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Choisir une date représente un vrai casse-tête pour les organisateurs d’événement, peu importe la taille et le secteur d’activité concernés. De nombreux paramètres entrent en jeu — aussi bien internes qu’externes à votre organisation. Depuis 2008, nous accompagnons des milliers d’événements et vous proposons donc quelques astuces pour bien choisir la date de votre événement.
1. L’importance de la date parfaite
Cela semble logique mais faire une erreur en choisissant une “mauvaise date” peut avoir des répercussions désastreuses sur votre événement. Par exemple, un événement ayant lieu en même temps que d’autres événements du même type, dans la même ville, avec le même public, pourrait attirer un nombre insuffisant de participants et ainsi avoir des conséquences négatives sur sa trésorerie — même si le budget était parfaitement établi.
2. Comment s’y prendre
Étudiez d’abord votre cible et ses habitudes. Un événement qui veut attirer des étudiants doit s’adapter à leur rythme de vie et avoir plutôt lieu en fin de semaine, à partir du jeudi soir. Pour les familles, il est fortement conseillé d’organiser des événements durant le week-end uniquement.
Ensuite, n’hésitez pas à tester des dates — sans prendre de risques financiers — si vous organisez des événements régulièrement et à plusieurs créneaux horaires différents. Par exemple, pour des ateliers ou cours du soir, vous pouvez proposer deux jours différents afin d’attirer un public différent et surtout pour tester l’attractivité de la date. Ne prenez pas de risques inutiles si vous pensez qu’une date ne convient pas, surtout si c’est pour un événement unique.
N’oubliez pas votre bon sens. Ce sera toujours votre meilleur allié. Par exemple, on n’organise pas un événement en extérieur en novembre — en France en tout cas. Malheureusement, il peut parfois y avoir de mauvaises surprises — comme de la pluie en juillet, c’est pour cela qu’il faut également anticiper les imprévus (cf. dernière partie de l’article).
3. Des outils pour vous aider
Observez les événements qui vont avoir lieu autour du vôtre — sur Facebook par exemple. N’hésitez pas à également vous abonner aux pages Facebook qui relaient l’actualité des événements similaires au vôtre. Vous pouvez aussi prendre contact avec ces organisateurs par le biais des réseaux sociaux afin d’être informé des dates de leurs prochains événements.
Si vous organisez fréquemment des événements dans une même ville, vous pouvez faire la démarche de créer un groupe Facebook avec ces organisateurs afin de centraliser toutes les informations. L’objectif est que tous les organisateurs d’événements de cette ville soient au courant des événements à venir. Tout le monde y est gagnant et cela évite que des événements similaires soient organisés aux mêmes moments.
4. Les spécificités des événements en extérieur
De plus en plus d’événements sont organisés en extérieur, et c’est bien plus qu’une mode : open air, concerts, festivals, cinéma en plein air… Tous les types d’événements, ou presque, sont déclinables en plein air !
Cependant, si ce format d’événement plaît autant, il n’est pas sans risque pour ses organisateurs. Pensez donc toujours à une solution de repli :
- Décaler la date — au préalable, prévenez les invités, mettez-vous d’accord avec tous les prestataires, et prévoyez les conditions de ce changement de date.
- Préparer un plan B — un autre lieu, en intérieur. Attention cependant à ne pas verser d’arrhes, il ne faut pas que la solution de repli vous coûte trop cher !
- Prévoyez des installations éphémères — vous pouvez prévoir des installations vous permettant de poursuivre votre événement, même en cas de pluie subite. Par exemple, prévoyez des tonnelles pour abriter vos stands, et une vente ou distribution d’accessoires pour vos participants (coupe-vent, parapluie).
Astuce : consultez très régulièrement Météo France car les prévisions peuvent changer à tout moment. Si vous désirez annuler ou reporter votre événement, soyez certains que cette initiative n’aura pas de conséquences négatives sur votre trésorerie. N’annulez pas au dernier moment au risque d’avoir des problèmes avec vos prestataires qui auront engagé des frais — transport, matières premières, etc.
Dans cet article, retrouvez 6 astuces pour bien communiquer lorsque votre événement est reporté.
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