Encadrer et valoriser vos bénévoles est essentiel pour garantir leur engagement et le succès de votre événement. Avec une organisation bien pensée, un accompagnement, vous pouvez transformer cette aventure en une expérience enrichissante pour tous. Prêts à booster votre gestion du bénévolat ? Suivez le guide !
Sommaire
1. Bien encadrer et valoriser vos bénévoles: organiser et structurer efficacement leurs missions
Définir des rôles et missions clairs
- Soyez précis : détaillez les tâches spécifiques de chaque rôle (accueil, logistique, gestion des accès, etc.).
- Incluez des responsabilités : définissez clairement ce que chaque bénévole doit accomplir.
- Fixez des attentes réalistes : spécifiez les horaires, le lieu et les attentes de chaque mission.
- Mentionnez le conseil d’administration : les bénévoles siégeant au conseil d’administration d’une association peuvent déclarer leurs activités associatives via le Compte Engagement Citoyen et sont éligibles à des droits à la formation financés par l’État.
Utiliser des outils adaptés pour la gestion des volontaires
Pour une gestion efficace et simplifiée de vos bénévoles, l’utilisation d’outils comme WeezCrew fait toute la différence. Grâce à cette plateforme, vous pouvez faciliter l’encadrement de vos bénévoles à chaque étape de l’événement :
- Suivi en temps réel : WeezCrew vous permet de suivre l’état d’avancement du remplissage des missions et d’ajuster les affectations si nécessaire, tout en ayant une vue d’ensemble de la répartition du travail.
- Centralisation des informations : tous les détails concernant les bénévoles, comme leurs missions, leurs horaires ou leurs coordonnées, sont accessibles en un seul endroit. Plus de confusion, tout est organisé et transparent.
- Communication fluide : communication fluide : envoi d’e-mails et de SMS pour les briefings et les rappels directement via la plateforme, afin que vos bénévoles soient toujours informés et prêts.
- Simplicité d’utilisation : que ce soit pour recruter, affecter des missions ou communiquer efficacement, WeezCrew rend chaque étape du processus de gestion des bénévoles simple et rapide.
“Nous réalisons des formulaires pour les inscriptions, puis vient le paramétrage de WeezCrew, que nous effectuons en plusieurs phases. Avant même de rentrer dans l’outil, j’ai créé une matrice de centralisation des besoins (…) et, à partir de cette matrice, nous paramétrons WeezCrew avec les équipes et affectons les bénévoles en fonction de certaines règles de priorisation.”
Berangère Battin, Coordinatrice des bénévoles au V & B Fest’
En intégrant un outil comme WeezCrew, vous facilitez non seulement l’organisation de votre événement, mais vous offrez également à vos bénévoles une expérience plus fluide et professionnelle, ce qui booste leur satisfaction. De plus, une interface dédiée permet de centraliser toutes les informations et de faciliter la gestion des bénévoles.
Assurer une communication fluide et transparente
- Clarifiez les consignes dès le départ : organisez des réunions d’information pour partager toutes les attentes, les horaires, les bonnes pratiques à adopter ainsi que les règles à respecter.
- Mise à jour régulière : tenez vos bénévoles informés de tout changement via des e-mails, des plateformes ou des groupes de messagerie. Mentionnez également les services de communication disponibles pour faciliter les échanges entre bénévoles.
- Canaux ouverts : créez des canaux de communication où vos bénévoles peuvent poser des questions et partager leurs préoccupations en temps réel.
Accueil et intégration des bénévoles
L’accueil et l’intégration des bénévoles sont des étapes cruciales pour garantir leur fidélisation au sein de l’association. Voici quelques conseils pour accueillir et intégrer vos bénévoles :
- Préparez un kit de bienvenue personnalisé : offrez à chaque bénévole un kit comprenant des informations sur l’association, ses missions et ses valeurs. Cela les aidera à se familiariser rapidement avec votre organisation.
- Organiser une réunion d’accueil : présenter l’association et son équipe lors d’une réunion d’accueil. Profitez-en pour répondre aux questions des bénévoles et clarifier leurs rôles.
- Proposez une formation ou un accompagnement : aidez les bénévoles à comprendre leurs responsabilités en leur offrant une formation spécifique ou un accompagnement personnalisé.
