Festival Woodstower

Woodstower était de retour en cette fin d’été 2022 à Lyon pour 5 jours et 4 soirées de concerts. Une année de tous les records pour les organisateurs qui ont su attirer près de 43 000 festivaliers dans le cadre idyllique du Grand Parc Miribel Jonage. Un rendez-vous auquel s’est invité Weezevent en fournissant pour la première fois aux organisateurs sa solution de gestion des bénévoles et du staff.

Une communauté de bénévole active

Pour assurer ce succès, 600 bénévoles et 150 personnels s’investissent quotidiennement sur les 5 jours du festival en amont, pendant et même après. Le tout dans une ambiance humaine et chaleureuse.

“Au fil des années, nous avons réussi à créer une véritable communauté de bénévoles autour de notre festival. Au sein de nos membres, nous avons réussi à avoir une certaine mixité de profils. Nous essayons chaque année de les choyer et de créer un vrai lien de confiance avec les équipes.” Maxime Noly, Directeur général – Festival Woodstower

Des fonctionnalités adaptées à leurs besoins et leurs attentes

Afin de simplifier et faciliter la gestion de leurs bénévoles et leur staff, les organisateurs se sont dotés cette année de la solution WeezCrew. La plateforme leur a permis un véritable gain de temps dans la gestion et le suivi de leur évènement grâce à des fonctionnalités adaptées à leurs besoins et leurs attentes.

“Notre mode de fonctionnement devenait dépassé au regard du nombre de bénévoles actifs sur l’ensemble du festival. WeezCrew nous a particulièrement séduits par sa structuration et sa facilité d’utilisation. Il y a une gestion intuitive dans le paramétrage des missions et des affectations. Le matching intelligent nous a permis d’éviter toute erreur et doublons. Nous attachons une importance particulière à la communication avec nos bénévoles. Le module mailing et SMS est très bien pensé pour des envois ciblés et personnalisés.” Maxime Noly, Directeur général – Festival Woodstower

La connexion avec Weezevent comme atout

La gestion de l’opérationnel et notamment le crédit repas fut également un atout indéniable pour les organisateurs grâce à la connectivité avec notre système de cashless développé WeezPay.

“La connectivité avec Weezevent est également très positive pour nous. La gestion opérationnelle des repas et boissons via le cashless nous a facilité le travail. Nous connaissions en avance le nombre de repas à commander selon les journées grâce aux filtres édités dans la solution. Les bénévoles y avaient ensuite accès directement avec leur badge. Tout est programmé à l’avance. La solution s’est adaptée à nos besoins et reste très flexible. L’équipe de WeezCrew a toujours su répondre présente lors de nos différentes demandes. Je la recommande vraiment aux organisateurs de festivals pour leurs prochaines éditions.” Maxime Noly, Directeur général – Festival Woodstower

Grâce à ce gain de temps dans leur gestion, les organisateurs ont pu être au plus proche de leurs bénévoles, du lancement des inscriptions au message de remerciement lors de la clôture du festival.