Organiser un congrès avec Weezevent
Une fois le lieu réservé — palais ou centre des congrès, salle — et les intervenants sollicités, mettez en place votre billetterie Weezevent, gérez vos inscriptions et préparez le jour J avec notre solution de contrôle d’accès !
Organisez un congrès très simplement
Un congrès n’est pas un événement professionnel comme les autres. Il demande une organisation singulière et millimétrée. Il est nécessaire d’utiliser les bons outils pour parvenir au résultat attendu ! Créez la billetterie de votre congrès, assurez la gestion des inscriptions, envoyez des invitations, préparez des badges pour le jour J, contrôlez vos accès…
- Personnalisez votre module de billetterie
- Proposez des accréditations à vos partenaires
- Contrôlez vos accès et évitez la fraude
Une billetterie à la hauteur de votre assemblée
Si votre congrès est international, vendez vos billets dans plusieurs langues : en anglais, en espagnol ou en italien. Votre billetterie est entièrement personnalisable. Ajoutez une description du programme, des réunions et des débats qui vont se tenir lors de votre congrès. Présentez le comité et les intervenants. À la fin de leur commande, proposez un hébergement à vos participants. Intégrez votre module de billetterie à votre site internet sur une page dédiée. Si vous n’en avez pas, créez gratuitement un mini-site avec Weezevent ! Nous vous accompagnons tout au long du processus de création de votre billetterie en ligne.
Adaptez vos tarifs à vos adhérents et participants
Lors d’un congrès, plusieurs types de participants s’inscrivent. Adaptez-vous et ajoutez des tarifs réduits pour vos adhérents voire pour les étudiants par exemple. Demandez aux participants concernés de joindre un justificatif d’identité. Proposez des pass à la journée, pour plusieurs jours, ou par conférence et table ronde. Paramétrez des quotas par tarif ou sur tous les billets. Ajoutez une date de début et de fin de mise en vente. Créez des tarifs de groupe en distribuant des billets par lot. Configurez des offres limitées dans le temps. Les possibilités sont infinies !
Des billets aux couleurs de votre congrès
Votre congrès est unique, vos billets le sont aussi. Intégrez votre logo ou le visuel de l’affiche sur vos billets et e-billets. Rédigez une description de votre congrès avec des indications à suivre pour y accéder par exemple. Appliquez une mise en forme globale ou tarif par tarif. Laissez libre court à votre imagination !
Préparez l’arrivée de vos congressistes et partenaires
Parmi les invités d’un congrès on retrouve les partenaires, la presse, ainsi que les intervenants. Puisqu’ils sont tous différents, adaptez-vous en leur envoyant des invitations personnalisées. Rédigez un e-mail d’accompagnement et offrez-leur des billets sur mesure ! Partagez des codes de promotion pour vos partenaires et faites-les se sentir uniques. Pour le jour J, préparez des badges afin fluidifier les entrées et offrir une expérience inoubliable à vos participants les plus privilégiés.
- Prêt en 5 minutes chrono
- Aucune condition d’exclusivité
- Sans engagement d’exclusivité
- Recettes reversées tous les 15 jours
Proposez un service de réservations et de vente sur place
Certains participants préfèrent payer sur place. Offrez cette possibilité en optant pour le guichet Weezevent. Paramétrez vos points de vente et imprimez vos billets le jour de votre congrès avec nos imprimantes thermiques ! Anticipez l’affluence et gardez des billets à portée de main en faisant des impressions de stock au préalable. Proposez un service de réservations en ligne pour que vos participants puissent payer sur place le jour J. Faites comme bon vous semble, c’est votre congrès !
Contrôlez les accès à votre congrès
La sécurité est très importante lors d’un événement qui reçoit du public tel qu’un congrès. Misez sur la fiabilité en utilisant nos terminaux de contrôle d’accès professionnels : les WeezAccess Pro. Paramétrez vos listes de contrôle à l’avance. Créez des zones d’accès pour vos partenaires, la presse et vos invités. Suivez le nombre de billets scannés en temps réel. En cas de forte affluence, utilisez les terminaux fixes : les AccessBox. Fluidifiez vos entrées et évitez la fraude !
Préparez la prochaine édition de votre congrès
Vous souhaitez planifier une deuxième édition pour votre congrès, ou simplement en organiser un nouveau prochainement ? Constituez-vous un fichier client et préparez votre communication dès à présent. Créez des formulaires pour recueillir des informations sur vos participants et sur vos invités — presse, partenaires, intervenants. Personnalisez les champs et choisissez ce que vous voulez connaître d’eux. Exportez ce fichier client et rassemblez un maximum de participants avec un minimum d’efforts pour vos prochains congrès !
Quel type d’événement professionnel organisez-vous ?
Weezevent aide plus de 160 000 organisateurs de tout type dans l’organisation et le succès de leur événement. Réussissez dès maintenant votre :
- Colloque
- Conférence
- Foire
- Formation
- Salon
- Séminaire
- Statistiques consultables en direct
- Export des données facilité
- Création de codes de promotion
