Une course d’obstacles est un type d’épreuve sportive de course à pied de plusieurs kilomètres, le long de laquelle sont disposés des obstacles à franchir du type « parcours du combattant ». Cette discipline est de plus en plus plébiscitée depuis quelques années et son nombre de participants ne cesse d’augmenter.
Chaque année, le sport connaît une croissance supérieure à 20 % en nombre de dossards distribués ainsi qu’en nombre d’événements. Par exemple, en 2022, la Pith’race a battu son précédent record de participants, en passant de 450 à 580 personnes qui ont pris le départ.
Comme tout événement, cela demande de l’organisation, de l’anticipation et un travail d’équipe. Voici nos quelques conseils pour organiser d’une course d’obstacles.
Sommaire
1. Premières étapes dans l’organisation d’une course d’obstacles
L’organisation de votre événement est une tâche qui peut sembler difficile. Établir un plan bien précis est primordial pour sa réussite. Voici les points essentiels que vous devez considérer.
a) La sécurité
La sécurité des coureurs, bénévoles, spectateurs et photographes doit être la priorité absolue de votre épreuve.
En ce qui concerne la sécurité sur le parcours, le Ministère des Sports et la Fédération Française d’Athlétisme (FFA) ont établi des règles précises à appliquer.
Le parcours doit être tracé à l’intérieur d’un périmètre parfaitement défini. La course doit commencer par une longueur de course suffisante pour permettre l’étalement des participants au premier obstacle et sauf obstacle ne comportant pas de risques intrinsèques (butte, fossé), il doit pouvoir être contourné.
Pour les règles relatives aux participants, la compétition est interdite aux moins de 16 ans. Pour les mineurs de plus de 16 ans, une autorisation parentale et un certificat médical sont nécessaires.
Toute participation à une compétition est soumise à la présentation obligatoire :
- D’une licence Athlé Compétition, Athlé Entreprise, Athlé running délivrée par la FFA, ou d’un « Pass’ J’aime Courir » délivré par la FFA et complété par le médecin, en cours de validité à la date de la manifestation. (Attention : les autres licences délivrées par la FFA (Santé, Encadrement et Découverte) ne sont pas acceptées).
- Ou d’une licence sportive, en cours de validité à la date de la manifestation, délivrée par une fédération uniquement agréée, sur laquelle doit apparaître, par tous moyens, la non-contre-indication à la pratique du sport en compétition, de l’Athlétisme en compétition ou de la course à pied en compétition.
- Ou d’un certificat médical d’absence de contre-indication à la pratique du sport en compétition ou de l’athlétisme en compétition ou de la course à pied en compétition, datant de moins d’un an à la date de la compétition, ou de sa copie. (source : Ministère des Sports)
D’un point de vue médical, une nouvelle fois, des règles sont fixées par la FFA :
- Médecin : 1 médecin + 1 si plus de 1 000 participants.
- Infirmier en l’absence de médecin dans le cadre du « protocole infirmier ».
- Secouristes : 2 PSE1 relevant d’une association agréée.
- Nageur sauveteur : BNSSA à chaque pièce d’eau.
- Ambulance : 1 + 1 par fraction de 1 000 participants.
- 1 poste fixe d’infirmier ou secouriste pour les premiers soins à l’arrivée.
b) Lieu et obstacles
Vous devez choisir un lieu adapté capable d’accueillir les foules, avec un flux de circulation bien pensé, aussi bien pour le parcours que pour les zones d’enregistrement, de départ et d’arrivée, et les zones pour spectateurs. Pensez donc à réaliser votre événement sur un espace vaste.
Pour déterminer le meilleur parcours et les obstacles, utilisez le terrain à votre avantage, en intégrant des éléments naturels comme des collines ou des ruisseaux pour augmenter le défi tout en gardant le parcours amusant et réalisable.
Les idées d’obstacles doivent être originales tout en restant sécuritaires. La construction de ces obstacles nécessite l’expertise d’ingénieurs ou de charpentiers compétents. Inspirez-vous par exemple des obstacles des courses tels que ceux du « The Mud Day » : prévoyez de la boue, des murs à escalader, des poutres, en bref faites-vous plaisir !
2. Considérations logistiques pour la sécurité et l’engagement
a) Gestion des équipes
La gestion et la formation des bénévoles et du personnel sont essentielles pour assurer une expérience fluide et sécuritaire à tous les participants. Utiliser un outil de gestion de population vous permettra, en fonction de leurs rôles et responsabilités, d’accréditer les membres pour différentes zones, assurant ainsi une gestion efficace et sécurisée des accès de votre événement.
Plusieurs organisateurs ont déjà fait confiance à l’outil WeezCrew et expriment à quel point il est un réel atout pour la gestion de leurs équipes. Voici par exemple le retour de l’organisateur de la course mythique du Spartan Race :
“Nous avons choisi de travailler avec WeezCrew pour être au plus près de nos volontaires. Les fonctionnalités proposées au niveau de la communication sont vraiment très intéressantes. Nous allons pouvoir échanger plus rapidement et plus efficacement à travers les mails, SMS et groupes WhatsApp.
Par ailleurs, la planification des missions sur une seule et même plateforme est un véritable gain de temps pour nous. Nous allons pouvoir leur transmettre les consignes précises en fonction de leurs postes ou des obstacles qu’ils auront à contrôler.
