Il existe de nombreux types d’événements pour enfants, mais pour les organiser avec succès il y a certains éléments essentiels que vous devez toujours garder à l’esprit.
Suivez les conseils et les idées de cet article pour organiser un événement pour enfants réussi et faire en sorte que les enfants et les adultes aient envie de renouveler l’expérience.
Sommaire
1. Débuter l’organisation de votre événement pour enfants
L’organisation d’un événement pour enfants nécessite une planification détaillée, comme tout autre événement, mais les caractéristiques particulières du public doivent être prises en compte dans chaque détail de l’organisation. Bien sûr, une attention particulière devra être accordée à la sécurité, et l’organisation d’un événement pour un public d’enfants exige de garder à l’esprit la perspective (et la taille) des enfants.
a) Trouver un thème ou un fil conducteur
Certaines fêtes d’enfants auront un thème défini par leur nature même, surtout si elles sont directement liées à la date de l’événement, comme Noël ou de Pâques. D’autres événements pour enfants, qu’ils soient culturels, éducatifs, de loisirs ou de divertissement, peuvent bénéficier d’un thème qui sert de fil conducteur. Il servira de motivation pour les enfants et, en tant qu’organisateur, il vous aidera à donner de la cohérence à l’événement sans trop d’efforts.
Lorsqu’un événement a une thématique, la nourriture, la décoration et les costumes (y compris ceux des participants) suivent un fil conducteur qui vous aidera à faire avancer l’événement, à rendre la communication plus attrayante et à impliquer davantage les enfants et les adultes qui les accompagnent.
b) Choisir le lieu
Pour choisir le lieu idéal pour votre événement, pensez au nombre de participants attendus. Assurez-vous que les enfants puissent se déplacer et courir dans l’espace, à leur aise et en toute sécurité. Selon la période de l’année, un événement en plein air est une excellente option.
Assurez-vous que l’accessibilité soit bonne, tant pour s’y rendre en voiture ou en transports publics que pour accéder au lieu de réception avec des poussettes.
c) Choisir la date
La chose la plus importante à faire lorsque vous fixez la date de votre événement pour enfants est de le faire suffisamment à l’avance.
Prenez également en compte le calendrier scolaire, les autres événements qui se déroulent dans votre région et les périodes d’examens (en fonction de l’âge de votre public). Vous pouvez tout à fait profiter d’une date importante pour organiser un événement à thème autour de celle-ci.
d) Determiner la durée
Un spectacle n’est pas la même chose qu’un séjour dans un centre de vacances, mais, en général, il est préférable que la durée de votre événement soit courte. Assurez-vous au moins que toutes les activités proposées soient brèves. Cela sera particulièrement important avec les jeunes enfants et variera en fonction de l’âge. N’oubliez pas que la durée d’attention des enfants est très limitée et que les activités de votre événement ne doivent pas être une contrainte pour eux.
2. Gérer les inscriptions à votre événement
Vous devrez connaître le nombre de participants attendus et vous devrez probablement recueillir des données telles que l’âge des enfants, le nombre d’adultes présents, les restrictions alimentaires, etc. En outre, si votre événement est payant, vous devrez gérer la collecte des frais d’inscription ou la vente des billets.
Une solution de billetterie et d’inscription en ligne vous facilitera grandement la tâche, tout en simplifiant le processus pour les adultes responsables. Avec Weezevent, vous pouvez créer en quelques clics un événement, avec des sessions différentes si nécessaire (par exemple, pour des spectacles qui se répètent à différents moments), collecter les données dont vous avez besoin grâce au formulaire d’achat ou d’inscription, gérer le paiement par carte et, le jour de l’événement, effectuer le contrôle d’accès.
3. Concevoir l’événement idéal pour les enfants
a) Nourriture
Si votre événement dure plusieurs heures, il est probable que vous deviez prévoir de la nourriture. Tenez compte des goûts des enfants, de leur âge et de détails pratiques tels que la simplicité à manger. Par exemple, tout ce qui se mange avec un bâton fonctionne très bien : pomme d’amour, barbe à papa, glace… Cela leur permet de n’avoir à utiliser qu’une main, est peu salissant et très amusant à manger pour eux.
Lors d’un événement pour enfants, le visuel joue un rôle important surtout si votre événement a un thème défini : jouez avec les formes et les couleurs. Les enfants seront plus enclins à s’intéresser à la nourriture que vous leur proposez.
Cela est particulièrement pratique pour les inciter à consommer des aliments sains. Découper des fruits à l’emporte pièce rend la dégustation ludique et fun !
Vous pouvez en profiter pour inclure cette préparation dans une activité, afin qu’ils participent à la préparation de ce qu’ils vont manger et soient intéressés.
b) Jeux et activités
Pour commencer, il est bon de préparer quelques activités simples pour divertir les premiers enfants arrivés, en attendant tous les autres.