- Encouragez le partage d’expériences : invitez les bénévoles à partager leur point de vue et leurs expériences pour améliorer l’association. Cela renforce leur sentiment d’appartenance et d’engagement.
- Créez un espace de discussion en ligne : mettez en place une plateforme où les bénévoles peuvent se connecter et échanger. Cela favorise la communication et le soutien mutuel.
Résoudre les conflits et améliorer les relations
Les conflits peuvent surgir au sein de l’association, mais il est important de les résoudre rapidement pour maintenir une bonne ambiance et des relations positives entre les bénévoles. Voici quelques conseils pour résoudre les conflits et améliorer les relations :
- Encouragez la communication ouverte et honnête : favorisez un environnement où les bénévoles se sentent à l’aise pour exprimer leurs préoccupations. Cela prévient les malentendus et les conflits.
- Établissez des règles de fonctionnement claires : des règles respectueuses et bien définies aident à éviter les conflits. Assurez-vous que tous les bénévoles les connaissent et les comprennent.
- Proposez des formations en communication : offrez des ateliers pour améliorer les compétences en communication et en résolution de conflits. Cela aide les bénévoles à gérer les situations difficiles de manière constructive.
- Créez un comité de médiation : mettez en place un groupe neutre pour résoudre les conflits. Cela garantit que les problèmes sont traités équitablement.
- Encouragez le partage des préoccupations : invitez les bénévoles à exprimer leurs préoccupations et à proposer des axes pour améliorer les relations au sein de l’association. Cela renforce la cohésion et l’esprit d’équipe.
Flexibilité et adaptabilité dans les activités
La flexibilité et l’adaptabilité sont des atouts majeurs pour fidéliser les bénévoles au sein de votre association. En effet, chaque bénévole a des disponibilités et des contraintes uniques qu’il est crucial de prendre en compte. Pour répondre à ces besoins variés, privilégiez les tâches courtes et la rotation des équipes. Cela permet aux bénévoles de s’engager sans se sentir surchargés.
En intégrant cette flexibilité dans vos méthodes de travail, vous montrez que vous respectez et valorisez le temps de vos bénévoles, ce qui renforce leur volonté.
Enfin, soyez ouverts aux différentes manières de fonctionner de vos bénévoles. Chaque personne a sa propre façon de faire et son propre rythme d’engagement.. En étant flexible et en adaptant vos attentes, vous créez un environnement inclusif et motivant pour tous vos bénévoles.
2.Accompagner et former pour une meilleure implication
Pour que vos bénévoles soient vraiment investis et motivés, l’accompagnement et la formation jouent un rôle clé. Il existe également la possibilité de solliciter des organismes externes pour former vos bénévoles et accéder à des centres de ressources qui offrent des conseils et des formations sur divers sujets liés à la gestion associative. Certaines de ces ressources gratuites ne sont accessibles qu’aux associations. Voici les étapes pour leur offrir la meilleure expérience possible :
Prévoir un briefing initial détaillé
Dès leur arrivée, assurez-vous que vos bénévoles comprennent clairement leur rôle et les attentes de l’événement.
Il est crucial de prévoir un briefing détaillé pour les nouveaux bénévoles afin de faciliter leur intégration et répondre à leurs attentes spécifiques. Il leur donnera toutes les informations nécessaires pour se sentir prêts et confiants.
Profitez-en pour leur présenter l’équipe, les objectifs de l’événement, et répondre à toutes leurs questions. Cela fait une énorme différence pour démarrer l’expérience sur de bonnes bases.
Former aux missions, aux compétences et aux valeurs de l’événement
Il ne s’agit pas seulement de leur expliquer les tâches à accomplir, mais aussi de les immerger dans l’esprit et les valeurs de l’événement. Cela leur permet de se sentir connectés aux objectifs et de mieux comprendre l’impact de leur travail.
- Offrir une formation spécifique aux tâches à accomplir
- Partager les valeurs et l’esprit de l’événement pour renforcer l’engagement
- Expliquer l’impact de chaque tâche sur l’ensemble de l’événement
- Fournir des ressources ou des supports pour faciliter la compréhension des rôles
Offrir un accompagnement tout au long de l’expérience
L’accompagnement des bénévoles ne doit pas se limiter à l’événement en lui-même. Pour qu’ils restent motivés et impliqués, il est essentiel de les soutenir tout au long de leur expérience, même après l’événement.
