Solidays

Avec l’objectif de renforcer le lien entre les volontaires et l’association Solidarité Sida tout au long de l’année, l’association a fait le choix de WeezCrew pour gérer et animer sa communauté de bénévoles. Grâce à une plateforme flexible et performante, l’équipe a pu automatiser de nombreuses tâches répétitives, tout en améliorant l’expérience des bénévoles et en favorisant leur implication sur le long terme.

Animer une grande communauté de bénévoles tout au long de l’année

La gestion de l’engagement au-delà de l’événement annuel était un point décisif dans le choix de la plateforme qui allait gérer les bénévoles. L’objectif pour l’association était de maintenir un lien solide et une communication continue tout au long de l’année pour maintenir l’implication des bénévoles dans les missions de l’association, qui sensibilise aux enjeux liés au VIH et au sida.

WeezCrew a permis à l’équipe de Solidays d’automatiser les campagnes d’e-mails, facilitant ainsi une communication régulière. La plateforme a également permis de proposer des animations et formations continues, animées par des bénévoles expérimentés, pour sensibiliser autour du VIH et renforcer l’engagement tout au long de l’année.

Grâce aux outils de segmentation de la base de données disponibles sur WeezCrew, les organisateurs pouvaient rapidement cibler une partie de leurs adhérents pour leur proposer une formation et envoyer une affectation de mission pour cette formation à un bénévole expérimenté — le tout sur une plateforme unique ! Un gain de temps précieux pour l’association, qui dispose d’un volume de bénévoles important.

Automatiser la gestion pour se concentrer sur l’essentiel

La gestion des bénévoles pour un événement de grande envergure comme Solidays implique de nombreuses tâches répétitives qui peuvent rapidement devenir chronophages. L’enjeu pour l’équipe était d’automatiser ces processus tout en maintenant une gestion fluide,afin de libérer du temps pour l’accompagnement et la gestion stratégique.

WeezCrew a permis d’automatiser la collecte des données des bénévoles grâce à des formulaires, tout en facilitant la gestion des affectations. La personnalisation avancée des différents champs de formulaire a permis à l’organisation de récolter l’ensemble des informations pertinentes, dès l’inscription des bénévoles, comme leur numéro de téléphone, leur taille de tee-shirt ou leurs qualifications.

La plateforme a aussi été exploitée pour collecter simplement les disponibilités des bénévoles par mission, comme c’est le cas pour leur stand de merchandising, ou l’organisation de Solidays a créé des champs spécifiques, tels que “Participeras-tu à la vente du merchandising ?”. 

Avec la création illimitée de vues filtrées, les bénévoles ont pu être classés dans des listes d’intérêts, en fonction de leurs réponses. Un gain de temps considérable pour, plus tard, attribuer rapidement chaque bénévole à une mission, en fonction de ses disponibilités et préférences.

Démultiplier l’implication des bénévoles

Bien que 60% des bénévoles reviennent chaque année, l’association souhaitait aller plus loin pour renforcer l’engagement à long terme et s’assurer que les bénévoles ne soient pas uniquement présents pour à Solidays, mais également pour l’ensemble des actions proposées.

WeezCrew a facilité cette démarche en permettant une communication ciblée avec la communauté bénévole, grâce à des filtres dynamiques pour sélectionner des profils spécifiques. Par exemple, pour les profils juniors récemment recrutés, la plateforme a permis d’envoyer des formations et des messages ciblés par e-mail ou SMS pour les sensibiliser aux grandes causes de l’association, stimulant ainsi leur implication à long terme.

L’association a également créé de nombreuses campagnes d’e-mails au format newsletter pour maintenir l’implication des bénévoles. Elle les sollicite aussi sur différentes missions de sensibilisation ou d’événements, comme “l’apéro rubans rouges”, promu via un mailing directement depuis la plateforme WeezCrew.

Bénéficier d’accompagnement toute l’année sur WeezCrew

L’accompagnement offert par WeezCrew ne se limite pas à Solidays. L’association bénéficie d’un suivi constant tout au long de l’année, avec une écoute active et un soutien adapté à chaque besoin. Grâce à l’agilité dans le développement de la plateforme, WeezCrew s’adapte en temps réel aux évolutions et aux exigences spécifiques de l’association pour s’intégrer parfaitement à son quotidien.

De plus, une présence dédiée pendant l’événement permet de garantir une coordination fluide de la solution, assurant ainsi une gestion optimale des bénévoles et une expérience enrichissante pour tous les acteurs impliqués.