Un agenda chargé et l’envie de développer son réseau. Ce sont les 2 contraintes que doit concilier l’Association Marketing Québec (AMQ) pour faire vivre sa communauté. Sa réponse tient en 2 formats complémentaires : des petits-déjeuners stratégiques virtuels et des 5 à 7 en présentiel organisés autour de conférences ou de panels. L’un pour la commodité, l’autre pour le lien.
L’AMQ rassemble des professionnels des marques, des agences et de l’événementiel québécois, un écosystème qui couvre plusieurs métiers du marketing. Sa mission consiste à leur donner des outils concrets et des occasions de se rencontrer, tout au long de l’année.
Dans cette interview, Marlène, Présidente de l’AMQ depuis 3 ans, revient sur l’organisation des événements de l’association et sur ce qui fait, selon elle, la différence entre une salle pleine et une salle vide.
Sommaire
1. Quels formats d’événements permettent de créer des rendez-vous qui donnent envie à sa communauté de revenir ?
L’AMQ s’appuie sur 2 formats : les petits-déjeuners stratégiques virtuels et les 5 à 7 en présentiel. Les rendez-vous virtuels se sont développés pendant la pandémie, mais l’association a choisi de les conserver. Pour Marlène, leur principal avantage est simple : ils sont faciles à intégrer dans l’agenda de professionnels déjà très sollicités. Se rendre à Montréal tôt le matin implique du transport et du stationnement. Ces rendez-vous virtuels évitent ces contraintes et facilitent la participation.
En parallèle, l’AMQ maintient des rencontres en présentiel, généralement sous forme de conférences ou de panels.
« Les gens ont envie de se voir et d’avoir de vraies discussions. »
Ces 2 types de rencontre répondent donc à des besoins différents : le virtuel facilite l’accès au contenu, tandis que le présentiel favorise davantage les échanges et le networking. Depuis l’automne 2025, l’association organise aussi certains événements avec d’autres organisations professionnelles du Québec et du Canada. L’objectif est d’élargir leur portée et de réunir plusieurs communautés autour de sujets communs. Mais pour Marlène, le format ne fait pas tout.
« Les gens sont très occupés. Mais si vous êtes en mesure d’avoir du contenu qui est très pertinent, vous allez avoir du succès. »
La régularité fonctionne donc uniquement si les sujets proposés restent suffisamment pertinents pour justifier la participation. Le rôle de l’AMQ est autant de créer le rendez-vous que de trouver la bonne raison d’y participer.
Pour assurer la pérennité du lien entre les membres de l’association et les professionnels visés, des outils spécialisés dans le développement communautaire existent. C’est notamment le cas de Wudo. Grâce à l’accompagnement de ses experts en structuration de communautés, il devient plus facile de maintenir l’engagement entre deux événements et d’inscrire sa stratégie communautaire dans la durée.
2. Quelles sont les bonnes pratiques pour rendre ses événements accessibles et lisibles pour toute sa communauté ?
Pour l’AMQ, fédérer une communauté passe d’abord par un parcours d’inscription en ligne simple, quel que soit le profil du participant. Les rendez-vous sont ouverts à l’ensemble de la communauté de l’association : les membres y accèdent dans le cadre de leur adhésion annuelle, tandis que les participants occasionnels peuvent s’inscrire contre une faible contribution via différents CTA présents sur le site de l’AMQ, qui redirigent vers un mini-site dédié.
« C’est important que pour les utilisateurs, ce soit simple. Lorsque tu as une billetterie qui n’est pas intuitive, cela crée de la friction. »
Grâce à cette fonctionnalité de WeezTicket, l’organisateur peut personnaliser la page selon sa charte graphique et l’optimiser pour le référencement. Pour des rendez-vous réguliers, conserver un parcours cohérent d’une édition à l’autre permet également à la communauté de retrouver rapidement ses repères.
Pour rendre les événements visibles par tous, l’AMQ s’appuie sur ses propres réseaux, mais aussi sur les membres de son conseil d’administration, qui relaient les rendez-vous auprès de leurs communautés, notamment sur LinkedIn. Multiplier les points de contact permet d’élargir la portée de chaque événement, à condition de conserver un message et un parcours d’inscription cohérents.
Pour inscrire cette communication dans une stratégie communautaire plus large, des solutions comme Wudo proposent également des formations au community building et un accompagnement sur l’animation et le pilotage de communauté. L’objectif : structurer les prises de parole dans le temps et maintenir un lien régulier avec les professionnels visés, au-delà de la promotion du prochain événement.
3. Pour un format d’événement régulier, quels sont les bons moyens de gagner du temps ?
Quand plusieurs rendez-vous rythment l’année, l’enjeu est de pouvoir reproduire la même organisation sans multiplier les tâches et les outils à chaque nouvel événement. À l’AMQ, cette partie opérationnelle est centralisée par la coordinatrice de l’association, qui prend notamment en charge la création des événements et la gestion de la billetterie. C’est sur ce point que la simplicité de WeezTicket joue un rôle important pour l’équipe.