- Suivi post-événement : prenez le temps de remercier vos bénévoles après l’événement, mais aussi de recueillir leurs retours. Cela leur montre que leur avis compte et permet d’améliorer l’expérience pour les prochaines éditions.
- Maintenir le lien tout au long de l’année : ne laissez pas le contact se perdre après un événement. Organisez des rencontres, des événements ou des mises à jour régulières pour maintenir les bénévoles impliqués et leur rappeler qu’ils font toujours partie de la communauté.
- Proposer des opportunités d’engagement continu : offrez à vos bénévoles des occasions de s’impliquer tout au long de l’année, que ce soit pour des projets à long terme ou des événements moins fréquents. Cela leur permet de se sentir constamment connectés à la cause.
- Formations continues et développement : offrir des formations professionnelles ou des ateliers de développement personnel peut être un excellent moyen de renforcer leur sentiment d’appartenance. Cela montre que vous investissez dans leur croissance et que vous reconnaissez leurs efforts.
Valorisation des compétences des bénévoles
La valorisation des compétences des bénévoles est essentielle pour les fidéliser et les motiver. Les bénévoles cherchent souvent à acquérir de nouvelles compétences. Pour répondre à ces attentes, il est important de comprendre les objectifs personnels de chaque bénévole.
Offrez des formations régulières pour développer leurs compétences dans divers domaines. Ces formations peuvent couvrir des aspects techniques, organisationnels ou relationnels, et aider les bénévoles à se sentir plus compétents et confiants dans leurs rôles.
Impliquer les bénévoles dans la prise de décision est une autre manière de valoriser leurs compétences. En leur donnant une voix dans les décisions importantes, vous renforcez leur sentiment d’appartenance et d’engagement envers l’association. Enfin, n’oubliez pas de valoriser régulièrement leurs efforts et leurs réussites. Un simple mot peut avoir un impact significatif sur leur motivation.
3.Valoriser et fidéliser les bénévoles à chaque étape
Les bénévoles sont le cœur battant de vos événements, et méritent d’être non seulement reconnu, mais aussi célébré à chaque étape de leur parcours. Il est crucial de mettre en avant la valorisation des compétences des bénévoles pour renforcer leur motivation. Valoriser les nouveaux bénévoles va bien au-delà d’un simple “merci” à la fin de l’événement.
Remercier les bénévoles pendant l’événement
Remercier vos bénévoles pendant l’événement est essentiel pour maintenir leur motivation tout au long de l’expérience. La coopération entre les associations est également cruciale pour améliorer l’engagement des bénévoles. C’est un moyen simple, mais puissant, de leur montrer qu’ils sont vus, appréciés et que leur travail compte.
- Exprimer des remerciements personnalisés : un simple “merci” peut faire toute la différence, mais personnalisez-le en fonction des tâches effectuées. Montrez-leur que vous avez remarqué leur implication et leur effort spécifique.
- Féliciter publiquement : lors des rassemblements ou moments de pause, mettez en avant les bénévoles en public. Un petit mot pendant un briefing ou une réunion informelle leur donnera un sentiment de fierté.
- Offrir des encouragements réguliers : au-delà des remerciements, encouragez-les dans leurs missions. Un “bon travail” ou un “continuez comme ça” montre que vous appréciez leurs efforts au quotidien.
- Créer des moments de reconnaissance spontanée : n’attendez pas la fin de l’événement pour féliciter vos bénévoles. Lorsqu’ils accomplissent une tâche bien, félicitez-les sur-le-champ pour nourrir un sentiment de satisfaction immédiat.
- Prendre un moment pour échanger : lorsque vous croisez vos bénévoles, prenez quelques instants pour échanger avec eux, les remercier et leur demander comment ils se sentent. Cela leur montrera que leur bien-être compte tout autant que leur travail.
Offrir des avantages et des gestes de reconnaissance concrets
Il est essentiel de montrer à vos bénévoles que leur temps et leur énergie sont valorisés de manière tangible. Les gestes de gratitude concrets renforcent leur sentiment d’appartenance et leur engagement envers votre cause.
Un service public dédié a été mis en place pour faciliter l’accès aux certifications sportives, offrant ainsi des avantages supplémentaires aux bénévoles.
