L’organisation d’un salon professionnel est un levier de communication unique et efficace s’il est bien préparé et structuré. Ce type d’évènement vous donne l’occasion de rassembler tous vos collaborateurs, vos clients existants mais également des prospects potentiels, le tout dans un cadre agréable. Pour qu’un salon professionnel fonctionne efficacement, vous devez bien entendu y consacrer une planification et une préparation importantes. Vous souhaitez organiser votre salon mais n’avez pas en tête tous les éléments à prendre en compte ? Nous vous éclairons :
Sommaire
1. Définissez les objectifs du salon
La fixation des objectifs, chiffrés ou non, est essentielle comme pour tout projet. Un certain nombre de questions et indicateurs de performances doivent être établis en amont, puis transmis à l’ensemble des collaborateurs afin qu’ils aient ces objectifs en tête.
- Déterminez les résultats que vous espérez tirer du salon : ces objectifs peuvent être centrés sur des éléments comme la génération de prospects, l’exposition de la marque, l’annonce d’un nouveau lancement produit…
- La création d’objectifs quantifiables et détaillés à atteindre par votre équipe est une stratégie efficace pour atteindre ces objectifs. Par exemple, vous pouvez décider de fixer comme objectif de recueillir au moins 250 clients potentiels pendant l’événement.
- De même, définissez en amont votre cible et les personnes à inviter selon les profils (commerciaux, marketing, direction…)
2. Déterminez le lieu et la date
L’emplacement d’un salon professionnel est d’une importance cruciale. Il doit donc être organisé en tenant compte de vos besoins, ainsi que de ceux des participants au salon en particulier. Il est essentiel de se demander si le lieu sera approprié à l’événement : la ville choisie attirera-t-elle le plus de participants ? Est-elle facile d’accès pour les participants au salon ? Y-a-t-il des hôtels à proximité si le salon dure plusieurs jours ? À cet égard, vous devez tenir compte non seulement des conditions météorologiques, mais aussi de l’attrait et de l’accessibilité de la ville (disponibilité de moyens de transport adaptés, en particulier si les participants arrivent de loin).
Dans le même ordre d’idées, la convivialité et l’accessibilité du lieu en lui-même sont cruciales. Y a-t-il plusieurs entrées, des places de stationnement, un accès PMR/PH, des sorties de secours ? En outre, le nombre de participants prévu est crucial et doit orienter votre décision du lieu final. Prévoyez-vous un salon professionnel de petite, moyenne ou grande taille ? Pour les salons de petite et moyenne taille, les salles de réunion, les lieux culturels et les salles de conférence des hôtels sont généralement appropriés ; pour les grands salons, les palais des congrès ou les centres d’exposition sont par exemple préférables.
3. Établissez un budget structuré
Établir un budget doit être l’une de vos premières actions si vous avez l’intention d’organiser un salon professionnel. Comme il s’agit d’un événement pour mettre en avant votre entreprise avec des enjeux stratégiques et commerciaux importants, les coûts seront naturellement plus importants. Du lieu loué, aux prestataires externes choisis (traiteur, photographe, artistes…) aux revenus tirés des ventes de nourriture, boissons, goodies ou autres prestations, tout doit se planifier en amont.
4. Trouvez des sponsors
Les événements professionnels tels que les salons dépendent grandement des sponsors pour leur promotion et leur viabilité financière, si vous ne souhaitez pas engager trop de fonds propres. Il est crucial de trouver un certain nombre de partenaires voire un sponsor central et exclusif. Le sponsor doit bien entendu être en lien avec votre secteur d’activité, ou réputé localement voire nationalement de sorte que tous les participants le connaissent. Envisagez de créer un contrat commercial dans lequel votre partenaire accepte de vous aider sur le plan communicatif, sur ses bases de données clients et de définir l’enveloppe accordée pour l’organisation du salon. Cela est la contrepartie d’une grande visibilité et de services complémentaires avant, pendant et après le salon.
Considérez l’implémentation d’une plateforme d’accréditations pour faciliter la collaboration avec vos partenaires. Cette approche vous permettra de distribuer un quota spécifique d’invitations pour votre événement, que vos partenaires pourront ensuite transmettre librement à leurs clients et contacts.
5. Choisissez une méthode d’inscription gratuite en ligne
Pour faciliter la gestion et l’inscription des prospects à votre salon professionnel, choisissez une plateforme en ligne adéquate, simple à mettre en place et à utiliser comme Weezevent. Cette option s’intègre généralement de manière transparente au site web de votre entreprise, peut vous donner accès à un microsite de vente si nécessaire, et vous permet d’assurer le suivi des participants ainsi que l’envoi d’invitations et d’accréditations.
6. Choisissez les différents divertissements, la nourriture et les boissons
Un salon professionnel ne serait pas complet sans divertissements, des stands de nourriture et boissons. Les participants au salon, y compris les entreprises et les visiteurs, seront plus enthousiastes grâce aux divertissements proposés. Cela peut être des ateliers, des conférences, des jeux interactifs avec des récompenses à la clé et bien plus encore. De même, choisissez avec attention la nourriture et les boissons proposées (vin, champagne, apéritifs…), cela peut fortement aider à mettre à l’aise vos participants. Vous pouvez, par exemple, proposer des stands avec de la cuisine issue de diverses régions du monde pour davantage de diversité !
7. Définissez votre stratégie de communication
Comme pour tout événement, il est indispensable d’utiliser vos réseaux sociaux dans le cadre de votre plan marketing afin de susciter l’enthousiasme des participants à votre salon professionnel. Vous pouvez publier un message avant l’événement pour informer toutes les personnes et entreprises qui vous suivent. Pour vos clients actuels et potentiels, vous pouvez par exemple leur envoyer des invitations personnalisées via des outils CRM afin de créer un sentiment renforcé de privilège et d’attention à leur égard.
8. Faites le bilan
À la fin de votre salon, il est bien crucial de faire un bilan détaillé de ce dernier. Avez-vous rempli vos objectifs en matière de prospection, rendez-vous clients ? Les participants étaient-ils satisfaits ? Quels sont les axes d’amélioration pour les prochaines éditions… ?
Faites également un bilan du budget défini au préalable afin de savoir si vous l’avez respecté ou non.
Weezevent offre des options rapides et faciles pour organiser votre salon professionnel, notamment l’inscription en ligne, le contrôle d’accès, et l’interaction avec vos prospects.
