Les conférences de presse sont un excellent moyen d’attirer l’attention des médias ou de réaliser une annonce importante. Elles sont généralement très suivies par les journalistes mais peuvent parfois aussi être diffusées sur les réseaux sociaux ou en ligne. Comme il s’agit d’un exercice particulier, organiser une conférence de presse peut être relativement complexe. L’image de votre entreprise étant en jeu, vous devez faire les choses correctement.
Voici nos meilleures astuces et conseils pour organiser une conférence de presse réussie !
Sommaire
1. Envoyez un communiqué de presse
Dans un premier temps vous devez dresser une liste des médias à inviter.
Choisissez quelques journalistes ou responsables de communication dans chaque organisation et invitez-les par le biais d’un communiqué de presse envoyé par courrier électronique, ou appelez-les directement. Le protocole à suivre consiste à contacter au moins quelques personnes de chaque chaîne de télévision, magazine ou journal.
Un communiqué de presse est le moyen approprié pour annoncer votre conférence de presse aux médias. Il doit inclure une brève description de l’objectif de la conférence de presse ainsi que des détails importants tels que la date, l’heure et le lieu. Prévoyez de distribuer le communiqué de presse deux ou trois jours avant la conférence de presse.
2. Choisissez le bon moment et le bon lieu
Lorsque vous programmez votre conférence de presse, votre première préoccupation doit être de choisir un moment et un lieu qui s’adaptent aux cycles de l’actualité et qui convient à l’emploi du temps de la plupart des journalistes. En général, les meilleures heures pour les conférences de presse se situent entre 10 et 15 heures, ou en début de soirée vers 19h, et les meilleurs jours pour les conférences de presse sont en semaine le mardi, le mercredi et le jeudi.
Autre critère important : le lieu. En effet, les médias ne se déplaceront pas plus de quelques minutes pour couvrir un sujet, à moins qu’il ne s’agisse d’une nouvelle extrêmement importante. Il est également intéressant que votre emplacement ait un lien thématique avec l’annonce faite.
Si vous prévoyez un événement en plein air, il est essentiel que vous ayez un plan de secours pour votre emplacement en cas de mauvais temps. Les journalistes ne se rendront pas à un événement en plein air si la météo prévoit de la pluie.
3. Organisez votre conférence de presse
Les journalistes apprécient les conférences de presse bien structurées. Il est de votre responsabilité de fournir l’espace nécessaire à la couverture de la presse écrite et audiovisuelle. Il est ainsi préférable de laisser les professionnels s’occuper des angles de caméra, des lumières…
De même, définissez vos objectifs, s’agit-il :
- D’annoncer une nouvelle concernant votre organisation, ses produits, sa structure, etc. ?
- De clarifier une controverse ou des questions urgentes ?
- De réagir à une actualité négative ou aux critiques des médias ?
Rédigez un résumé de plusieurs points clés que vous souhaitez aborder. Veillez également à inclure ces points clés dans le dossier de presse que vous distribuez.
4. Tenez compte des éléments visuels
Il est important de créer un décor attrayant et visuellement convaincant pour vos conférences de presse. Encore une fois, pour obtenir une couverture télévisée ou une photo dans le journal, il doit y avoir des éléments visuels à photographier. Cela vous permettra également de donner une image professionnelle aux journalistes ainsi qu’aux téléspectateurs. Vous pouvez par exemple utiliser un podium pour mettre en avant vos décors et vos produits.
5. Ayez un plan d’action
Préparez un ordre du jour détaillé comprenant un calendrier complet de l’événement en amont de la conférence de presse, puis suivez-le scrupuleusement le jour J. Si la conférence de presse commence en retard, est désorganisée ou s’égare, vous enverrez une mauvaise impression aux journalistes.
Le jour de la conférence de presse, il est très important d’arriver quelques heures à l’avance pour s’assurer que le lieu soit prêt à être utilisé. Vous devez vérifier qu’il existe un moyen pour les personnes de signer leur nom et d’indiquer le média auquel elles appartiennent ou leur entreprise. Il peut s’agir d’une inscription en ligne avec l’utilisation d’un système de contrôle d’accès ou d’une inscription au stylo et au papier, mais qui risque de prendre davantage de temps. Veillez également à ce qu’il y ait de nombreux sièges faisant face à l’emplacement d’où vous vous adresserez aux médias.
La presse pose généralement de nombreuses questions à la fin de chaque conférence de presse, soyez prêt à répondre à toutes les interrogations. S’ils posent une question à laquelle vous ne pouvez pas répondre, n’ayez pas peur de dire que vous n’êtes pas sûr de votre réponse et que vous y répondrez plus tard.
6. Distribuez des dossiers de presse
Après la conférence de presse, n’oubliez pas les remerciements. Lorsque les journalistes assistent à un événement, ils s’attendent à recevoir un dossier de presse contenant des informations générales sur votre entreprise. Assurez-vous d’avoir assez de dossiers de presse à portée de main, même si vous les avez déjà envoyés par e-mail lorsque vous avez annoncé l’événement.
À partir de la feuille d’émargement, allez vers les médias afin de les remercier. Si vous avez recueilli leurs coordonnées, proposez-leur de répondre à leurs questions ou de leur envoyer un exemplaire du dossier de presse par mail. C’est le moment d’établir des relations, alors soyez positif lors de ces interactions.
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