- Proposer des expériences ou des opportunités exclusives : organiser des activités spéciales pour les bénévoles, comme un after-event, une visite des coulisses ou une rencontre avec des intervenants. Cela leur permettra de vivre une expérience unique et de se sentir privilégiés.
- Offrir des certificats ou des diplômes : un certificat de participation ou de reconnaissance peut être un moyen tangible de les remercier pour leur implication. Ils pourront également ajouter cette expérience à leur CV.
- Proposer des avantages à long terme : offrez-leur des réductions sur les futurs événements, un accès privilégié à certaines informations ou à des événements à venir. Ces avantages leur montreront qu’ils font partie d’une communauté sur le long terme.
- Organiser des événements dédiés aux bénévoles : Une soirée de remerciement ou un barbecue spécialement conçu pour eux. Ces moments de partage et de détente permettent de valoriser leur engagement, de renforcer les liens au sein de la communauté et de les remercier de manière concrète pour leur contribution.
Recueillir leurs retours et les impliquer dans les futurs événements de bénévolat
Prendre en compte l’avis de vos volontaires est un excellent moyen de montrer que vous valorisez leur expérience et leur implication. En recueillant leurs retours, vous pouvez améliorer vos futurs événements, et en les impliquant dans les projets à venir, vous renforcez leur sentiment d’appartenance.
- Organiser des débriefings après l’événement : prenez le temps de discuter avec vos équipes pour savoir ce qui a bien fonctionné et ce qui pourrait être amélioré. Ces moments d’échange sont précieux pour ajuster l’organisation future.
- Mettre en place des sondages ou questionnaires : utilisez des outils simples pour recueillir des retours structurés, permettant à vos bénévoles de partager leurs impressions sur différents aspects de l’événement. Des sondages en ligne sont rapides à remplir et vous donnent un aperçu global.
- Encourager les suggestions : donnez-leur un espace pour proposer leurs suggestions d’amélioration. Vous pouvez créer un canal de communication dédié, comme un groupe de discussion.
- Impliquer les bénévoles dans la planification de futurs événements : offrez à certains bénévoles de participer aux étapes de préparation d’événements futurs. Leur expérience sur le terrain vous fournira des insights précieux et les rendra plus investis.
- Reconnaître leur implication : lorsque vous mettez en place leurs suggestions ou idées, assurez-vous de leur faire savoir que leurs retours ont été pris en compte. Cela renforcera leur engagement et leur motivation pour les événements à venir.
Pour rendre cette gestion encore plus simple et efficace, WeezCrew vous accompagne à chaque étape. Grâce à ses outils performants, vous pouvez gérer vos bénévoles de manière fluide et intuitive, optimiser vos missions et garder un contact constant avec vos équipes. Avec WeezCrew, vous avez tout ce qu’il vous faut pour bâtir une équipe de bénévoles motivée et fidèle, prête à relever tous vos défis.
Évaluation et amélioration
L’évaluation et l’amélioration sont des étapes essentielles pour garantir la qualité et l’efficacité de l’association. Voici quelques conseils pour évaluer et améliorer l’association :
- Établissez des objectifs clairs et mesurables : définissez des objectifs précis pour l’association et évaluez régulièrement les progrès réalisés. Cela permet de rester sur la bonne voie.
- Proposer des formations continues : offrez des ateliers pour améliorer les compétences des bénévoles. Cela contribue à leur développement personnel et professionnel.
- Créez un système de feedback : mettez en place un cadre pour recueillir les commentaires et les idées des bénévoles et des salariés. Cela aide à identifier les points à améliorer.
- Établissez des indicateurs de performance : utilisez des indicateurs pour évaluer l’efficacité de l’association. Cela permet de mesurer les résultats et d’ajuster les actions en conséquence.
- Encouragez les décisions participatives : impliquez les bénévoles et les salariés dans les décisions de l’association. Cela renforce leur engagement et leur sentiment d’appartenance.
Vous avez désormais toutes les clés pour bien encadrer vos bénévoles. Grâce aux solutions de gestion d’événements de Weezevent, vous pourrez atteindre vos objectifs facilement : management du staff et des accréditations , contrôle d’accès et système de paiement cashless seront vos alliés pour une gestion fluide et une expérience réussie pour vos bénévoles et participants.
