpen dat succes meerdere lagen heeft en bereid zijn om te werken aan een evenement waarin elke stakeholder tevreden is. Vraag hen hoe ze succes zouden meten en hoe ze bijdragen aan een geslaagd evenement.
8. Wat zijn de eerste taken die je uitvoert bij de start van een evenement?
Er zijn nooit genoeg uren op een eventdag. Door een vraag te stellen over tijdsbeheer, krijg je inzicht in hoe kandidaten hun prioriteiten stellen.
Zorg ervoor dat hun aanpak aansluit bij jouw visie of dat er op zijn minst een manier is waarop jullie werkstijlen kunnen samengaan. Dit voorkomt toekomstige misverstanden en frictie.
Het werven van personeel waarin je vertrouwen hebt, is een van de moeilijkste, maar ook belangrijkste taken bij het organiseren van een evenement.
Voor de rest kun je het jezelf makkelijker maken door te kiezen voor een alles-in-één ticketingoplossing die perfect aansluit op jouw evenement. Maak vervolgens gebruik van soepele toegangscontrole en eventueel een cashless betaalsysteem.
Ontdek alle mogelijkheden en organiseer je evenement moeiteloos.
