Trouver des bénévoles motivés et engagés est un défi clé pour tout événement et association. Un recrutement bien structuré garantit non seulement des volontaires efficaces, mais aussi une expérience enrichissante pour chacun. Alors, comment recruter ? Découvrez dans cet article les 4 étapes et astuces essentielles pour réussir à bâtir une communauté soudée et engagée !
Sommaire
1. Définir précisément les besoins en bénévoles
La recherche et la gestion des bénévoles peut être un processus exigeant pour votre organisation à but non lucratif, mais ils sont essentiels, car ils influencent directement votre structure et vos événements. Les bénévoles jouent un rôle crucial dans le bon fonctionnement des associations et des événements.
Pour faciliter leur mission, il est indispensable de définir précisément les besoins de votre association, tant en nombre de bénévoles qu’en compétences requises.
Faites la liste des priorités
Il est temps de se lancer ! Réalisez un rapide audit de vos besoins en bénévoles, qu’ils soient ponctuels ou annuels, et surtout classez-les par ordre de priorité. Quel profil de personnes cherchez-vous à recruter ?
- Compétences : définissez les savoir-faire nécessaires pour votre événement (logistique, accueil, communication…).
- Disponibilité : évaluez le temps d’engagement requis (ponctuel, régulier, longue durée).
- Motivation : identifiez les centres d’intérêt alignés avec leurs futures responsabilités.
- Expérience : cherchez-vous des profils débutants à former ou des profils autonomes pour votre association ?
- Adaptabilité : privilégiez des personnes dynamiques, capables de s’intégrer facilement.
Déterminez les profils recherchés
Le conseil ultime pour déterminer les profils recherchés est de les classer par ordre de priorité en fonction de leur rareté. Cette variable dépend principalement de l’emplacement de votre structure ou de votre événement.
Définir un profil type du membre de votre staff peut être une approche efficace.
- Niveau d’engagement : régulier ou intensif ? Définissez le degré d’implication souhaité.
- Valeurs et motivation : vos bénévoles doivent-ils partager une cause, un état d’esprit ou être simplement disponibles ?
- Capacité d’adaptation : cherchez-vous des personnes autonomes ou préférez-vous un encadrement plus structuré ?
- Diversité des profils : voulez-vous toucher des étudiants, des actifs, des retraités ou un mélange intergénérationnel ?
Créez des rôle claires et attractifs.
La création de fiches missions vous permettra de structurer et de synthétiser les besoins de votre association. Elles précisent les rôles, les tâches attendues et les compétences nécessaires, offrant ainsi une vision claire des attentes. Véritables supports de communication, elles valorisent vos opportunités de bénévolat et facilitent votre recrutement. Elles jouent également un rôle essentiel lors des entretiens, en aidant à aligner les attentes des bénévoles avec les besoins de votre projet. Enfin, elles accompagnent vos équipes tout au long de l’événement, en facilitant l’organisation des tâches et des plannings. Grâce à ces fiches, chacun sait précisément ce qu’il a à faire, contribuant ainsi à la réussite globale de votre projet.
- Description : présentation concise des tâches à accomplir et des objectifs.
- Qualités requises : liste des aptitudes nécessaires (organisation, communication, technique…).
- Durée et disponibilité : jours, horaires et durée d’engagement attendue.
- Lieu : précision sur le site d’intervention (sur place, en ligne, en déplacement…).
- Encadrement et contact : référent à contacter et niveau d’accompagnement prévu.
- Avantages et bénéfices : expérience acquise, formations proposées, impact de la mission.
- Conditions spécifiques : exigences particulières (âge minimum, matériel nécessaire, dress code…).
2.Établir une stratégie de recrutement
Un recrutement efficace ne s’improvise pas ! Pour attirer les bons bénévoles, il est essentiel de structurer votre approche et d’utiliser les bons outils.
Choisir les bons réseaux sociaux pour communiquer, anticiper les périodes clés et simplifier les points de contact pour le recrutement des bénévoles vous permettra d’optimiser votre recrutement et de garantir des volontaires motivés et engagés.