« Ça nous permet d’organiser nos événements de manière vraiment simple. »
Les inscriptions et les données sont regroupées au même endroit et leur évolution peut être suivie à mesure que l’événement approche. Un suivi particulièrement utile pour l’AMQ, qui constate qu’une grande partie des participants réserve sa place dans les derniers jours. Si un rendez-vous est prévu le mercredi, l’équipe peut, par exemple, constater le lundi qu’il reste encore des places et renforcer sa communication pour générer de nouvelles inscriptions. Le ROI des actions de communication peut ainsi être suivi depuis le tableau de bord.
Pour les petits-déjeuners stratégiques virtuels, les données collectées lors de l’inscription servent ensuite à transmettre les informations pratiques aux participants. Une invitation est envoyée avec le lien de connexion via un courriel, et une relance est envoyée le matin de l’événement afin de s’assurer que chacun puisse rejoindre facilement le rendez-vous.
En centralisant la gestion des inscriptions et leur suivi, l’AMQ limite ainsi le temps dédié à la logistique de chaque événement. L’équipe peut se concentrer davantage sur le cœur de sa programmation : identifier des sujets pertinents pour sa communauté et réunir les bons intervenants.
4. Comment s’appuyer sur les inscriptions pour entretenir et activer sa communauté dans le temps ?
À chaque inscription, l’AMQ collecte plusieurs informations utiles pour mieux connaître les professionnels qui participent à ses rendez-vous : leur provenance, leur entreprise et leur rôle au sein de celle-ci. L’objectif n’est pas pour autant de multiplier les champs. Pour Marlène, il vaut mieux se concentrer sur les données réellement utiles, sans alourdir le parcours d’inscription. Le courriel en fait naturellement partie. Avec le consentement du participant, conformément à la Loi 25 au Québec, il permet à l’association de poursuivre la communication autour de ses événements.
D’un événement à l’autre, l’AMQ nourrit donc ses bases de données avec les informations de nouveaux participants pour rester en contact avec eux et créer des campagnes marketing ciblées.
L’AMQ suit également la part de membres et de non-membres inscrits à chaque événement. Cette visibilité lui permet de voir si un rendez-vous mobilise principalement sa communauté existante ou s’il attire aussi de nouveaux professionnels. Elle peut ensuite adapter sa communication à l’approche de l’événement en fonction de l’évolution des inscriptions.
Mais l’inscription ne représente qu’un point de contact dans la relation avec une communauté professionnelle. Entre deux événements, maintenir l’engagement de membres déjà très sollicités reste un enjeu à part entière.
Des solutions spécialisées dans l’animation de communauté comme Wudo permettent de prolonger cette logique au-delà des données collectées lors des inscriptions. Elles accompagnent les organisations dans la structuration et le pilotage de leur communauté afin de mieux suivre les interactions, identifier les dynamiques d’engagement et mesurer l’impact des actions menées dans le temps.
5. Pourquoi structurer l’accueil des participants pour des événements récurrents ?
Pour ses rendez-vous en présentiel, l’AMQ prévoit systématiquement une table d’accueil à l’arrivée des participants. L’équipe peut ainsi recevoir les professionnels avant le début de la conférence et leur remettre leur cocarde.
Cette étape prend une importance particulière pour une association qui organise régulièrement des événements ; l’accueil marque le début du temps de rencontre entre les membres, les participants extérieurs et les différents professionnels présents. Il prolonge ainsi la logique des 5 à 7 de l’AMQ, pensés autant pour partager du contenu que pour permettre à la communauté de se retrouver et d’échanger.
En revanche, dans le cadre d’un événement où le contrôle des accès devient essentiel, une solution comme WeezAccess peut venir compléter ce dispositif. Le scan des billets peut se faire via l’application mobile gratuite : rouge, le billet n’est pas valide ; vert, l’accès est confirmé.
Fédérer une communauté professionnelle grâce à des événements réguliers repose donc sur la capacité à créer des rendez-vous accessibles, pertinents et simples à reproduire dans le temps.
WeezTicket accompagne cette régularité en centralisant la création des événements, les inscriptions et leur suivi depuis une même plateforme. L’équipe peut suivre l’évolution des réservations, adapter sa communication à l’approche de chaque rendez-vous et collecter les informations nécessaires pour rester en contact avec les participants.
Vous souhaitez structurer des rendez-vous réguliers pour faire vivre votre communauté ? Nos solutions de billetterie et de contrôle d’accès vous accompagnent de l’inscription jusqu’à l’accueil des participants. En simplifiant l’organisation de vos événements, vous consacrez davantage de temps à ce qui compte le plus : la qualité de votre événement.
FAQ
Q : Comment fédérer une communauté professionnelle autour d’événements réguliers ?
Pour fédérer durablement une communauté, il faut lui donner des rendez-vous réguliers, des objectifs clairs et surtout une bonne raison de participer. La logique est proche de celle utilisée pour fédérer une équipe autour d’un projet commun : chaque membre doit comprendre l’intérêt du rendez-vous et la valeur qu’il peut en retirer. Pour l’organisateur, l’enjeu consiste donc à proposer des sujets pertinents, à faciliter les échanges et à créer progressivement un sentiment d’appartenance.
