Pour organiser une conférence chaque étape du projet doit être anticipée et maîtrisée si vous souhaitez garantir le succès de votre événement. L’organisation d’une conférence repose sur une planification rigoureuse, une stratégie claire et une gestion structurée des besoins logistiques, humains et financiers.
Avant d’entreprendre toute action, définissez précisément les objectifs de votre conférence, le public visé, le format choisi (présentiel, en ligne ou hybride) ainsi que le lieu et la configuration les plus adaptés. Organiser une conférence professionnelle demande une véritable organisation, que ce soit pour un colloque, un congrès, un séminaire ou tout autre événement d’entreprise.
Pour augmenter vos chances de réussite, vous devez vous préparer comme pour tout projet stratégique au sein de votre entreprise ou de votre association. Le choix des intervenants, des conférenciers, du contenu, des supports de communication et du site internet influence directement l’impact d’une conférence sur votre audience et sur l’image de votre organisation.
Voici un guide clair des principales étapes à prendre en compte pour organiser des conférences de qualité, quel que soit le thème, la thématique ou le format retenu. Ce guide vous aidera à structurer l’organisation d’une conférence, à anticiper les besoins des participants et à assurer la réussite de votre événement, du début à la suite du processus.
Sommaire
1. Définissez les objectifs de la conférence
La première étape inhérente à la planification de tout événement, qu’il s’agisse d’un séminaire, d’un congrès ou d’une annonce particulière lors d’un événement d’entreprise, demeure la fixation des objectifs. L’organisation d’une conférence repose avant tout sur des objectifs clairs et mesurables.
Organiser une conférence au sein d’une entreprise ou d’une association implique de définir le but précis du projet : informer, convaincre, développer un réseau ou renforcer une image. Devenue un outil central de communication, la conférence professionnelle doit permettre de transmettre des informations nouvelles et d’avoir un impact concret sur le public.
Le choix du lieu, le format, les supports de communication, la qualité des conférenciers et des intervenants, tout participe au succès de la conférence.
Voici une liste de questions pouvant vous aider lors de la planification d’une conférence :
- Quel est le public ciblé ?
- Quels sont les objectifs précis de la conférence ?
- Quel est le but de l’événement ?
- Quel message transmettre à votre audience ?
- Quels médias et partenaires contacter ?
- Quel format choisir : colloque, congrès, table ronde ou séminaire ?
- Quels intervenants et conférenciers sélectionner ?
- Quelle place accorder au développement durable dans l’organisation ?
Chaque choix influence la réussite et le succès de votre conférence.
2. Choisissez soigneusement votre lieu
Quel que soit le lieu que vous choisissez, il doit répondre à la fois à vos besoins (par exemple, disposer de suffisamment de salles pour toutes vos conférences et ateliers si c’est le cas) et aux besoins de vos participants (pensez à un lieu agréable et accessible ou à un espace d’événement virtuel bien conçu).
Lors de la sélection d’un lieu de conférence, l’éclairage et l’acoustique sont souvent négligés, mais ils affectent de manière significative le ressenti de vos participants, en particulier si vous organisez un événement hybride. Le lieu peut aussi bien être un hôtel, qu’une salle des fêtes, au cours d’un séminaire voire dans des espaces dédiés à cet effet. Enfin, le lieu choisi doit également dépendre de la date et l’heure de la conférence. Vérifiez en amont qu’elle ne tombe pas le même jour qu’un autre évènement (sportif, professionnel…).
Le lieu d’une conférence est déterminant. Le choix du lieu doit répondre aux besoins logistiques, au nombre de participants et au type d’événement organisé.
Le lieu peut être un hôtel, un centre de congrès, un espace dédié à un colloque ou un site internet dans le cas d’un événement virtuel. En présentiel, la configuration du lieu, sa destination et son accessibilité influencent fortement l’expérience des participants.
Lors du choix du lieu, prêtez attention à :
- La qualité des équipements
- La configuration des salles
- La place disponible pour le public
- Les espaces dédiés au catering
- Les besoins techniques des intervenants
Un excellent lieu contribue à la réussite d’une conférence et marque les esprits du public.
3. Définissez le format de la conférence
Le format est une décision stratégique dans l’organisation d’une conférence. Organiser une conférence peut se faire en présentiel, en ligne ou en format hybride.
Le choix du format influence :
- Le budget
- L’organisation
- Le processus de gestion
- La communication
- Le nombre maximum de participants
Un colloque, un congrès ou une conférence professionnelle n’impliquent pas le même format ni la même planification. Le format doit être adapté au projet, au public et aux objectifs fixés.
4. Réfléchissez à votre stratégie de prix et à votre budget
Contrairement à la plupart des événements professionnels ou grand public, l’objectif de l’organisation d’une conférence n’est généralement pas de faire des bénéfices, mais pas non plus de perdre de l’argent. Par conséquent, l’établissement d’un budget détaillé est une étape essentielle lors de l’organisation d’une conférence. Comme pour tout évènement, listez les différents coûts et ressources à prévoir (traiteur, sponsors…).