Cette transmission est très importante en raison des règles de sécurité drastiques sur le parcours. Les responsables pourront par ailleurs facilement communiquer avec leurs équipes et suivre le processus de recrutement grâce à un accès personnalisé. La démarche est gratifiante pour tout le monde.”
b) Contrôle d’accès
L’utilisation d’un outil pour le contrôle d’accès est primordiale dans l’organisation de votre course. Cela vous permettra de fluidifier et de sécuriser vos entrées.
Conçu pour être intuitif et accessible à tous, le système de contrôle d’accès WeezAccess ne nécessite aucune formation préalable. Chaque billet ou badge est muni d’un QR code ou d’un code-barres unique, permettant une validation instantanée depuis une application, le navigateur de votre appareil ou un terminal mobile professionnel.
La mise à jour en temps réel du nombre exact de personnes présentes sur votre site permet une maîtrise précise de votre jauge, pour toujours garder le contrôle sur votre événement.
3. Simplification de l’inscription et de la gestion
Pour faciliter la tâche de vos athlètes et votre public, il est aujourd’hui nécessaire de proposer une billetterie en ligne. Vous pouvez ainsi créer un formulaire adapté pour chaque typologie de participant.
- Pour les coureurs, vous pourrez demander des infos précises comme l’identité, l’adresse e-mail, l’adresse postale, le numéro de téléphone, le contact d’une personne à contacter en cas d’urgence, le certificat médical, etc.
- Pour votre public, proposez un formulaire plus simple, avec par exemple l’identité et l’adresse e-mail uniquement.
Si votre événement attend un certain nombre d’athlètes et de public, vous pouvez considérer la mise en place d’un système de paiement cashless. Que ce soit pour acheter une boisson, un repas, un souvenir ou accéder à une zone VIP, tout se fait en quelques secondes, simplement en présentant le bracelet ou la carte à un terminal de paiement.
Un système cashless comme WeezPay présente de nombreux avantages pour les événements, notamment en termes de rapidité et d’efficacité des transactions. En éliminant le besoin de manipuler de l’argent liquide, il offre une solution sécurisée, réduisant ainsi les risques de vol et de perte tout en offrant une protection accrue des informations financières des participants.
De plus, le cashless de Weezevent offre un suivi facile des dépenses, utile pour vous dans la gestion des stocks et l’analyse des tendances de consommation. Les participants bénéficient également d’une plus grande flexibilité, pouvant recharger leur compte à l’avance ou sur place, directement depuis leur smartphone.
4. Promotion efficace de votre course à pied
La communication de votre course d’obstacles est primordiale. Dans un premier temps, développez une identité de marque forte et engagez-vous sur les réseaux sociaux pour créer un buzz autour de votre événement.
Soyez présents sur tous les canaux possibles (Instagram, Twitter, Facebook, TikTok, LinkedIn…) pour attirer un maximum de personnes sur votre événement. Jouez sur les différents algorithmes de ces réseaux, comme les vidéos courtes ou les lives pour Instagram ou Tiktok, les hashtags, les mentions de personnes connues qui participent à votre course d’obstacles…
Puis, utilisez le marketing ciblé et les partenariats pour atteindre un public plus large. Cherchez à être sponsorisé par des marques connues dans ce secteur comme CimAlp ou Décathlon qui pourront vous fournir du matériel, ou encore à être relayé dans des blogs et des sites tenus par des organisateurs comme Obstacle.fr.
Dans un second temps, offrez des incitations ou des remises pour les participants qui inscrivent des amis ou des membres de leur famille, exploitant ainsi le bouche-à-oreille pour attirer de nouveaux participants (d’athlètes à athlètes ou encore par le public).
La course d’obstacles est une excellente activité pour un team building car lors de ce jeu, chaque participant doit travailler avec ses collègues pour surmonter les difficultés du parcours, dans le but de renforcer leur esprit d’équipe. Cela implique une communication efficace, une prise de décision rapide, et une répartition adéquate des tâches entre les membres de l’équipe. N’hésitez pas à promouvoir votre événement auprès d’entreprises pour les inciter à y participer entre collègues.
5. Budget et financement
a) Budget et financement
Organiser une course d’obstacles nécessite une organisation cruciale, avec une attention particulière portée aux estimations de participation et aux accords de sponsoring. Utilisez des analyses de scénario pour comprendre l’impact de différents niveaux de participation sur votre budget et effectuez des analyses de seuil de rentabilité pour déterminer le nombre de participants nécessaires pour couvrir vos coûts.
b) Nécessité d’adaptation
Soyez prêts à adapter votre plan en fonction des changements, y compris le budget, la main-d’œuvre et la météo. Admettons qu’il y ait de la pluie le jour de votre événement, prévoyez par exemple la donation ou la vente de poncho pour les spectateurs, ou encore la mise à disposition d’espaces abrités.
Vous disposez maintenant de toutes les clés pour réussir l’organisation de votre course d’obstacles. Les solutions de gestion d’événements de Weezevent vous aideront à atteindre vos objectifs sans effort : billetterie en ligne, contrôle d’accès et système de paiement cashless seront vos alliés pour un événement unique et couronné de succès.
Besoin de conseils ? Notre équipe est à votre disposition pour répondre à toutes vos questions.
