Festival, concert, événement sportif, ou lancement d’un projet ou d’un produit ? Quelle que soit la nature de l’événement, la façon dont vous allez médiatiser et communiquer ne doit pas être négligée et bien préparée en amont.
La communication est essentielle pour faire connaître votre événement, lui donner de la visibilité et faire ressortir les messages principaux à adresser. Bien médiatiser son événement, c’est avant tout bien choisir les médias et supports sur lesquels vous allez communiquer.
Vous avez besoin d’aide pour médiatiser votre événement ? Voici tout ce qu’il faut savoir.
Sommaire
1. Établissez une stratégie et un plan de communication
Le travail d’élaboration de la stratégie média de l’événement est long et nécessite une préparation en amont pour identifier les médias à privilégier – ainsi que leurs contacts clés – et de manière générale les meilleurs canaux et tons de communication à utiliser.
Définissez les médias pertinents qui ont un lien étroit avec votre événement ou le domaine de votre entreprise. Par exemple, si vous prévoyez une compétition sportive, faites appel à des médias sportifs, locaux, régionaux voire nationaux selon votre budget et l’ampleur de l’événement organisé. Si vous tirez parti des médias locaux, tels que la radio, la télévision locale et la presse écrite régionale, le coût sera bien moindre et vos chances de médiatiser votre événement sont plus élevées.
2. Utilisez les réseaux sociaux
Les réseaux sociaux tels que Facebook, Twitter, Instagram et LinkedIn demeurent les moyens les plus efficaces pour médiatiser votre événement.
Créez un compte ou une page dédiée et partagez des publications avec le hashtag de l’événement ainsi que les supports appropriés à chaque plateforme (images pour Instagram, texte pour LinkedIn…).
N’oubliez pas d’y partager le lien vers la plateforme d’inscription en ligne mise en place pour l’événement.
3. Rédigez votre communiqué de presse
Vous devez créer la documentation nécessaire pour véhiculer l’événement que vous organisez, dont un communiqué de presse. Ce document succinct et direct est utilisé pour annoncer l’objet de votre annonce, présenter un projet, répondre à une actualité, etc. Il est également utilisé pour annoncer la tenue des événements de votre entreprise ou association. De plus, les journalistes l’utilisent comme base pour leurs articles et comptes rendus, qu’il s’agisse de médias papiers ou d’articles en ligne.
Votre communiqué de presse doit :
- Susciter l’intérêt
- Répondre aux questions « qui », « quoi », « comment », « où » et « quand »
- Être bref et simple à lire. Soyez concis et allez directement au but
- Présenter dès son introduction l’objectif de votre événement et la raison de son organisation
4. Créez un site web dédié
Pour mieux médiatiser votre événement, il est préférable de créer un site web ou une page dédiée à celui-ci, où vous pourrez notamment partager des informations sur l’événement, distribuer des billets – payants ou non – au travers d’une billetterie en ligne, insérer les liens de vos autres canaux de communication…
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5. Organisez des événements préliminaires
Pour mieux médiatiser l’événement, organisez des activités et petits événements préliminaires tels que des conférences de presse, des soirées de réseautage, des sessions de questions-réponses sur vos différents canaux de communication (un live sur Instagram ou LinkedIn par exemple). Tout cela peut fortement aider à attirer l’attention des médias et du public sur votre entreprise et l’événement central.
6. Médiatisez votre événement grâce au sponsoring
Établissez des partenariats avec des sponsors et autres entreprises du même secteur pour étendre la portée de votre événement.
Le sponsor ou partenaire peut partager des informations sur l’événement avec son audience et sa propre notoriété. Si vous envisagez le sponsoring, n’oubliez pas de prévoir un budget prévisionnel pour cela, ou de proposer des contreparties clairement définies et aussi avantageuses pour le sponsor.
Astuce : Découvrez tous nos conseils ainsi que notre modèle de lettre de demande de sponsoring.
7. Collaborez avec des influenceurs
Souvent négligés dans une stratégie de médiatisation d’un événement, les influenceurs peuvent être des partenaires précieux pour promouvoir votre événement, votre entreprise et transmettre vos valeurs. Les influenceurs peuvent entre autres, partager des publications sur leurs différents comptes, participer à des événements préliminaires et générer du trafic sur votre site web.
8. Pensez à la publicité payante
Les publicités payantes sur les réseaux sociaux, les moteurs de recherche et les sites web peuvent également vous aider à atteindre un public plus large et à mieux médiatiser votre événement, à condition de bien connaître chaque plateforme. Définissez un budget publicitaire et utilisez un ciblage précis pour atteindre votre public.
9. Offrez des invitations VIP
Offrir des invitations VIP à des personnes spécifiques de votre secteur d’activité (clients, journalistes, personnalité politique, maire…) peut aussi être une bonne stratégie de médiatisation d’un événement.
Les invités VIP peuvent partager des photos et des vidéos de l’événement sur leurs réseaux sociaux et ainsi vous permettre de toucher une audience plus large pour un coût réduit, tout en entretenant votre relation avec ces derniers.
10. Créez des vidéos promotionnelles
Dans votre plan de communication, n’oubliez pas de créer une vidéo promotionnelle pour votre événement, que vous pourrez ensuite diffuser sur vos différents canaux. Utilisez des images et des témoignages de participants d’éditions précédentes pour donner un aperçu de l’événement et susciter l’engagement.
11. Organisez un concours
Organiser un jeu concours sur les réseaux sociaux peut aider à attirer l’attention du public sur votre événement. Faites par exemple gagner des billets gratuits, des goodies, un accès VIP… Faites preuve d’engagement et interagissez directement avec votre public pour qu’ils puissent à leur tour partager votre événement.
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