En plus de considérer le prix de la location du lieu choisi (si la conférence est en présentielle), assurez-vous de vérifier en amont que vous n’oubliez aucuns frais, tels que ceux liés à l’utilisation de prestataires externes, au parking, aux espaces réservés aux sponsors ou aux exposants, ou même au wifi. De même, si votre conférence est gratuite, les ressources générées par le sponsor par exemple doivent être clairement définies.
5. Choisissez les bons orateurs
Les conférenciers et intervenants sont au cœur de la conférence. Leur intervention, leur expertise et leur capacité de prise de parole déterminent l’attention du public.
Choisir des conférenciers expérimentés garantit la qualité du contenu. Les intervenants doivent maîtriser la thématique et répondre aux questions du public. Une conférence professionnelle repose sur la qualité des interventions et sur l’adéquation entre le sujet, le format et les attentes des participants.
6. Gérez les inscriptions et la vente de billets
Si la conférence est payante, il est fortement conseillé de maintenir le prix des billets à un niveau modeste et d’éviter de facturer des frais élevés, car l’objectif de l’événement n’est généralement pas de faire des bénéfices, mais plutôt d’exposer votre entreprise.
Pour mieux planifier vos ressources prévisionnelles, vous pouvez par exemple commencer à rendre disponibles les inscriptions un mois à l’avance. Même si la conférence est entièrement gratuite, les inscriptions en ligne sont préférables car elles sont plus adaptées et faciles d’accès. Après avoir constitué la liste complète des personnes conviées à votre événement, vous pouvez utiliser nos solutions de gestion d’invitations, conçues spécialement pour vous permettre de les gérer de manière autonome et sécurisée.
Pour vous aider à vous concentrer sur les points essentiels de l’organisation de votre conférence, vous pouvez compter sur notre solution de billetterie en ligne WeezTicket. Notre outil vous donne accès à de nombreuses fonctionnalités pertinentes pour piloter efficacement votre conférence.
- Le mode séances : particulièrement adapté aux conférences proposant plusieurs sessions ou temps forts, il permet à chaque participant de s’inscrire au créneau qui lui convient le mieux, tout en vous offrant une vision claire des inscriptions, du nombre de participants par session et du taux de remplissage de chaque atelier. Vous gardez ainsi le contrôle sur la répartition des effectifs et évitez les déséquilibres ou les sessions surchargées.
- Le mini-site : votre conférence s’adresse à des prospects ou à des clients ? Utilisez un mini-site à vos couleurs pour valoriser votre marque et votre identité visuelle, mettre en avant vos réseaux sociaux et récolter des informations clés sur votre public grâce au formulaire.
- Personnalisation des billets : valorisez votre charte graphique en personnalisant les visuels de vos billets et les e-mails de confirmation d’inscription. Créez des billets qui reflètent l’esprit de votre conférence et intègrent toutes les informations essentielles, y compris au format badge.
- Ventes additionnelles : vous souhaitez aller plus loin dans l’expérientiel en commercialisant un e-book ou des sessions de networking ? Enrichissez votre offre directement depuis votre billetterie grâce à notre module de cross-selling.
L’événement Human DAY réunit les professionnels autour des enjeux humains en entreprise à travers conférences, ateliers et temps de networking. En s’appuyant sur nos solutions, les équipes simplifient la gestion des inscriptions et offrent une expérience fluide aux participants grâce à une technologie complète.
“Je tenais à vous remercier pour Human DAY. Votre professionnalisme et votre réactivité ont été au top, comme d’habitude ! Tout s’est déroulé sans accroc et nos visiteurs ont vécu une très bonne expérience participant grâce à Weezevent. Encore une fois, merci pour votre travail exceptionnel. On se retrouve prochainement !” Michael Vande Velde
“Pour une conférence, je ne suis pas certain qu’il existe une solution plus adaptée que celle que nous proposons. Tout simplement grâce à la liberté offerte par notre outil de billetterie, à la richesse de ses fonctionnalités et le fait que la data vous appartienne.
Je me souviens d’une marque qui souhaitait organiser une conférence ouverte au grand public, avec des billets payants à faible coût. Un mois avant l’événement, celui-ci n’était pas encore complet. Ils ont alors activé une solution de guichet premium afin de vendre facilement des billets sur place, de récupérer le matériel directement dans l’agence Weezevent la plus proche et de poursuivre le remplissage le jour J. Cette flexibilité leur a permis d’optimiser le taux de participation et la rentabilité de l’opération.” Julien, Product Owner chez Weezevent.