Utilisez une plateforme de gestion dédiée comme WeezCrew
Trouver des bénévoles, c’est bien. Les gérer efficacement, c’est encore mieux ! WeezCrew vous permet d’organiser et d’optimiser toute la gestion de votre staff en quelques clics :
- Recrutement des volontaires : suivez et validez facilement les candidatures selon vos besoins.
- Affectation : attribuez les rôles en fonction des skills et disponibilités de chacun.
- Accréditations et accès : gérez les autorisations et contrôlez la connexion et l’accès aux différents espaces de votre événement.
- Communication fluide : envoyez des mails et SMS directement depuis la plateforme.
- Suivi en temps réel : visualisez l’état du staff et ajustez la logistique en fonction des imprévus.
Avec WeezCrew, vous simplifiez votre gestion et offrez une expérience optimisée à vos bénévoles et dupliquez leur engagement. Vos équipes sont mises à jour en temps réel !
Proposez un formulaire en ligne intuitif
Structurez votre recrutement et facilitez l’inscription de vos bénévoles grâce à un formulaire en ligne clair et personnalisé avec WeezCrew. En quelques minutes, recueillez toutes les informations essentielles : disponibilités, compétences…
Offrez une expérience fluide et sans friction, tout en simplifiant votre gestion des candidatures. Grâce à une interface intuitive, vous suivez en temps réel les inscriptions et pouvez ajuster vos effectifs en fonction de vos besoins.
Simplifiez l’affectation des activités pour un bénévolat plus efficace
Dans la mesure du possible, il est préférable que les bénévoles se rencontrent et fassent connaissance avant l’événement pour faciliter l’affectation des postes et augmenter leur engagement le jour où vous les solliciterez.
Prenez aussi le temps de les accompagner au début de leur mission pour qu’ils soient à l’aise dans leurs tâches, qu’il s’agisse du contrôle d’accès, de la billetterie, du cashless… Un bon démarrage, c’est la clé d’une communauté de volontaires efficace et sereine !
- Facilitez les rencontres : organisez un briefing ou un moment d’échange pour que les bénévoles puissent se connaître.
- Clarifiez les rôles : présentez les différentes tâches et répondez aux questions pour éviter les incertitudes.
- Faites une visite des lieux : si possible, faites découvrir aux bénévoles leur espace d’intervention afin qu’ils puissent prendre leurs repères.
3.Communiquer efficacement pour attirer des profils motivés
La clé du recrutement repose avant tout sur une communication efficace ! C’est elle qui vous permettra d’attirer suffisamment de profils pour répondre à vos besoins.
Mobilisez votre réseau le tissu associatif
Votre réseau sera sans doute votre première source de bénévoles, alors ne le négligez pas ! Si vous disposez d’un vivier d’anciens bénévoles, appuyez-vous sur eux pour relayer votre campagne de recrutement.
Ne vous limitez pas à votre réseau interne : d’autres communautés peuvent être mobilisées, comme le tissu associatif local, les mairies ou encore des groupes spécialisés. Plus vous diversifiez vos points de contact, plus vous maximisez vos chances de recruter des bénévoles engagés !
Créez une campagne à fort impact
Pour recruter des profils motivés pour votre association, misez sur une communication soignée ! Construisez votre message en mettant en avant les valeurs de votre association et les bénéfices de l’expérience. Utilisez votre site internet pour relayer votre campagne et attirer des bénévoles motivés.
- Misez sur l’émotion : partagez des témoignages et des images qui inspirent et donnent envie de s’engager dans votre association.
- Soyez concis et impactant : un message simple, clair et direct fonctionne mieux qu’un long texte explicatif.
- Créez un sentiment d’urgence : ajoutez une date limite d’inscription ou un message du type “Places limitées, inscrivez-vous vite !”.
Valorisez les bénéfices et les opportunités offerts par l’expérience bénévole
Le bénévolat, ce n’est pas juste donner de son temps, c’est vivre une expérience enrichissante et pleine d’opportunités !