Q : Comment fédérer une équipe autour d’événements récurrents ?
Pour fédérer une équipe, il est important de définir les responsabilités de chacun et de fixer des objectifs clairs pour chaque événement. Une équipe soudée sait qui prépare le contenu, qui gère les inscriptions et qui prend en charge la communication. Ce fonctionnement permet à chaque collaborateur de contribuer à un objectif commun sans multiplier les tâches inutiles.
Centraliser les inscriptions avec WeezTicket permet aussi à l’équipe de travailler à partir des mêmes informations et de se concentrer sur les objectifs communs du rendez-vous.
Q : Comment maintenir l’engagement d’une communauté entre deux événements ?
Un événement permet de réunir une communauté à un moment précis, mais l’engagement doit également être entretenu entre deux rendez-vous. Pour y parvenir, l’équipe peut continuer à communiquer, partager du contenu, solliciter du feedback et créer des occasions d’échanger.
Des solutions spécialisées comme Wudo permettent de prolonger cette dynamique en aidant l’équipe à structurer l’animation de la communauté et à maintenir le lien avec chaque membre. C’est un excellent moyen de faire vivre les relations créées pendant l’événement plutôt que d’attendre le rendez-vous suivant.
Q : Quels formats privilégier pour fédérer une communauté de professionnels ?
Les formats doivent avant tout correspondre aux contraintes de la communauté. Le virtuel facilite la participation, tandis que les conférences, panels et rencontres en présentiel créent davantage de moments de partage et de discussions dans un cadre parfois plus informel.
Comme pour une action de team building visant à renforcer la cohésion d’équipe, l’important est de choisir un format cohérent avec l’objectif recherché. Pour l’équipe organisatrice, alterner les formats permet de proposer plusieurs manières de participer tout en créant des liens entre les membres.
Q : Quelles données collecter pour mieux connaître sa communauté ?
L’équipe doit privilégier les informations réellement utiles : courriel, entreprise, rôle ou provenance du participant, par exemple. Un formulaire trop long peut créer de la friction et réduire le nombre d’inscriptions.
Ces données permettent ensuite à l’équipe de mieux comprendre les profils présents, d’adapter sa communication et de valoriser les contributions des différents membres. L’objectif reste de mieux connaître la communauté sans complexifier son parcours.
Q : Comment simplifier l’organisation d’événements réguliers pour son équipe ?
Pour fédérer son équipe autour de rendez-vous réguliers, il est utile de limiter le nombre d’outils et de donner la possibilité à chacun de retrouver facilement les informations dont il a besoin.
Avec WeezTicket, l’AMQ centralise les inscriptions et leur suivi dans un même espace. Le manager ou la personne responsable de l’événement peut suivre l’évolution des réservations, tandis que chaque membre de l’équipe conserve une vision claire du remplissage.
Cette organisation permet aussi de mieux déléguer, de responsabiliser chaque collaborateur et de consacrer davantage de temps au contenu de l’événement.
Q : Comment communiquer efficacement autour d’événements récurrents ?
Pour fédérer les équipes autour de la promotion d’un événement, chacun doit connaître les messages à relayer et les moments clés de communication. Site internet, courriel, réseaux sociaux ou relais par les membres de la communauté peuvent être utilisés conjointement.
Pour l’équipe, suivre les inscriptions permet également de voir si une communication génère des réservations et de décider quand reprendre la parole. La communication est la clé pour maintenir la visibilité du rendez-vous, mais elle doit rester régulière et cohérente plutôt que de se limiter aux derniers jours avant l’événement.
Q : Comment structurer une stratégie de community building ?
Une stratégie de community building doit permettre de donner du sens aux interactions proposées et de rassembler les membres autour d’objectifs communs.
Pour fédérer votre équipe et la communauté autour de cette stratégie, il est utile de définir ce que l’on souhaite obtenir : davantage de participation, plus d’échanges, de nouveaux membres ou une meilleure continuité entre les événements.
Wudo accompagne notamment les organisations dans cette mise en pratique, avec des formations et un accompagnement sur l’animation et le pilotage de communautés. L’équipe peut ainsi structurer des actions concrètes et avancer avec un objectif mesurable.
Q : Comment mesurer la réussite et l’engagement d’une communauté ?
Le nombre d’inscriptions n’est qu’un premier indicateur de réussite. L’équipe peut également observer la participation d’un événement à l’autre, la part de nouveaux inscrits, le retour des membres existants ou encore les interactions générées entre deux rendez-vous.
Les feedbacks reçus après les événements peuvent compléter ces données. Ils permettent à l’équipe de découvrir ce qui fonctionne, d’identifier les échecs ou les formats moins performants et d’ajuster les prochains rendez-vous.
Q : Quels outils utiliser pour fédérer les équipes et sa communauté autour d’événements ?
Pour fédérer les professionnels autour de rendez-vous réguliers, plusieurs outils peuvent intervenir à différentes étapes. WeezTicket permet à l’équipe de gérer les inscriptions et les données des participants, tandis que WeezAccess peut compléter le dispositif lorsqu’un contrôle des entrées est nécessaire.
