Organisez votre congrès

Une fois le lieu réservé — palais ou centre des congrès, salle — et les intervenants sollicités, mettez en place votre billetterie Weezevent, gérez vos inscriptions et préparez le jour J avec notre solution de contrôle d’accès !

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Organisez un congrès très simplement.

Un congrès n’est pas un événement profes­sionnel comme les autres. Il demande une organi­sation singu­lière et milli­métrée. Il est néces­saire d’utiliser les bons outils pour parvenir au résultat attendu ! Créez la billet­terie de votre congrès, assurez la gestion des inscrip­tions, envoyez des invita­tions, préparez des badges pour le jour J, contrôlez vos accès…

  • Personnalisez votre module de billetterie
  • Proposez des accréditations à vos partenaires
  • Contrôlez vos accès et évitez la fraude

Une billetterie à la hauteur de votre assemblée !

Si votre congrès est inter­na­tional, vendez vos billets dans plusieurs langues : en anglais, en espagnol ou en italien. Votre billet­terie est entiè­rement person­na­li­sable. Ajoutez une description du programme, des réunions et des débats qui vont se tenir lors de votre congrès. Présentez le comité et les inter­ve­nants. À la fin de leur commande, proposez un héber­gement à vos parti­ci­pants. Intégrez votre module de billet­terie à votre site internet sur une page dédiée. Si vous n’en avez pas, créez gratui­tement un mini-site avec Weezevent ! Nous vous accom­pa­gnons tout au long du processus de création de votre billet­terie en ligne.

Organiser un congrès
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Adaptez vos tarifs à vos adhérents et participants.

Lors d’un congrès, plusieurs types de parti­ci­pants s’inscrivent. Adaptez-vous et ajoutez des tarifs réduits pour vos adhérents voire pour les étudiants par exemple. Demandez aux parti­ci­pants concernés de joindre un justi­fi­catif d’identité. Proposez des pass à la journée, pour plusieurs jours, ou par confé­rence et table ronde. Paramétrez des quotas par tarif ou sur tous les billets. Ajoutez une date de début et de fin de mise en vente. Créez des tarifs de groupe en distri­buant des billets par lot. Confi­gurez des offres limitées dans le temps. Les possi­bi­lités sont infinies !

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Des billets aux couleurs de votre congrès.

Votre congrès est unique, vos billets le sont aussi. Intégrez votre logo ou le visuel de l’affiche sur vos billets et e-billets. Rédigez une description de votre congrès avec des indica­tions à suivre pour y accéder par exemple. Appliquez une mise en forme globale ou tarif par tarif. Laissez libre court à votre imagi­nation !

Préparez l’arrivée de vos congressistes et partenaires.

Parmi les invités d’un congrès on retrouve les parte­naires, la presse, ainsi que les inter­ve­nants. Puisqu’ils sont tous diffé­rents, adaptez-vous en leur envoyant des invita­tions person­na­lisées. Rédigez un e-mail d’accompagnement et offrez-leur des billets sur mesure ! Partagez des codes de promotion pour vos parte­naires et faites-les se sentir uniques. Pour le jour J, préparez des badges afin fluidifier les entrées et offrir une expérience inoubliable à vos parti­ci­pants les plus privi­légiés.

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  • Facile à mettre en place
  • Recettes reversées tous les 15 jours
  • Vous ne payez que si vous vendez
  • Prêt en 5 minutes chrono

Proposez un service de réservations et de vente sur place.

Certains parti­ci­pants préfèrent payer sur place. Offrez cette possi­bilité en optant pour le guichet Weezevent. Paramétrez vos points de vente et imprimez vos billets le jour de votre congrès avec nos impri­mantes thermiques ! Anticipez l’affluence et gardez des billets à portée de main en faisant des impres­sions de stock au préalable. Proposez un service de réser­va­tions en ligne pour que vos parti­ci­pants puissent payer sur place le jour J. Faites comme bon vous semble, c’est votre congrès !

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Contrôlez les accès à votre congrès.

La sécurité est très impor­tante lors d’un événement qui reçoit du public tel qu’un congrès. Misez sur la fiabilité en utilisant nos terminaux de contrôle d’accès profes­sionnels : les WeezAccess Pro. Paramétrez vos listes de contrôle à l’avance. Créez des zones d’accès pour vos parte­naires, la presse et vos invités. Suivez le nombre de billets scannés en temps réel. En cas de forte affluence, utilisez les terminaux fixes : les AccessBox. Fluidifiez vos entrées et évitez la fraude !

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Préparez la prochaine édition de votre congrès.

Vous souhaitez planifier une deuxième édition pour votre congrès, ou simplement en organiser un nouveau prochai­nement ? Constituez-vous un fichier client et préparez votre commu­ni­cation dès à présent. Créez des formu­laires pour recueillir des infor­ma­tions sur vos parti­ci­pants et sur vos invités — presse, parte­naires, inter­ve­nants. Person­na­lisez les champs et choisissez ce que vous voulez connaître d’eux. Exportez ce fichier client et rassemblez un maximum de parti­ci­pants avec un minimum d’efforts pour vos prochains congrès !

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Quel type d’événement professionnel organisez-vous ?

Weezevent aide plus de 160 000 organi­sa­teurs de tout type dans la gestion et le succès de leur événement. Découvrez comment nos solutions peuvent vous aider à :

  • Consultez vos statistiques en direct
  • Exportez vos données facilement
  • Optimisez vos canaux de communication

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