Mettez en avant tout ce que vos bénévoles peuvent gagner en s’engageant avec vous : de nouvelles compétences, des rencontres inspirantes et une immersion unique dans l’événementiel.
- Développement de compétences : logistique, communication, travail en équipe… des atouts pour leur parcours personnel et professionnel.
- Réseautage et rencontres : l’occasion de créer des liens avec des professionnels et d’autres bénévoles partageant les mêmes passions.
- Expérience unique : vivre un événement de l’intérieur et découvrir ses coulisses, valoriser cette expérience pendant ses études…
Créez une page dédiée sur votre site pour détailler les avantages et les opportunités offerts par l’expérience bénévole.
Le bénévolat ne se limite pas à remplir des tâches : c’est avant tout une aventure humaine et collective. En structurant votre besoin, en valorisant l’expérience et en entretenant le lien avec votre communauté, vous créez un véritable cercle vertueux où chacun trouve sa place.
Gagnez en efficacité et concentrez-vous sur l’essentiel : faire vivre une expérience inoubliable à vos participants ! 🚀
4.Intégrer et remercier les bénévoles
Organisez une session d’accueil et de formation
L’intégration des bénévoles est une étape cruciale pour leur fidélisation et leur engagement au sein de votre association. Organiser une session d’accueil et de formation pour présenter votre organisation, ses valeurs et ses objectifs. Cela leur permettra de comprendre leur rôle et leur importance au sein de l’équipe. Vous pouvez également leur présenter les différentes plateformes et outils que vous utilisez pour faciliter leur travail.
- Présentation de l’association : expliquez l’histoire, la mission et les valeurs de votre organisation.
- Formation aux outils : montrez comment utiliser les plateformes et outils nécessaires pour leurs tâches.
- Rôles et responsabilités : clarifier les attentes et les responsabilités de chaque bénévole.
- Questions et réponses : offrez un espace pour que les bénévoles puissent poser des questions et obtenir des clarifications.
Exprimez votre gratitude régulièrement
Les bénévoles sont des personnes qui donnent de leur temps et de leur énergie pour votre association sans être rémunérés. Il est donc essentiel de leur exprimer votre gratitude régulièrement. Vous pouvez le faire de différentes manières, par exemple en leur envoyant des e-mails de remerciement, en les invitant à des événements spéciaux ou en leur offrant des petits cadeaux. Cela leur montrera que vous appréciez leur travail et leur engagement.
- E-mails de remerciement : envoyez des messages personnalisés pour exprimer votre reconnaissance.
- Événements spéciaux : organisez des événements pour célébrer les contributions des bénévoles.
- Petits cadeaux : offrez des souvenirs ou des certificats pour montrer votre appréciation.
Créez un environnement de bénévolat positif et inclusif
Un environnement de bénévolat positif et inclusif est essentiel pour fidéliser les bénévoles et les encourager à continuer à travailler pour votre association. Vous pouvez créer cet environnement en encourageant la communication ouverte, en favorisant l’esprit d’équipe et en offrant des opportunités de formation et de développement. Vous pouvez également organiser des événements sociaux pour les bénévoles, comme des repas ou des activités de loisirs, pour les aider à se sentir partie intégrante de l’équipe.
- Communication ouverte : encouragez les bénévoles à partager leurs idées et leurs préoccupations.
- Esprit d’équipe : favoriser la collaboration et l’entraide entre les bénévoles.
- Opportunités de développement : proposer des formations et des ateliers pour développer leurs compétences.
Événements sociaux : organisez des moments conviviaux pour renforcer les liens entre les bénévoles.
Recruter des bénévoles motivés, c’est garantir le succès de votre événement. En appliquant ces conseils, vous attirez les bonnes personnes et rendrez l’organisation plus simple et plus efficace. Prêt à vous lancer ? Avec Weezevent, simplifiez la gestion de vos bénévoles grâce à nos outils digitaux, de la gestion des inscriptions à l’attribution des missions, pour une organisation fluide et optimisée.