7. Faites le bilan de l’évènement
Recevoir des retours et des réactions est un élément essentiel pour tout événement. Le retour d’informations vous montre à quel point vous avez satisfait (ou non) votre audience. Prenez les commentaires essentiels du public une fois l’événement terminé afin de pouvoir identifier vos points forts et les domaines à améliorer. Vous pouvez également envoyer des mails de remerciement aux participants après la conférence et y ajouter une enquête de satisfaction. Des outils CRM peuvent par ailleurs vous permettre de vous faciliter la tâche. De même, vous devriez également publier des photos et des enquêtes sur vos différents réseaux sociaux afin que les participants puissent les voir et les commenter à postériori.
Le retour d’expérience est indispensable après une conférence, un colloque ou un congrès. Le retour des participants, du public et des partenaires permet d’améliorer la suite du projet.
Analysez :
- L’atteinte des objectifs
- L’impact sur l’entreprise
- La qualité du contenu
- La satisfaction du public
Envoyez un mail de remerciement, publiez des contenus sur les réseaux sociaux et partagez des supports en ligne. Des outils CRM peuvent par ailleurs vous permettre de vous faciliter la tâche.
Le retour permet d’améliorer l’organisation d’une conférence et d’assurer la réussite des prochaines étapes.
Les solutions de Weezevent fournissent à l’organisateur d’une conférence un système de contrôle d’accès fluide et sécurisé, une billetterie en ligne intuitive qui facilite les inscriptions ainsi que des outils CRM avancés pour optimiser la gestion des participants, offrant ainsi une expérience conférence harmonieuse et hautement personnalisée.
FAQ
Q : Quelles sont les étapes essentielles pour organiser une conférence ?
Organiser une conférence repose sur plusieurs étapes structurantes. La première consiste à définir clairement les objectifs d’une conférence et le public visé. Viennent ensuite le choix du lieu, la définition du format, en présentiel, en ligne ou hybride, puis la sélection des conférenciers et intervenants. L’organisation d’une conférence demande une planification rigoureuse, un processus clair et une coordination efficace de l’équipe afin d’assurer le succès de l’événement. Chaque étape influence la réussite du projet et l’impact final sur l’audience.
Q : Comment choisir le lieu idéal pour une conférence ou un colloque ?
Le lieu joue un rôle central dans l’organisation d’une conférence. Pour un colloque, un congrès ou une conférence professionnelle, le choix du lieu doit tenir compte du nombre de participants, de la configuration des espaces, de la qualité des équipements et de l’accessibilité. Le lieu doit également être cohérent avec le format retenu et avec l’image que l’entreprise ou l’association souhaite véhiculer. Un bon choix de lieu contribue directement au succès d’une conférence et marque durablement les esprits du public.
Q : Quelle est la différence entre conférence, congrès, colloque et séminaire ?
Une conférence professionnelle vise généralement à transmettre un message structuré à un public large à travers des interventions et des prises de parole ciblées. Un colloque ou un congrès s’inscrit davantage dans un cadre académique ou institutionnel, tandis qu’un séminaire concerne souvent une entreprise ou une association dans un contexte plus interne. Le choix entre conférence, congrès, colloque ou séminaire dépend des objectifs, du format souhaité et de la destination du projet.
Q : Comment structurer le contenu d’une conférence ?
Le contenu d’une conférence doit être construit autour d’une thématique claire et répondre aux besoins du public. Il est essentiel d’aligner le sujet avec les objectifs fixés et de choisir des conférenciers capables d’apporter une réelle expertise. L’intervention des intervenants doit être organisée de manière cohérente, que ce soit sous forme de table ronde, de réunion stratégique ou de conférence professionnelle classique. Une bonne organisation du contenu garantit la qualité de l’expérience des participants et renforce l’impact global de l’événement.
Q : Comment gérer efficacement les inscriptions à une conférence ?
La gestion des inscriptions fait partie intégrante de l’organisation d’une conférence. Mettre en place un formulaire sur le site internet permet de collecter les informations nécessaires et d’anticiper le nombre maximum de participants. Une gestion fluide améliore la planification du lieu, du format et de la configuration des espaces. Qu’il s’agisse d’un événement en ligne ou en présentiel, un processus structuré facilite la communication et optimise l’expérience des participants.
Q : Comment gérer efficacement les inscriptions à une conférence ?
Pour organiser une conférence professionnelle, une billetterie adaptée est indispensable. Elle doit permettre la gestion des participants, la collecte d’informations via un formulaire personnalisé et le suivi en temps réel des inscriptions. Une solution efficace facilite la configuration des différents formats, la gestion des intervenants et l’envoi automatique de mails de confirmation. Elle doit également offrir des outils de communication intégrés, un suivi des données et une capacité d’adaptation au nombre maximum de personnes attendues. Une billetterie performante contribue directement à la réussite d’une conférence et simplifie l’organisation globale du projet.