L’une des clés du succès de votre événement est que les jeux et les activités soient bien pensés en fonction de la tranche d’âge des participants – il est important que vous disposiez de cette information à l’avance, soit en limitant votre événement à une tranche d’âge, soit en demandant cette information sur le formulaire d’inscription !
Par exemple, les activités telles que les chansons, les spectacles de marionnettes ou les costumes fonctionnent bien pour les enfants de 1 à 4 ans. Les enfants de 5 à 8 ans apprécieront les événements à thème, les spectacles de magie, la danse, le maquillage… Et les enfants de 9 à 12 ans préféreront les animations plus organisées comme les chasses au trésor. Les arts et l’artisanat sont également populaires auprès de cette tranche d’âge.
c) Sécurité
Avec les enfants, la sécurité est primordiale. Assurez-vous qu’il n’y a pas d’objets dangereux à leur portée et que l’espace lui-même soit sans danger. Respectez les règles de sécurité de tout événement et n’oubliez pas d’avoir une trousse de premiers soins.
Pour garantir la sécurité en permanence, il est important que toutes les activités soient encadrées et que suffisamment d’adultes accompagnent les enfants pendant les activités.
Il est également conseillé de souscrire une assurance de responsabilité civile pour votre d’événement.
d) Sachets surprises
Les enfants adorent les friandises qu’ils peuvent rapporter chez eux après l’événement. Un sac contenant diverses sucreries et petits cadeaux leur fera très plaisir et permet de clôturer un événement sur une note positive pour les enfants. Vous augmentez ainsi vos chances qu’ils souhaitent revenir à une prochaine édition !
4. Communiquer à propos de votre événement pour enfants
Vous devez communiquer pour attirer les participants à votre événement. Dans le cas d’événements destinés aux enfants, il est important que vous les mettiez en avant dans les espaces et les communautés où se trouvent les enfants : crèches, écoles, centres d’activités périscolaires pour enfants. Pensez également aux lieux où se trouvent les parents, que ce soit dans des lieux liés à l’enfance comme les magasins de vêtements ou de jouets, ou même dans des lieux sans rapport avec le monde de l’enfance comme les salles de sport, les supermarchés et, bien sûr, les réseaux sociaux.
La communication se poursuit pour informer les parents qui ont déjà inscrit leurs enfants : il faut les mettre en confiance et leur transmettre les bonnes informations. Expliquez le déroulement de l’événement, s’il est nécessaire (ou possible) que les parents soient avec leurs enfants pendant l’événement ou si celui-ci est réservé aux enfants, les horaires, ce qu’ils doivent apporter, etc. Profitez de l’occasion pour vous présenter et présenter les animateurs qui seront présents à l’événement. Plus les parents connaissent votre événement, plus ils vous feront confiance pour amener leurs enfants et vous recommanderont à d’autres parents.
Après l’événement, restez en contact avec les parents. Vous pouvez leur envoyer, par exemple, la vidéo de la chanson qui a eu beaucoup de succès auprès des enfants et les remercier d’avoir participé à votre événement. À partir de là, vous pouvez établir une relation et les inviter à vos prochaines éditions.
Pour toutes ces communications, n’hésitez pas à utiliser une solution d’e-mailing et de CRM pour créer des segments (par exemple, par tranches d’âge ou par événements auxquels ils ont déjà participé) et communiquer plus efficacement.
5. N’oubliez pas les adultes
Souhaitez-vous que les adultes qui accompagnent les enfants participent également à l’événement avec eux ? Souhaitez-vous qu’ils soient proches mais ne participent pas aux activités des enfants ? Ou qu’il laissent les enfants seuls le temps de l’événement ?
Quelle que soit l’option retenue, il est essentiel que vous la communiquez en amont aux parents. S’il s’agit pour vous d’un détail, cela peut créer des frustrations et des frictions inutiles en cas de mal compréhension. Concevez votre événement en conséquence : si vous souhaitez que les adultes s’impliquent, vous pouvez proposer un événement sans téléphone pour qu’ils passent du temps de qualité avec leurs enfants. Si vous préférez que les adultes restent sur la touche, pensez à ce que vous pouvez leur offrir, comme un coin calme réservé aux adultes avec quelques rafraîchissements.
Vous avez maintenant en main les bases nécessaires pour organiser un super événement !
Avec les solutions Weezevent de billetterie et d’inscription, de contrôle d’accès et notre outil d’emailing et de CRM, organiser un événement pour enfants est… un jeu d’enfant !
Commencez à organiser votre événement pour enfants dès maintenant et n’hésitez pas à nous contacter si vous avez des questions.
